Selasa, 31 Januari 2012

PENGELOLAAN DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

PENGELOLAAN DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

Yohannes Suraja

ABSTRACT

Financial document is a kind of firm’s record which has to be made and stored effectively and efficiently. It is important to assure the interest of the stakeholders i.e. owners, managers, lenders, employees, governmet etc. This paper is made by learning any books and state rules of law those are Undang-undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, and Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. From these sources, it can be stated that the firm document or record management would be effective and efficient if manager, documentalist or archievist and other officers have professional competences to accomplish their tasks. Many kinds of supplies and requirements those are enough or sufficient and in good conditions will give significant contribution to achieve the optimal effectiveness and efficiency of document or record management.

Key words : effectiveness and efficiency of firm document management, human resouces of
record unit, office supplies and requirements.


A. Pendahuluan

Dokumen perusahaan merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Banyak macam dokumen perusahaan seperti dokumen pendirian, dokumen produksi, dokumen pemasaran, dokumen utang-piutang, dokumen kerjasama, dokumen kepegawaian, dokumen barang, dokumen keuangan, dan dokumen lainnya. Perihal dokumen perusahaan telah diatur dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997.
Di dalam UU tentang dokumen perusahaan tersebut dinyatakan bahwa setiap perusahaan harus/wajib membuat dan menyimpan setiap jenis dokumen untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.
Salah satu jenis dokumen perusahaan yang wajib dibuat dan disimpan adalah dokumen keuangan. Penulis merasa tertarik untuk menulis mengenai pengelolaan dokumen keuangan perusahaan menurut UU Nomor 8 Tahun 1997, karena penulis menangkap dan berkesan bahwa di dalam Undang-undang ini, dokumen keuangan perusahaan disebut secara khusus, dan dengan demikian mendapat penekanan utama dan diuraikan secara detail (rinci), sedangkan dokumen lainnya hanya disebut sebagai ”dokumen lainnya” dan tidak diuraikan terperinci. Uraian khusus dokumen keuangan antara lain terdapat pada Pasal 3, Pasal 5, Pasal 6, Pasal 7, Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10, Pasal 11 ayat (1) dan ayat (2), Pasal 19 ayat (1) dan ayat (2), beserta penjelasannya.
Meskipun uraian tentang pengelolaan dokumen keuangan perusahaan ini terutama didasarkan pada Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 dan Peraturan pemerintah yang terkait, namun penjelasan tentang dokumen perusahaan ini juga didasarkan pada beberapa sumber pustaka yakni buku-buku terutama buku-buku tentang dokumentasi dan kearsipan, termasuk Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Deskripsi dan penjelasan ini tidak menjadi masalah, karena pengertian dokumen dan arsip pada dasarnya sama. Trimo (1987 : 7) menyatakan bahwa dokumentasi berasal dari kata dokumen yang dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record ataupun recorded material. Sedangkan record diterjemahkan dalam bahasa Indonesia juga sebagai warkat, catatan, rekaman (Suraja, 2006 : 32). Basuki (2003 : 14) menyatakan “sebuah dokumen dapat berupa arsip dinamis maupun arsip statis”. Dan ”arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)


B. Permasalahan

Dalam tulisan berikut akan diterangkan dan dijelaskan mengapa dokumen keuangan disebut dan diurai secara khusus dan detail? Bagaimana Pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dilakukan? Faktor-faktor apa yang harus dipertimbangkan dan diperhatikan agar Pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dapat efektif dan efisien?

C. Pembahasan

1. Macam-macam Dokumen Keuangan Perusahaan

Dalam UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perorangan maupun badan usaha yang berbentuk hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Setiap perusahaan diwajibkan membuat dan menyimpan setiap jenis dokumen untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum. Ini adalah segi kepentingan nilai-guna hukum (legal value) dari dokumen perusahaan.
Seperti telah dipaparkan di atas, di dalam UU Nomor 8 tahun 1997 tersebut tersurat secara khusus dan detail tentang dokumen keuangan perusahaan. Ini menunjukkan adanya anggapan dan pandangan di kalangan Pemerintah atau Presiden dan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia betapa pentingnya dokumen keuangan setiap perusahaan. Dan dengan demikian diharapkan tidak ada kejadian ataupun transaksi keuangan perusahaan yang tidak didokumentasikan, dan dokumen keuangan yang sudah dibuat harus disimpan dalam jangka waktu tertentu menurut ketentuan.
Dokumen keuangan perusahaan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 3). Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan. Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal. Sedangkan data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan. Data pendukung administrasi keuangan terdiri dari data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan, dan data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
Neraca tahunan adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan.
Rekening adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.
Jurnal transaksi harian adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.
Tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan adalah tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal transaksi harian.
Warkat adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit.
Perubahan kekayaan, utang, dan modal adalah bertambah dan atau berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang dan modal.

2. Alasan Besarnya Perhatian pada Dokumen Keuangan Perusahaan

Ada beberapa alasan yang dapat diidentifikasi berkenaan dengan besarnya perhatian pada dokumen keuangan perusahaan sehingga disebut dan diurai secara khusus dan detail dalam UU tentang Dokumen Perusahaan. Alasan pertama terkait dengan kesadaran perlunya perlindungan kepentingan dan jaminan kepastian hukum para pihak dalam suatu hubungan hukum. Pihak-pihak seperti pengusaha, pemerintah, dan masyarakat dapat memiliki kepentingan-kepentingan tertentu dengan perusahaan. Kepentingan yang berkenaan dengan perihal keuangan perusahaan misalnya keamanan dan kepastian pemegang saham, pembagian laba atau keuntungan perusahaan bagi perusahaan, pengurus perusahaan, dan pemegang saham, kepentingan laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan, dan kepentingan pajak yang harus disetor kepada negara yang semuanya bermuara kepada demi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraaan rakyat, atau untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran rakyat yang bersendikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia, yang merupakan bagian integral cita-cita kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Alasan kedua, dapat dilihat pada penjelasan UU tersebut yang menguraikan bahwa pembentukan peraturan mengenai dokumen perusahaan ini merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang ekonomi sebagai upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien. Jadi pengaturan dokumen keuangan perusahaan merupakan bentuk dari pembangunan hukum di bidang ekonomi yang harus diperhatikan dan dilaksanakan oleh perusahaan c.q. pengelola perusahaan.
Alasan ketiga dari pandangan praktik manajemen keuangan dan akuntansi, dapat dikatakan bahwa perhatian besar pada dokumen keuangan perusahaan dilakukan karena dokumen keuangan adalah sebagai alat pertanggungjawaban apa yang telah terjadi di masa lalu, alat menentukan posisi keuangan perusahaan saat ini, alat melakukan audit terhadap laporan keuangan untuk menguji akurasinya, dan sarana pembuatan keputusan yang lebih memfokus pandangan masa depan (bandingkan dengan Atmaja, 1994 : 1).

3. Kegiatan Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan

Kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan Pengelolaan atau pengaturan dokumen perusahaan khususnya dokumen keuangan yaitu pembuatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen.

a. Pembuatan Catatan Keuangan
Di dalam UU Nomor 7 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dikatakan bahwa setiap perusahaan wajib membuat catatan keuangan agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungai baik kepentingan perusahaan, Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga (Pasal 8 dan Penjelasannya).
Setiap perusahaan wajib membuat catatan yang terdiri neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 5). Catatan tersebut wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia, atau dalam bahasa asing dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan. Kalau catatan tidak dibuat dengan ketentuan ini, perusahaan yang bersangkutan dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan (Pasal 8 dan Penjelasannya).
Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan. Apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahuanan atau perhitungan laba rugi tahunan. Yang dimaksud dengan pimpinan perusahaan adalah seseorang yang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Yang dimaksud pejabat yang ditunjuk adalah seseorang yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan dibuat paling lambat 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan (Pasal 9 dan Penjelasannya)..
Catatan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, dibuat di atas kertas. Apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan. Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya. Sarana lain yang dimaksud adalah alat bantu untuk memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan pita magnetic atau disket (Pasal 10 ayat (1) dan Penjelasannya).
Tujuan kewajiban perusahaan membuat catatan adalah agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga. Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan.

b. Penyimpanan Dokumen

Catatan yang terdiri neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan; bukti pembukuan yang terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal; dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan wajib disimpan 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan (Pasal 11 dan Penjelasannya).
Data pendukung administrasi keuangan yang terdiri dari data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.Dokumen lainnya yang terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Yang dimaksud nilai guna dokumen adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan. Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 tahun atau lebih dari 10 tahun. Jangka waktu penyimpanan disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan. Kewajiban penyimpanan ini tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya. Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan (Pasal 11 dan Penjelasannya).


c. Pengalihan Bentuk Dokumen dan Legalisasi

Tentang pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi ini di atur dalam UU No. 8 Tahun 1997 Pasal 12 dan Penjelasannya serta Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 tahun 1999.

1) Pengalihan Bentuk Dokumen

Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya. Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan. Mikrofilm adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil. Sedangkan yang dimaksud media lainnya adalah alat penyimpanan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan misalnya Compact Disk Read Only Memory (CD ROM) dan Write Once Read Many (WORM).
Dokumen perusahaan yang sejak semula dibuat atau diterima dalam sarana bukan kertas misanya rekening, jurnal transaksi harian, nota kredit, dan nota debet yang diproses secara komputerisasi dan hasilnya disimpan dalam bentuk disket, harddisk atau sarana lainnya, dapat langsung dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya tanpa perlu dibuatkan hasil cetakannya (hard copy). Dalam mengalihkan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu atau masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan misalnya perjanjian kredit jangka panjang yang lebih 10 tahun, atau dokumen yang masih diperlukan dalam penyelesaian sengketa, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. Jadi pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggungjawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tata Cara Pengalihan

Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan. Persiapan dan penelitian dari berbagai aspek sebelum melakukan pengalihan meliputi :
(a) aspek ekonomi, misalnya penentuan jenis dokumen-dokumen yang perlu dialihkan dengan mempertimbangkan factor biaya dan efisiensi, proses pengalihan akan dilakukan sendiri atau menggunakan jasa perusahaan lain;
(b) aspek teknis, misalnya pemilihan pertelaan yang digunakan untuk mengalihkan, jenis microfilm atau media lainnya yang akan dipakai;
(c) aspek administratif, misalnya perlu dibentuk suatu organisasi tersendiri atau tidak, pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pengalihan, penyusunan mekanisme kerja pengalihan dokumen.

Dengan demikian pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggungjawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan, dan bertanggungjawab dalam proses pengalihan dokumen perusahaan.
Keputusan mengenai pengalihan dokumen perusahaan hanya dapat dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.
Dalam dokumen perusahaan yang dibuat perusahaan berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laga rugi, pengalihan hanya dapat dilakukan setelah dokumen perusahaan tersebut dibuat di atas kertas dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
Pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan terhadap satu set dokumen tertentu atau sekumpulan dokumen baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis. Untuk efisiensi, pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan pada sekelompok dokumen perusahaan yang sejenis maupun tidak sejenis, sepanjang perusahaan yang bersangkutan dapat memastikan bahwa pencarian kembali dokumen tertentu dalam microfilm atau media lainnya dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan pembuatan indeks dokumen perusahaan yang dialihkan.
Yang dimaksud dengan satu set dokumen tertentu misalnya dokumen perusahaan yang menyangkut satu kegiatan tertentu dari awal sampai selesainya kegiatan tersebut. Yang dimaksud dengan sekumpulan dokumen sejenis misalnya dokumen yang memuat masalah atau materi yang sama.Yang dimaksud sekumpulan dokumen yang tidak sejenis misalnya dokumen yang didasarkan pada waktu pembuatan atau diterima.
Pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar :
(a) dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam microfilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
(b) microfilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
(c) dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.

Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya.

Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen wajib memenuhi syarat sebagai berikut : (a) berbadan hukum, dan (b) memperoleh izin usaha.


2) Legalisasi Pengalihan Dokumen

Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya termasuk pengalihan ulang (baik dari naskah asli maupun dari hasil pengalihan yang telah dilakukan) wajib dilegalisasi. Yang dimaksud dengan naskah asli adalah dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan sebagaimana adanya pada saat dibuat atau diterima. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam microfilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikro film atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya. Legalisasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. Berita acara sekurang-kurangnya memuat :
(a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
(b) keterangan tentang jenis dokumen yang dialihkan;
(c) keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam microfilm atau media lainnya telah dilakukann sesuai dengan aslinya; dan
(d) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Berita acara pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam microfilm atau media lainnya, dibuat rangkat 3 dan dilampiri daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dengan ketentuan :
(a) lembar pertama untuk pimpinan perusahaan
(b) lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
(c) lembar ketiga untuk unit kearsipan.

Berita acara dan daftar pertelaan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya.
Dalam hal pengalihan dokumen perusahaan dilaksanakan oleh perusahaan lain maka pembuatan berita acara tetap menjadi tanggungjawab pimpinan perusahaan yang bersangkutan.
Dalam 1 mikrofilm atau media lainnya dapat memuat beberapa proses pengalihan dokumen perusahaan yang masing-masing dibuatkan berita acaranya.
Pembuatan berita acara pengalihan dokumen perusahaan, yang sejak semula dibuat atau diterima dalam sarana lainnya, dapat dilakukan secara elektronis dengan tetap mendasarkan pada ketentuan tersebut di atas. Pembuatan berita acara yang dilakukan secara elektronis adalah isi berita acara dan daftar pertelaan sudah terekam dalam microfilm atau media lainnya. Tanda tangan pejabat dalam berita acara berupa rekaman tanda tangan pejabat pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan. Dengan demikian berita acara tersebut dapat tidak atau dibuat dalam sarana kertas.
Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam microfilm atau media lainnya dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara, dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam microfilm atau media lainnya. Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.

d. Pemindahan Dokumen

Perilah pemindahan dokumen perusahaan diatur pada Pasal 17 UU No. 8 Tahun 1997 dan Penjelasannya Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Unit pengolahan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Unit kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.
Penentuan tatacara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Dalam tatacara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
1) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemindahan.
2) Keterangan tentang pelaksanaan pemindahan, dan
3) Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima pemindahan.

e. Penyerahan Dokumen

Tentang penyerahan dokumen perusahaan ini diatur pada pasal 18 UU No. 8 Tahun 1997 dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999. Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut ke Arsip nasional. Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan (yaitu kegiatan memilah, mengeluarkan dan menyisihkan dokumen perusahaan yang telah berakhir fungsinya) dan penilaian (yaitu kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna dokumen) terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan :
1) dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional, dan
2) dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.
Dalam pelaksanaan penilaian, pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan.
Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan, dan telah melampauai jangka waktu wajib simpan, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Apabila ketentuan ini tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan merupakan dokumen perusahaan yang mempunyai nilai histories yang penggunaannya berkaitan dengan :
1) kegiatan pemerintahan,
2) kegiatan pembangunan nasional, atau
3) kehidupan kebangsaan.
Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang-kurangnya 1 kali dalam waktu 10 tahun. Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap. Dalam hal perusahaan dinyatakan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah pemberesan selesai dilaksanakan.


Tatacara Penyerahan

Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional. Kemudian Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 hari sejak tanggal diterimanya surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan :
1) waktu penerimaan
2) tempat penerimaan,
3) pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen, dan
4) rincian dokumen yang dapat diterima.
Apabila setelah lewat jangka waktu 60 hari Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan dokumen perusahaan.
Penyerahan dokumen dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
1) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya penyerahan;
2) keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
3) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan. Daftar pertelaan adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.
Berita acara penyerahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 2 dengan ketentuan :
1) lembar pertama untuk pimpinan perusahaan, dan
2) lembar kedua untuk Kepala Arsip Nasional.
Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa dokumen perusahaan yang diserahkan kepada Arsip nasional bukan merupakan dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai UU Nomor 8 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali dokumen tersebut kepada perusahaan untuk dimusnahkan.

f. Pemusnahan Dokumen

Perihal pemusnahan dokumen perusahaan ini diatur pada pasal 19, 20, 21, dan 22 UU No. 8 Tahun 1997 dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999. Setiap perusahaan dapat melakukan pemusnahan dokumen perusahaan yang :
1) telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi;
2) tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan;
3) tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
4) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
5) tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses.
Dalam hal dokumen perusahaan telah dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dokumen tersebut dapat segera dimusnahkan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, data pendukung administrasi keuangan dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan berdasarkan jadwal retensi. Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
Pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal :
1) pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan, atau
2) pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikro film atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikro film atau media lainnya.
Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah atau dengan cara lain sehingga sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
1) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan;
2) keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
3) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 3 dengan ketentuan :
1) lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
2) lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
3) lembar ketiga untuk unit kearsipan.
Pada setiap lembar berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang dimusnahkan.Pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan wajib disaksikan oleh 2 orang pejabat dari perusahaan yang bersangkutan.

4. Faktor-faktor yang Berkaitan dengan Keefektifan dan Efisiensi Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan

Riggs (1988 : 420) mengingatkan bahwa dokumentasi hanya merupakan sebagian, walaupun penting, dari suatu proses yang lebih besar. Kepentingan dokumen perusahaan akan dirasa semakin penting apabila seluruh bentuk kegiatan pengelolaan dokumen yaitu pembuatan catatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen dilakukan dengan penuh kesadaran dan kesungguhan serta memberikan sumbangan besar bagi semua unsur yang berkepentingan dalam aktivitas manajerial, operasional dan pengembangan perusahaan. Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 memberikan arahan agar tata cara pembuatan dan penyimpanan arsip yang sebelumnya menimbulkan beban ekonomis dan administrative yang memberatkan perusahaan, kemudian dapat dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administrative yang memberatkan sehingga dapat membantu menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien (konsideran b,d, e). Misi UU tersebut adalah menjadikan keefektifan dan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan diupayakan oleh setiap perusahaan. Dari sudut pandang UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dapat dikatakan bahwa keefektifan pengelolaan dokumen perusahaan berkenaan dengan : terjaminnya ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; optimalisasi pemanfaatan arsip; terjaminnya pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; terjaminnya keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; terjaminnya keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan meningkatnya kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya (bandingkan dengan Pasal 3 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan dokumen atau arsip yang efektif terjadi bilamana tujuan tersebut dapat direalisasikan. Sedangkan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan berkenaan dengan besar-kecilnya korban usaha atau biaya yang berkenaan dengan penggunaan pikiran, tenaga, uang, barang, waktu, dan ruang (gedung) untuk melaksanakan berbagai kegiatan pengelolaan dokumen atau arsip untuk mencapai hasil atau tujuan yang diharapkan. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan dokumen atau arsip dikatakan efisien bila korban usaha atau biaya dari berbagai unsur yang dibutuhkan untuk mencapai hasil atau tujuan tersebut relatif kecil (sedikit tetapi cukup untuk melaksanakan kegiatan).
Keefektifan dan efisiensi Pengelolaan dokumen perusahaan ditentukan oleh factor-faktor : sumber daya manusia yang mengurusi dokumen perusahaan dan sarana prasarana yang digunakan dalam Pengelolaan dokumen.

a. Faktor Sumber Daya Manusia

Dokumentasi ataupun kearsipan merupakan suatu profesi yaitu bidang khusus dan tersendiri, umumnya memerlukan pendidikan tinggi dan menawarkan karir seumur bagi yang menekuninya (Henry, 1988, 301). Sumber daya manusia yang mengurusi dokumen perusahaan terdiri dari : pimpinan unit, dokumentalis/arsiparis dan tenaga kerja lainnya. Menurut pasal 29 UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pimpinan unit kearsipan haruslah seorang yang professional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Kompetensi adalah kemampuan yang dapat berupa pengetahuan, keterampilan, nilai hidup, pola berpikir dan bertindak yang telah menjadi bagian hidup (Suparno, 2002 : 59). Kompetensi pimpinan unit kearsipan meliputi pengetahuan tentang dokumentasi, kearsipan, administrasi dan manajemen; keterampilan menjalankan fungsi-fungsi manajemen dan peran manajerial di bidang kerja dokumentasi dan kearsipan; memiliki keyakinan dan ketakwaan dalam perilaku sehari-hari sesuai dengan agamanya, memiliki nilai dasar humaniora untuk menerapkan kebersamaam dalam kehidupan, aktif, demokratis, terbuka dan berwawasan luas. Sedangkan pada pasal 30 ayat 1 dan 2 tersurat bahwa arsiparis dan sumber daya manusia manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan harus dibina dan dikembangkan melalui upaya pengadaan, pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
Keprofesionalan dan kompetensi yang dimiliki pimpinan unit kearsipan perusahaan, dan juga dipunyai oleh arsiparis dan pegawai yang ikut bertanggungjawab terhadap pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dan dokumen lainnya memungkinkan terciptanya keefektifan dan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan.

b. Faktor Sarana Prasarana
Untuk mengurus dokumen secara efektif dan efisien, setiap perusahaan harus menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan menyangkut kualitas dan spesifikasi, yang macam dan jumlahnya dapat dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (Pasal 31 dan 32 UU No. 43 Tahun 2009). Perusahaan harus mengusahakan sarana prasarana pengelolaan dokumen yang lengkap macamnya, mencukupi jumlahnya, baik kondisinya, dan mengikuti perkembangan teknologi untuk melakukan pembuatan catatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen guna mendukung terciptanya keefektifan dan efisiensi pengelolaan dokumen yang seoptimal mungkin.

D. Kesimpulan
Dokumen keuangan perusahaan memiliki nilai guna penting bagi berbagai pihak yang terkait dengan keberadaan dan perkembangan perusahaan seperti pemilik usaha ataupun pemegang saham, pengurus perusahaan, pemerintah, bahkan masyarakat (rakyat) karena dampak hidup dan perkembangan perusahaan akan dirasakan oleh semua pihak tersebut. Oleh karena itu semua bentuk kegiatan pengelolaan dokumen harus dilakukan dengan jelas, penuh kesadaran, tidak sekedar dipandang sebagai rutinitas tetapi penuh kesungguhan. Keefektifan dan efisiensi yang optimal dari pengelolaan dokumen keuangan perusahaan harus menjadi kiblat setiap pimpinan, arsiparis atau dokumentalis dalam melaksanakan tugasnya. Profesionalitas dan kompetensi mereka dalam bekerja, dan sarana prasarana yang disediakan oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pengelolaan dokumen akan menentukan tingkat keefektifan dan efisiensi. Oleh karena itu pimpinan puncak perusahaan perlu menaruh perhatian untuk melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan dokumen keuangan dan dokumen lainnya dengan serius, benar dan berkelanjutan. Agar dengan demikian dokumen keuangan dan dokumen perusahaan lainnya dapat memberikan kontribusi yang berarti (signifikan) bagi semua pihak yang berkepentingan.




DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

........................................................., Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

........................................................., Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Dokumen Lainnya dan Legalisasi

Atmaja, Lukas Setia, Manajemen Keuangan, Edisi Revisi, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2001

Basuki, Sulistyo, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2003

Henry, Nicholas, Administrasi Negara dan Masalah-masalah Kenegaraan, Rajawali Pers, Jakarta, 1988

Riggs, Fred W., Administrasi Negara-negara Berkembang, Teori Masyarakat Prismatis, Rajawali Pers, 1988

Suparno, Paul, ”Sikap Guru dalam Menghadapi Kurikulum Berbasis Kompetensi”, Basis, Nomor 11-12 Tahun Ke-51 November-Desember 2002

Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, Dioma, Malang, 2006

Trimo, Soejono, Pengantar Ilmu Dokumentasi, CV. Remadja Karya, Bandung, 1987

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar