ARSIP DAN PENGEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN

PERANAN ARSIP DALAM PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN

Yohannes Suraja

ASMI Santa Maria Yogyakarta

Dalam kehidupan organisasi dan perusahaan, kesadaran pentingnya arsip bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan masih rendah. Hal ini disebabkan oleh pandangan dan praktik kearsipan di hampir setiap jenis organisasi dan perusahaan yang hanya menekankan “arsip surat”. Sedangkan arsip atau dokumen substantif, misalnya yang berkenaan dengan masalah produksi dan pemasaran di perusahaan manufaktur, atau arsip akademik seperti pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat di perguruan tinggi, dokumen perbankan perihal simpanan masyarakat dan kredit yang disalurkan kepada masyarakat, di samping arsip-arsip kepegawaian, keuangan, pengurusan barang, humas dan sebagainya masih dipandang sebagai sesuatu hal yang bersifat sangat rahasia dan sulit bahkan tidak mungkin diakses oleh peneliti, guru, dosen, apalagi siswa dan mahasiswa untuk keperluan studi dan pengembangan ilmu. Sebab lain arsip tidak dipandang penting bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan adalah karena proses pembelajaran lebih banyak menekankan penguasaan konsep-konsep ilmu pengetahuan dan kekurangan operasionalisasi konsepnya, di samping kurang (tidak) mendasarkan pada data atau fakta dan informasi yang sesungguhnya menjadi dasar dari ilmu pengetahuan. Meskipun ada kemungkinan proses pendidikan konseptual itu terjadi karena berawal dari kebiasaan guru dan dosen yang kurang penelitian, kesulitan mengakses data dan informasi dari arsip/dokumen organisasi dan perusahaan yang sebenarnya penting untuk pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan.
Tulisan berikut membahas tentang bagaimana hubungan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan dengan arsip? Adakah hubungan yang signifikan antara arsip dan kearsipan dengan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan? Bagaimana akses arsip diatur untuk mendukung pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan?

A. Pengembangan Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan
Pendidikan dan ilmu pengetahuan dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Pendidikan adalah usaha yang dilakukan oleh guru/dosen dan siswa/mahasiswa untuk memiliki dan mengembangkan ilmu pengetahuan. Jadi ilmu pengetahuan menjadi obyek yang dipelajari dan dikembangkan melalui pendidikan. Pendidikan formal di sekolah dan perguruan tinggi diselenggarakan dengan maksud agar siswa/mahasiswa menguasai ilmu pengetahuan, dalam hal ini yaitu mereka memiliki pengetahuan yang banyak, luas dan mendalam, serta memiliki cara berpikir yang tampak dari proses deskripsi dan penjelasan yang dilakukan ketika berbicara, berdiskusi atau menulis, ketika menganalisis suatu masalah. Dan salah satu cara yang ditempuh oleh para guru/dosen, ilmuwan, juga siswa/mahasiswa dalam pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan adalah dengan melakukan penelitian. Seperti dikatakan Brotowidjojo (1991 : 2) bahwa mengerjakan penelitian itu bermaksud mengumpulkan informasi dan bertujuan untuk mengembangkan substansi ilmu pengetahuan.
Penelitian (research) adalah suatu usaha untuk menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan dan dilakukan dengan penggunaan metode ilmiah. Penelitian dilakukan dengan dasar minat (hasrat) ingin tahu manusia dalam taraf ilmiah, dengan keyakinan bahwa ada sebab bagi setiap akibat, dan bahwa setiap gejala yang nampak dapat dicari penjelasannya secara ilmiah (Asyari, 1981 : 19 dan 20). Informasi yang didapat dari penelitian itu dalam praktek kemudian :
a. ditulis dan diterbitkan melalui majalah
b. ditulis dan disajikan dalam seminar, simposium dan diskusi lainnya, atau
c. ditulis sebagai skripsi, tesis atau disertasi (Brotowidjojo, 1991 : 2).
Melalui proses penemuan data, pengolahan data, penyusunan dan penafsiran informasi/pengetahuan secara sistematis dalam suatu tulisan, dan diseminasi tulisan melalui majalah, buku, skripsi, tesis, dan disertasi, atau penyampaian secara lisan melalui pengajaran, seminar, simposium, diskusi lainnya, ketika itu proses pengembangan dan penyebaran ilmu dilakukan/terjadi, di samping menjadi pertanda berlangsungnya peningkatan kualitas pendidikan akademik/ intelektualitas.

B. Arsip atau dokumen sebagai Sumber Data dan Informasi
Jadi seperti dikemukakan di atas, pendidikan menjadi jalan pengembangan ilmu pengetahuan, dan penelitian yang menjadi salah satu cara pelaksanaan pendidikan akademik dapat menjadi jalan pengembangan pendidikan itu sendiri dan ilmu pengetahuan. Dan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian, maka arsip atau dokumen dapat menjadi salah satu sumber data, informasi dan pengetahuan. Sebab “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (Pasal 1 UURI No. 43 Tahun 2009). Alasan ini relevan dikaitkan dengan pengertian atau definisi dokumen perusahaan, seperti tersurat dalam UURI Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Jadi karena arsip/dokumen merupakan rekaman/catatan yang mengandung data dan informasi yang berkenaan dengan kegiatan, peristiwa apapun di dalam ataupun di luar organisasi dan perusahaan, maka arsip dapat menjadi salah satu sumber data bagi kegiatan pendidikan dan penelitian, yang penting untuk pengembangan pendidikan itu sendiri dan pengembangan ilmu pengetahuan. Data dan informasi yang dicari dan dikumpulkan melalui proses penelitian, juga dapat diperoleh dari hasil kerja di laboratorium melalui kegiatan eksperimen, atau diperoleh dari responden obyek penelitian, di lokasi/lapangan yang menjadi tempat penelitian.
Dari deskripsi dan penjelasan di atas jelas bahwa arsip mempunyai hubungan dengan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan, dan hubungannya signifikan (nyata, ada hubungan), yaitu bahwa arsip dapat menjadi salah satu sumber data atau informasi bagi kegiatan penelitian, pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan. Agar arsip dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi penelitian, pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan maka arsip yang tercipta harus mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan dapat disediakan/diakses bilamana dibutuhkan (bandingkan Sutarto, 1989 : 168). Arsip yang tercipta mempunyai nilai guna, karena kualitas data dan informasi yang terkandung di dalamnya akurat, bebas dari kesalahan, tidak bias, tidak menyesatkan, relevan, tersajikan secara lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan, dapat disediakan/diakses tepat waktu, mudah dan murah (Oetomo, 2002 : 16-17).
Untuk memiliki arsip yang memiliki karakteristik seperti tersebut di atas, lembaga kearsipan setiap organisasi/perusahaan dan pencipta arsip di setiap unit kerja yang ada di organisasi/perusahaan harus didukung oleh sumberdaya manusia yang terbina dan profesional/kompeten di bidangnya. Kompetensi pencipta arsip dapat dilihat dari penguasaan pengetahuan bidang kerja, ketrampilan dalam menggunakan peralatan dan media untuk membuat rekaman/catatan, dan sikap kerja seperti kedisiplinan, kesungguhan, keseriusan, dan semangat kerjanya. Sedangkan bagi pengelola arsip, kompetensinya ditunjukkan oleh penguasaan pengetahuan kearsipan, ketrampilan dan sikap kerja yang memungkinkan penyimpanan arsip yang sistematis, pemeliharaan dan penjagaan arsip yang menjamin keselamatan arsip, dan pelayanan pengaksesan arsip yang memuaskan setiap penggunanya.

C. Akses Arsip bagi Kebutuhan Pendidikan dan Pengembangan Ilmu
Arsip, betapapun baiknya tidak berfaedah apabila tidak digunakan (dimanfaatkan). Maknanya bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan adalah bahwa arsip sebagai sumber data dan informasi hanya berguna ketika dimanfaatkan oleh pelaku pendidikan dan pengembang ilmu pengetahuan seperti peneliti, guru, dosen, siswa, dan mahasiswa. Oleh karena itu, keaktifan pelaku pendidikan dan pengembang ilmu pengetahuan tersebut untuk mengakses data dan informasi dari arsip yang dikelola lembaga kearsipan dan unit kearsipan di setiap unit kerja lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan, juga menentukan nilai guna arsip bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan. Dalam UURI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, akses arsip dimengerti sebagai ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip (Pasal 1 ayat 10). Mendasarkan pada ketentuan ini memang arsip tidak selalu dapat diakses oleh penggunanya. Pimpinan organisasi atau manajer perusahaan apapun dan di manapun dengan kewenangan legalnya dapat menentukan persetujuan, perijinan ataupun pelarangan terhadap akses arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut ketentuan UU tentang Kearsipan tersebut, penutupan akses atas arsip dinamis dapat dilakukan dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan (Pasal 44 ayat 1).
Jadi pimpinan atau manajer organisasi/perusahaan dapat menutup akses arsip dinamis karena alasan tersebut. Bahkan mereka wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup atau yang dinyatakan sebagai arsip rahasia ( bandingkan Pasal 44 ayat 2). Namun demikian tidak berarti bahwa pimpinan/manajer organisasi/perusahaan termasuk kepala lembaga/unit kearsipan harus selalu bersifat kaku, menutup akses atas arsip, terutama bagi kepentingan studi dan pengembangan ilmu tidak ada alasan untuk menutup akses arsip. Oleh karena itu penting bagi pimpinan untuk menentukan sejak awal tentang kebijakan, prosedur akses, penggunaan, dan pelayanan arsip bagi setiap orang yang membutuhkan, termasuk bagi peneliti, guru, dosen, siswa, dan mahasiswa bagi kepentingan studi, pengembangan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan. Untuk itu ditetapkan bahwa pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip dinamis ( Pasal 44 ayat 3).
Demikian pula terhadap akses arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum oleh karena itu lembaga kearsipan setiap jenis organisasi dan perusahaan yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan arsip organisasi atau perusahaannya harus memperhatikan beberapa ketentuan yang tertera pada Pasal 64, 65 dan 66 UURI Nomor 43 Tahun 2009 yang intinya adalah sebagai berikut. Dari Pasal 64 dapat dinyatakan bahwa :
(1) Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
(2) Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(3) Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan
(4) Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses.
Pada Pasal 65 ditetapkan bahwa :
(1) Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
(2) Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
Sedangkan dari Pasal 66 dapat dinyatakan bahwa :
(1) Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
(2) Arsip statis dapat dinyatakan tertutup oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
(3) Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
(4) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, dapat diakses dengan ijin kepala lembaga kearsipan setelah melakukan koordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
Mempertimbangkan berbagai ketentuan tentang akses arsip dinamis dan statis tersebut, maka tidak ada alasan bagi pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menutup akses arsip bagi peneliti, guru, dosen, siswa dan mahasiswa yang melakukan penelitian untuk kepentingan pendidikan dan pengembangan ilmu, meskipun para peneliti tersebut harus bersabar karena kemungkinan proses perijinan yang harus dilalui secara birokratis. Tetapi para birokrat yang menangani proses perijinan untuk penelitian atau pengaksesan arsip juga tidak harus bersikap birokratis, mempersulit perijinan terlebih apabila sudah mengetahui bahwa penelitian itu dilakukan oleh peneliti, guru, dosen, siswa atau pun mahasiswa yang dimaksudkan untuk pendalaman dan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan. Sehingga pejabat dan pegawai yang menangani perijinan perihal akses arsip tidak lagi bersikap mempersulit hal yang sederhana, dan mengedepankan prinsip pelayanan yang prima dan murah hati, demi kemajuan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan. Semoga dengan akses arsip yang terbuka bagi penelitian untuk kemajuan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan di negara kita Indonesia ini, lembaga-lembaga pendidikan kita semakin lebih mampu bersaing di dunia internasional, dan ilmu pengetahuan yang dikembangkan melalui lembaga-lembaga pendidikan dan lembaga-lembaga penelitian semakin membuat ilmu pengetahuan yang berkembang/dikembangkan semakin dipandang dan dirasakan relevan dan signifikan bagi kemajuan organisasi, perusahaan, dan kesejahteraan masyarakat, bangsa dan negara.

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Jakarta, 1997

................................................., Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jakarta, 2009

Asyari, Sapari Imam, Suatu Petunjuk Praktis Metodologi Penelitian Sosial, Penerbit Usaha Nasional, Surabaya, 1981

Brotowidjojo, Mukayat D., Metodologi Penelitian dan Penulisan Karangan Ilmiah, Liberty, Yogyakarta, 1991

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2002

Sutarto, Sekretaris dan Tata Warkat, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1989