MENGOPTIMALKAN MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI YANG BERFOKUS PADA AKREDITASI PROGRAM STUDI DIPLOMA
Yohannes Suraja
ASMI Santa Maria Yogyakarta
ABSTRACT
Each diploma program run by department, faculties or institutions of higher education must be accredited. Therefore, each program must submit accreditation form to the National Accreditation Board of Higher Education (Badan Akreditasi Nasional Perguruan tinggi) in accordance with the predetermined procedures. In the book of diploma program accreditation of 7 January 2010, there are seven elements of assesment. They are vision, mission, goal and objectives, and achievements of the strategy; governance, leadership, management sistems, and quality assurance; students and graduates; human resources; curriculum, learning and academic atmosphere; financing, facilities and infrastructure, and information sistem; research, community services and cooperation. Management of each unit head of the institution of higher education and diploma programs must focus on the implementation of effective and efficient performance dan their document. If the leader, officials, lecturers and staff are responsible for managing intensively and optimally, the results of accreditation may also be satisfactory.
Keywords : Seven elements of accreditation, management.
A. Pendahuluan
Legalitas penyelenggaraan program studi menjadi aspek penting untuk diperhatikan semua unsur perguruan tinggi yang terdiri dari badan penyelenggara, pimpinan perguruan tinggi, para pejabat, dosen dan tenaga kependidikan di setiap unit kerja perguruan tinggi. Status akreditasi mencerminkan kualitas lembaga pendidikan tinggi yang bersangkutan dari aspek komitmen program studi terhadap kapasitas institusional dan efektivitas program pendidikan. Dalam akreditasi, kualitas manajemen unit pengelola program studi dan manajemen program studi dilihat melalui standar yaitu tolok ukur yang harus dipenuhi oleh institusi dan program studi yang meliputi beberapa parameter atau indikator kinerja yang berkenaan dengan tujuh kelompok unsur yaitu visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian; tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu; mahasiswa dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik; pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi; penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama (BAN-PT, Buku I Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Diploma, Edisi 7 Januari 2010, 8).
Secara legal setiap perguruan tinggi wajib melaksanakan program akreditasi program studi yang diselenggarakan. Perguruan tinggi yang program studinya telah terakreditasi, berarti telah mengantongi salah satu aspek legalitas dari sekian banyak ketentuan hukum yang harus dipenuhi.
Hasil akreditasi bisa menunjukkan peringkat berbeda-beda gradasinya antar program studi yaitu A, B atau C, maka dilihat dari tingkatan nilai ini dapat dikatakan bahwa nilai A menunjukkan ”kesempurnaan” semua unsur penilaian meskipun tidak berarti bebas dari kekurangan, tetapi program studi yang mempunyai status nilai hasil akreditasi B dan C memiliki catatan perbaikan unsur-unsur yang lebih banyak daripada A. Apalagi program studi yang belum memiliki status terakreditasi, masih harus menunjukkan kinerja dan dukungan data dan informasi (dokumen, arsip) sebagai alat pembuktian melalui proses evaluasi akreditasi.
Tulisan ini dimaksudkan untuk mengingatkan dan membantu setiap pimpinan perguruan tinggi dan para pejabat yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan satu atau lebih program studi diploma, setiap unit kerja perguruan tinggi dan pengurus program studi diploma, terutama penyelenggara dan pimpinan perguruan tinggi yang belum dengan jelas memahami dan melakukan tujuh klasifikasi atau kelompok unsur obyek penilaian akreditasi yang harus/seharusnya dipersiapkan dan dilakukan sehingga masing-masing mempunyai dan menunjukkan kinerja terbaik, selain dipersiapkan pula bukti dokumennya untuk proses akreditasi program studi diploma. Jadi untuk keperluan akreditasi ini pengelola program studi dan pengurus program studi harus berkiblat pada perkiraan kinerja yang harus/seharusnya dilakukan dan dicapai selama 1-7 tahun terakhir sebelum akreditasi, beserta dokumen atau arsip yang berkenaan dengan unsur-unsur tersebut di atas. Dengan demikian manajemen perguruan tinggi dapat menjadikan pendekatan akreditasi dalam aktivitasnya sehari-hari, sebagai pola kerja dan optimalisasi pengembangan manajemen perguruan tinggi.
B. Permasalahan
Tulisan ini memfokuskan pada pembahasan manajemen perguruan tinggi berdasarkan pendekatan akreditasi sebagai implikasi dari kewajiban perguruan tinggi melakukan proses akreditasi program studi diploma. Manajemen perguruan tinggi yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan akreditasi dipandang sudah memadai, dan apabila betul-betul dapat diterapkan kiranya menjadi kebiasaan yang baik dari praktik manajemen perguruan tinggi. Berkenaan dengan fokus manajemen perguruan tinggi pada kebutuhan akreditasi ini, maka pertanyaan-pertanyaan yang akan dijawab melalui tulisan ini yaitu : kinerja dan dokumen apa saja yang harus/seharusnya disiapkan? Bagaimana manajemen dilakukan atas unsur-unsur kinerja setiap unit kerja perguruan tinggi yang menjadi obyek atau sasaran akreditasi dan dokumen atau arsipnya?
C. Pembahasan
1. Pengertian Akreditasi Program Studi
Dalam ”Kamus Besar Bahasa Indonesia”, edisi baru dari Tim Pustaka Phoenix (2009) akreditasi diartikan sebagai pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat pembakuan atau kriteria tertentu. Bagi perguruan tinggi termasuk program studi yang ada di dalamnya, akreditasi dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Sejalan dengan arti tersebut, oleh BAN-PT akreditasi dimengerti sebagai proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. Hasil akreditasi merupakan pengakuan bahwa suatu institusi atau program studi tersebut dalam melaksanakan program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya, telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
Jadi program studi yang diselenggarakan oleh suatu lembaga pendidikan tinggi/perguruan tinggi menjadi salah satu obyek akreditasi yang disebut dengan akreditasi program studi, selain akreditasi institusi perguruan tinggi. Akreditasi program studi diploma adalah proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen program studi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridharma perguruan tinggi untuk menentukan kelayakan program akademiknya. Evaluasi dan penilaian dalam rangka akreditasi program studi dilakukan berdasarkan evaluasi dan penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang ditetapkan dan berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar yang tergabung dalam tim asesor. Bukti-bukti yang diperlukan termasuk laporan tertulis yang disiapkan oleh program studi yang diakreditasi, diverifikasi dan divalidasi melalui kunjungan dan asesmen lapangan tim asesor.
Penetapan akreditasi dilakukan dengan menilai proses dan kinerja serta keterkaitan antara tujuan, masukan, proses dan keluaran suatu perguruan tinggi atau program studi yang merupakan tanggung jawab perguruan tinggi atau program studi masing-masing (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009, Buku I, hal. ii).
2. Unsur-Unsur dan Indikator Penilaian
Unsur-unsur yang dinilai dalam akreditasi program studi diploma seperti dikemukakan oleh BAN-PT pada Buku II tentang “Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Diploma”, tahun 2009 terdiri dari tujuh klasifikasi yaitu :
a. Visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian.
b. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu.
c. Mahasiswa dan lulusan
d. Sumber daya manusia
e. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
f. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
g. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Penilaian atas visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaiannya didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi
(2) Kejelasan rentang waktu dan dukungan dokumen yang berkenaan dengan strategi pencapaian sasaran.
(3) Pemahaman pemangku kepentingan internal yaitu sivitas akademika dan tenaga kependidikan terhadap visi, misi, tujuan dan sasaran program studi.
Penilaian atas tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, tanggungjawab, dan keadilan tata pamong dalam mewujudkan visi, melaksanakan misi, dan mencapai tujuan melalui sistem pengelolaan fungsional program studi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengarahan, penawasan, monitoring dan evaluasi terutama dalam penggunaan sumber daya pendidikan.
(2) Karakteristik kepemimpinan program studi yang mencakup kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik yang dilihat dari visioneritas kepemimpinan dan keefektifan kepemimpinan. Visioneritas kepemimpinan adalah kemampuan merumuskan dan mengartikulasikan visi yang realistic, kredibel, menarik tentang masa depan. Sedangkan keefektifan kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan dalam mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
(3) Efektivitas sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, operasi, representasi, dan penganggaran.
(4) Pelaksanaan penjaminan mutu program studi
(5) Umpan balik untuk peningkatan mutu proses pembelajaran yang mencakup sumber umpan balik, keberlanjutan pelaksanaan, dan tindak lanjutnya.
(6) Upaya-upaya yang telah dilakukan penyelenggara program studi untuk menjamin keberlanjutan program studi.
Penilaian terhadap unsur-unsur mahasiswa dan lulusan didasarkan pada indikator-indikator :
(1) Efektivitas implementasi sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu
(2) Prestasi dan reputasi akademik, bakat dan minat mahasiswa
(3) Tingkat kelulusan tepat waktu dan persentase dropout atau mengundurkan diri.
(4) Layanan kepada mahasiswa
(5) Usaha-usaha program studi mencarikan tempat kerja bagi lulusannya
(6) Evaluasi lulusan
(7) Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan non-akademik program studi.
Penilaian terhadap sumber daya manusia didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Sistem rekrutmen, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan
(2) Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan
(3) Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial dan profesional) dan jumlah (rasio dosen mahasiswa, jabatan akademik) dosen tetap dan tidak tetap (dosen mata kuliah, dosen tamu, dosen luar biasa dan/atau pakar, sesuai dengan kebutuhan) untuk menjamin mutu program akademik.
(4) Jumlah, kualifikasi, dan pelaksanaan tugas dosen tidak tetap.
(5) Upaya peningkatan sumberdaya manusia dalam tiga tahun terakhir.
(6) Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi.
Penilaian atas unsur-unsur kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik didasarkan pada indikator-indikator yang terdiri dari :
(1) Kurikulum kompetensi dan struktur, deskripsi mata kuliah, silabus dan SAP
(2) Pelaksanaan proses pembelajaran, mekanisme monitoring pperkuliahan, jumlah jam real yang digunakan untuk kegiatan praktikum/praktek/PKL, mutu soal ujian, peninjauan kurikulum selama lima tahun terkahir (mekanisme, pihak yang terlibat, dan hasil peninjauan).
(3) Sistem pembimbingan akademik, banyaknya mahasiswa per dosen pembimbing akademik, pelaksanaan kegiatan, rata-rata pertemuan per semester, efektivitas kegiatan perwalian.
(4) Karya/tugas akhir : bentuk karya/tugas akhir, ketersediaan panduan, rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing karya/tugas akhir, rata-rata jumlah pertemuan/pembimbingan, kualifikasi akademik dosen pembimbing karya/tugas akhir.
(5) Upaya perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan selama tiga tahun terakhir
(6) Peningkatan suasana akademik yang meliputi kebijakan tentang suasana akademik, ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana, program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, serta pengembangan perilaku kecendekiawanan.
(7) Pembekalan lulusan program studi dengan etika profesi.
(8) Budaya keselamatan kerja dalam kegiatan praktikum/praktek yang didasarkan pada ketersediaan pedoman, keefektifan pelaksanaan, dan kelengkapan peralatan.
Penilaian atas unsur-unsur pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Keterlibatan program studi dalam perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/kerja dan perencanaan alokasi dan pengelolaan dana.
(2) Biaya operasional dalam lima tahun terakhir untuk mendukung kegiatan program akademik (pendidikan, penelitian, dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat)
(3) Prasarana ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik.
(4) Akses dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi yang efektif.
(5) Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi.
Penilaian atas penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan tersebut.
(2) Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat oleh dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran).
(3) Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi.
3. Kinerja dan Dokumen Kinerja
Mempertimbangkan berbagai klasifikasi unsur penilaian yang menjadi obyek penilaian dalam rangka akreditasi program studi diploma yang menyeluruh dan lengkap tersebut, maka setiap kelompok unsur dapat menjadi fokus perhatian pimpinan perguruan tinggi, para pejabat dan pegawai operasional setiap unit kerja perguruan tingi termasuk pengurus program studi dalam mengelola institusi perguruan tinggi. Artinya manajemen perguruan tinggi dapat memfokuskan diri pada tujuh kelompok unsur tersebut dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Diharapkan dari manajemen yang terfokus demikian diperoleh kinerja dan dokumen atau arsip yang optimal yang merupakan catatan kinerja dari setiap peristiwa atau kejadian dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang menjadi tanggungjawab setiap unit kerja perguruan tinggi.
Kinerja (performance, work performance, job performance) dikatakan oleh Bernardin dan Russell (1993, 379) sebagai ”the record of outcomes produced on a specified job function or activity during a specified time period” (catatan atau rekaman hasil produksi daripada suatu fungsi kerja atau aktivitas tertentu selama periode waktu tertentu).
Cascio (1989, 309) mengatakan ”performance refers to an employee’s accomplishment of assigned tasks” (kinerja menunjukkan pada penyelesaian atau pencapaian pegawai atas tugas-tugas yang ditetapkan).Sedangkan Byars dan Rue (1979, 345) menjelaskan bahwa ”the word perfomance describes the degree of accomplishment of the tasks in an individual’s job. It indicates how well the person is fulfilling the requirements of his or her position, on the basis of results achieved” (kata kinerja menggambarkan tingkat penyelesaian tugas-tugas pekerjaan individual, yang menunjukkan seberapa baik seseorang memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan, berdasarkan hasil yang dicapai).
Pada dasarnya ketiga pendapat tentang kinerja tersebut memiliki pengertian yang sama, bahwa kinerja adalah tingkat hasil penyelesaian tugas-tugas yang ditetapkan untuk memenuhi persyaratan jabatan. Dalam kaitannya dengan studi ini maka dapat dikatakan bahwa apabila manajemen perguruan tinggi, pimpinan, para pejabat, dosen dan tenaga kependidikan setiap unit kerja perguruan tinggi dapat memfokuskan perhatian, kemampuan, dan kemauannya untuk melaksanakan tugasnya masing-masing, maka kinerja setiap unit kerja akan optimal, di mana pelaksanaan tugas-tugas yang ditetapkan bagi setiap unit kerja menunjukkan hasil penyelesaian yang dari segi kuantitas dan atau kualitas memuaskan.
Dari pandangan administrasi, khususnya dari aspek informasi, dokumentasi dan kearsipan dapat dikatakan bahwa setiap sistem kerja : input, proses, dan output kerja itu harus dicatat atau direkam. Oleh karena itu, sesuai dengan pengertian arsip yang tersurat di dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau perorangan (Suraja, 2010, 94), maka dalam proses akreditasi program studi, setiap unit kerja yang mengelola program studi, program studi, dan semua unit kerja yang terkait selain harus menyajikan, menguraikan dan menjelaskan sistem kinerjanya, juga diminta menyediakan dokumen atau arsip yang terkait dengan kinerja yang disajikan. Sebab dokumen atau arsip ini dapat menjadi bukti otentik sistem kinerja setiap individu, unit kerja atau organisasi dalam hal ini yakni kinerja dosen, tenaga kependidikan, program studi dan unit kerja lain yang ada di perguruan tinggi.
4. Perkiraan Kinerja dan Dokumen Kinerja Program studi
Pada daftar lampiran Buku IIIA ”Borang Program Studi” disebutkan berbagai dokumen lampiran yang harus dikirim bersama borang dan lampiran yang harus disediakan program studi pada saat asesmen lapangan, yaitu : fotokopi SK pendirian program studi; fotokopi SK izin operasional program studi; fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi; fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tetap yang bidang keahliannya di luar bidang program studi; fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tidak tetap; contoh soal ujian dalam satu tahun terakhir untuk lima matakuliah keahlian berikut silabusnya; surat paten Haki atau surat pengakuan/penghargaan terhadap karya dosen atau mahasiswa dari lembaga nasional atau internasional; dokumen tentang aturan etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, serta pedoman dan prosedur pelayanan; dokumen tentang jaminan mutu; dokumen kuesioner dan hasil kajian proses pembelajaran melalui umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan; daftar lulusan dalam lima tahun terakhir, termasuk IPK; dokumen pendukung pelayanan kepada mahasiswa; dokumen pendukung kegiatan yang merupakan upaya program studi mencari tempat kerja bagi lulusannya; dokumen kuesioner dan hasil kinerja lulusan oleh pihak pengguna; laporan kegiatan himpunan alumni; pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan; pedoman tertulis tentang monitoring dan evaluasi serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan tenaga kependidikan; bukti tentang kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat; bukti kegiatan dosen tetap dalam seminar ilmiah, lokakarya, penataran, workshop; bukti pencapaian prestasi atau reputasi dosen; fotokopi bukti keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan atau profesi; fotokopi ijazah dan sertifikat tenaga kependidikan; silabus dan SAP tiap mata kuliah; modul praktikum/praktek untuk setiap kegiatan praktikum/praktek; dokumen pendukung monitoring perkuliahan; dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum; panduan karya/tugas akhir; pedoman sistem keselamatan kerja; dan notulen rapat/bukti keterlibatan program studi dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan dana.
Berdasarkan indikator penilaian yang tersurat pada Buku II tentang “Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Diploma”, dan berdasarkan Buku IIIA tentang “Borang Program Studi” yang disebarluaskan BAN-PT, Edisi 7 Januari 2010, dapat dikemukakan perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada untuk sistem akreditasi.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaiannya, terdiri dari :
a. Dokumen rumusan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi, dan diseminasinya kepada dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan.
b. Dokumen rumusan analisis SWOT, strategi pencapaian sasaran, dan keterangan jangka waktu program kerja.
c. Kemampuan dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan menyebutkan dan memahami hal-hal berkenaan dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi, akademi/politeknik.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu adalah sebagai berikut :
a. Kinerja ketatapamongan program studi meliputi sosialisasi, implementasi, pemantauan, dan evaluasi ketatapamongan, yang dibuktikan pula dengan dokumen terkait seperti bukti sosialisasi, dokumen evaluasi ketatapamongan. Dokumen tata pamong meliputi dokumen aturan atau sistem tata pamong, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, pedoman dan prosedur pelayanan administrasi, perpustakaan, laboratorium, studio;
b. Kinerja kepemimpinan program studi yang meliputi :
1) Kinerja kaprogram studi dalam melaksanakan kegiatan operasional yang menunjukkan hasil jabaran visi, misi ke dalam kegiatan program studi beserta dokumentasinya;
2) Kinerja kaprogram studi tentang pemahaman-nya mengenai tata kerja antar unit di akademi dan politeknik.
3) Kinerja kaprogram studi dalam menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik beserta dokumen terkait sebagai buktinya.
4) Kinerja kaprogram studi dalam mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur program studi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat, beserta bukti dokumen terkait seperti notulen rapat kerja.
c. Kinerja sistem pengelolaan program studi : kinerja kaprogram studi dalam melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi dan penganggaran, beserta dokumen sebagai buktinya.
d. Kinerja penjaminan mutu program studi
1) Kinerja kaprogram studi dalam melakukan penjaminan mutu program studi yang mencakup dokumen rumusan kebijakan, sistem dokumentasi, dan tindak lanjut atas laporan pelaksanaan penjaminan mutu program studi.
2) Kinerja program studi untuk mengupayakan peningkatan animo calon mahasiswa, mutu manajemen, mutu lulusan, pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan, serta upaya dan prestasi memperoleh dana selain dari mahasiswa; beserta dokumen sebagai buktinya.
3) Dokumen umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan tentang proses pembelajaran.
4) Dokumen kajian atas umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan tentang proses pembelajaran.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan mahasiswa dan lulusan meliputi :
a. Kinerja dan dokumen mahasiswa :
1) Kinerja rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa beserta dokumennya.
2) Dokumen data seluruh mahasiswa reguler dan lulusannya dalam lima tahun terakhir.
3) Kinerja atau prestasi/reputasi mahasiswa di bidang akademik, penelitian, lomba karya ilmiah, olah raga, dan seni; beserta dokumennya sebagai alat bukti.
4) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan dalam tujuh tahun terakhir.
5) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan lima tahun terakhir.
6) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan tiga tahun terakhir.
7) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan dua tahun terakhir.
b. Kinerja layanan kepada mahasiswa : pelaksanaan dan hasil kegiatan yang berkenaan dengan layanan mahasiswa seperti bimbingan dan konseling, minat dan bakat (ekstra kurikuler), pembinaan soft skills, beasiswa, dan kesehatan, dan dokumentasinya.
c. Kinerja layanan kepada lulusan program studi :
1) Pemberian informasi tentang kesempatan kerja di berbagai instansi pemerintah, swasta kepada mahasiswa/lulusan, dan dokumennya
2) Pembentukan wadah untuk pengumpulan informasi tentang kesempatan kerja dan membantu lulusan memperoleh pekerjaan dan dokumennya
3) Kerjasama dengan pihak yang memerlukan tenaga lulusan ke kampus untuk memberi penjelasan tentang kesempatan kerja, dan dokumennya
4) Dokumen sebagai bukti kegiatan menawarkan kepada pihak-pihak yang dianggap memerlukan tenaga lulusan.
5) Dokumen kerja sama antara program studi/jurusan dengan pihak pengguna lulusan.
d. Evaluasi kinerja lulusan program studi.
1) Dokumen metode, proses dan mekanisme kegiatan evaluasi kinerja lulusan oleh pihak pengguna lulusan.
2) Dokumen tindak lanjut lanjut dari evaluasi kinerja lulusan oleh pihak pengguna lulusan misalnya dalam hal proses pembelajaran, penggalangan dana, informasi pekerjaan, dan membangun jejaring.
3) Dokumen hasil pelacakan evaluasi mengenai jenis kemampuan lulusan seperti integritas etika dan moral, keahlian atau kompetensi, bahasa Inggris, penggunaan teknologi informasi, komunikasi, kerjasama tim, dan pengembangan diri.
4) Dokumen pelacakan waktu tunggu lulusan lima tahun terakhir.
5) Dokumen tentang data lulusan lima tahun terakhir yang bekerja pada bidang sesuai dengan keahliannya.
e. Partisipasi alumni : dokumen program kegiatan alumni selama lima tahun terakhir dan hasilnya untuk mendukung kemajuan program studi misalnya dalam hal sumbangan dana, sumbangan fasilitas, masukan untuk perbaikan proses pembelajaran dan pengembangan jejaring.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan sumber daya manusia meliputi :
a. Dokumen sistem rekrutmen, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan
b. Dokumen sistem monev sumber daya manusia meliputi :
1) Dokumen sistem monitoring, evaluasi, dan rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan.
2) Dokumen jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan.
c. Dokumen yang berkenaan dengan dosen.
1) Dokumen data dosen tetap dan tidak tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang program studi.
2) Dokumen data dosen tetap dan tidak tetap yang bidang keahliannya di luar bidang program studi.
3) Dokumen data beban kerja/aktivitas dosen tetap dalam bidang pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan manajemen (dalam SKS)
4) Dokumen data aktivitas mengajar dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi dalam satu tahun akademik terakhir.
5) Dokumen data aktivitas mengajar dosen tetap yang bidang keahliannya di luar program studi dalam satu tahun akademik terakhir.
6) Dokumen data dosen tidak tetap program studi.
7) Dokumen data aktivitas mengajar dosen tidak tetap pada satu tahun terakhir.
d. Pengembangan sumber daya manasia.
1) Dokumen data kegiatan tenaga ahli/pakar sebagai pembicara dalam seminar, pelatihan, pembicara tamu dari luar.
2) Dokumen data dosen tetap yang melakukan peningkatan kemampuan melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang program studi.
3) Dokumen data kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi dalam seminar, lokakarya, penataran, workshop, yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri.
4) Dokumen data pencapaian prestasi/ reputasi dosen dalam pendidikan, penelitian, dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.
5) Dokumen data keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan atau organisasi profesi.
e. Dokumen data tenaga kependidikan.
1) Dokumen data tenaga kependidikan (pustakawan, laboran/teknisi/analis/ operator/programer, tenaga adminis-trasi, dan lainnya menurut pendidikan terakhir dan unit kerja.
2) Dokumen data peningkatan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik adalah sebagai berikut :
a. Dokumen yang berkenaan dengan kurikulum meliputi dokumen rumusan kurikulum, struktur kurikulum berdasarkan urutan mata kuliah per semester, praktikum/ praktek, rumusan kompetensi utama, kompetensi pendukung lulusan, kompetensi lainnya/pilihan lulusan, deskripsi mata kuliah, silabus dan SAP.
b. Dokumen proses pembelajaran meliputi
1) Dokumen tentang mekanisme monitoring perkuliahan.
2) Dokumen sarana monitoring perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa, dan materi perkuliahan).
3) Dokumen rumusan tentang waktu yang disediakan untuk pelaksanaan real proses belajar mengajar yang diselenggarakan oleh program studi : untuk teori, praktek, praktikum, dan praktek kerja lapangan.
4) Dokumen contoh soal ujian dalam satu tahun terakhir untuk lima mata kuliah keahlian berikut silabusnya.
c. Dokumen yang berkenaan dengan peninjauan kurikulum dalam 5 tahun terakhir : rumusan mekanisme, hasil peninjauan kurikulum.
d. Dokumen bimbingan akademik meliputi :
1) Dokumen daftar dosen pembimbing akademik/wali dan mahasiswa bimbingan.
2) Dokumen sistem (proses) pembim-bingan akademik.
3) Dokumen buku bimbingan.
4) Dokumen evaluasi proses bimbingan dari pembimbing dan mahasiswa.
e. Dokumen karya/tugas akhir mahasiswa meliputi :
1) Dokumen/buku pedoman karya/tugas akhir mahasiswa.
2) Dokumen rumusan sistem pembimbingan karya/tugas akhir mahasiswa
3) Dokumen daftar dosen pembimbing karya/tugas akhir mahasiswa dan mahasiswa bimbingannya
4) Dokumen contoh hasil karya/tugas akhir mahasiswa
f. Kinerja dan dokumen perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan selama tiga tahun terakhir meliputi dokumen upaya perbaikan pembelajaran serta hasil yang telah dilakukan dan dicapai dalam tiga tahun terakhir menyangkut materi, metode pembelajaran, penggunaan teknologi pembelajaran, cara-cara evaluasi, dan sebagainya yang dihasilkan dari raker program studi/kelompok dosen mata kuliah.
g. Peningkatan suasana akademik meliputi
1) dokumen kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik) dan dokumen pendukungnya.
2) Dokumen tentang ketentuan kepemilikan dan penggunaan sarana, prasarana, dan dana untuk interaksi akademik.
3) Dokumen ketentuan program dan kegiatan di dalam dan di luar proses pembelajaran di dalam dan di luar kelas untuk menciptakan suasana akademik yang kondusif misalnya seminar, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama, pengenalan kehidupan kampus, temu dosen-mahasiswa-alumni serta hasil yang diperoleh.
4) Dokumen yang berkenaan dengan interaksi dosen-mahasiswa, antar mahasiswa, antar dosen, dan hasilnya.
h. Pembekalan etika profesi bagi lulusan dan dokumentasinya
i. Budaya keselamatan kerja meliputi
1) Dokumen pedoman sistem keselamatan kerja.
2) Dokumen pelaksanaan sistem keselamatan kerja.
3) Dokumen daftar peralatan dan bahan-bahan yang dipergunakan dalam sistem keselamatan kerja.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan pembiayaan, sarana, prasarana dan sistem informasi adalah :
a. Notulen rapat bukti keterlibatan program studi dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan dana. Dokumen proses perencanaan, penge-lolaan, pelaporan, dan pertanggung-jawaban penggunaan dana kepada pemangku kepentingan.
b. Biaya operasional dalam lima tahun terakhir untuk mendukung kegiatan program akademik (pendidikan, penelitian, dan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat) : Dokumen realisasi perolehan dana yang bersumber dari usaha sendiri, mahasiswa, pemerintah, dan sumber lain selama tiga tahun terakhir.Dokumen realisasi penggunaan dana untuk pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (dana operasional) investasi prasarana, investasi sarana, investasi SDM (dana investasi).Dokumen dana untuk kegiatan penelitian pada tiga tahun terakhir. Dokumen dana yang diperoleh dari/untuk kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat pada tiga tahun terakhir.
c. Prasarana ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik : Dokumen data ruang kerja dosen. okumen data prasarana : kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan. Dokumen data prasarana penunujang : tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik.
d. Akses dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi yang efektif : Dokumen sarana pelaksanaan akademik berupa buku teks, modul praktikum/praktek, karya ilmiah, dan jurnal (termasuk CD-ROM).Dokumen daftar penggunaan sarana untuk proses administrasi, pembelajaran, dan kegiatan tridharma.Dokumen sumber pustaka di lembaga lain yang biasa diakses/dimanfaatkan oleh dosen dan mahasiswa program studi.Dokumen kerjasama dengan lembaga perpustakaan lain.Dokumen peralatan utama labora-torium.
e. Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyeleng-garaan program akademik di program studi. Dokumen tentang sistem informasi dan fasilitas yang dipergunakan program studi untuk proses pembelajaran.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama adalah sebagai berikut:
a. Kinerja Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan tersebut. Dokumen dan rekap penelitian dosen yang dibiayai sendiri, PT, Kopertis, Ditjendikti dan lainnya.Dokumen rekapitulasi judul artikel ilmiah/karya ilmiah/buku yang dihasilkan selama tiga tahun terakhir.Dokumen laporan penelitian.Dokumen majalah ilmiah/jurnal/ majalah/koranDokumen karya dosen dan mahasiswa program studi yang memperoleh pengakuan/ penghargaan wilayah/nasional/interna-sional.
b. Kinerja Kegiatan pelayanan/pengabdian kepa-da masyarakat oleh dosen dan maha-siswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (ker-jasama, karya, penelitian, dan peman-faatan jasa/produk kepakaran). Dokumen kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat sesuai bidang keilmuan program studi selama tiga tahun terakhir, yang dibiayai sendiri oleh dosen, PT, kantor Kopertis, Ditjendikti, dan sumber lain.Dokumen keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.
c. Kinerja Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyeleng-garaan dan pengem-bangan program studi. Dokumen daftar instansi dalam negeri yang menjalin kerjasama yang terkait dengan program studi dalam tiga tahun terakhir beserta dokumen pendukungnya.Dokumen daftar instansi luar negeri yang menjalin kerjasama yang terkait dengan program studi dalam tiga tahun terakhir beserta dokumen pendukungnya.
5. Kinerja dan Dokumen Kinerja Unit Pengelola Program studi
Unit pengelola program studi diploma dapat berbentuk jurusan, fakultas, akademi atau politeknik tergantung program studi diploma itu berada di perguruan tinggi yang berbentuk universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik atau akademi. Dalam proses akreditasi terdapat borang yang harus diisi oleh unit pengelola program studi.
Pada daftar lampiran Buku IIIB tentang”Borang Unit Pengelola Program Studi” diuraikan berbagai dokumen atau arsip yang harus disediakan unit pengelola program studi diploma yang terdiri dari : fotokopi SK pendirian unit pengelola program studi diploma; dokumen renstra dan renop unit pengelola program studi diploma; dokumen SOP yang terkait dengan tata pamong; dokumen tentang sistem penjaminan mutu di tingkat unit pengelola program studi; dokumen sistem penerimaan mahasiswa baru yang mencakup : kebijakan penerimaan mahasiswa baru, kriteria penerimaan mahasiswa baru, prosedur penerimaan mahasiswa, instrumen penerimaan mahasiswa baru, dan sistem pengambilan keputusan; dokumen yang terkait dengan perhitungan masa studi dan IPK lulusan; dokumen yang terkait dengan penyusunan dan pengembangan kurikulum; laporan keuangan unit pengelola program studi diploma dalam tiga tahun terakhir; daftar software dan petunjuk penggunaan SIM; hasil penelitian/laporan penelitian; hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat; dokumen pendukung kegiatan kerjasama unit pengelola program studi diploma dengan instansi dalam negeri; dokumen pendukung kegiatan kerjasama unit pengelola program studi diploma dengan instansi luar negeri.
Dari buku IIIB tentang ”Borang Unit Pengelola Program Studi” perkiraan secara lengkap kinerja dan dokumen yang harus diperhatikan, dilakukan atau disediakan oleh unit pengelola program studi untuk pengisian borang ataupun untuk keperluan verifikasi adalah sebagai berikut. Perkiraan kinerja dan dokumen yang dimaksud meliputi tujuh klasifikasi unsur penilaian yang dapat diuraikan sebagai berikut.
Kinerja dan dokumen visi, misi, tujuan dan strategi pencapaiannya terdiri dari :
a. Dokumen visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian.
b. Dokumen sosialisasi visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian.
c. Pemahaman dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan tentang visi, misi dan tujuan unit pengelola program studi diploma.
Kinerja dan dokumen tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu meliputi :
a. Kinerja dan dokumen sistem tatapamong di unit pengelola program studi diploma khususnya mekanisme pemilihan pemimpin.
b. Kinerja dan dokumen struktur organisasi unit pengelola program studi diploma, uraian tugas, dan fungsi setiap unit kerja.
c. Kinerja dan dokumen kepemimpinan mencakup :
1) Kemampuan pimpinan mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama.
2) Kemampuan pimpinan membuat keputusan yang tepat dan cepat.
3) Kemampuan memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasikan visi yang realistis dan kredibel.
4) Kemampuan mengkomunikasikan visi, misi dan tujuan.Kemampuan menstimulasi semua unsur program studi untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan.
5) Kemampuan memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur perguruan tinggi.Kemampuan menjabarkann visi dan misi ke dalam kegiataan operasional program studi.
6) Pemahaman pimpinan tentang tatakerja antar unit dalam organisasi perguruan tinggi.
7) Kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik.
d. Kinerja dan dokumen sistem pengelolaan unit pengelola program studi yaitu dokumen sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi seperti dokumen perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi, dan penganggaran, serta dokumen renstra dan renop.
e. Kinerja dan dokumen sistem penjaminan mutu unit pengelola program studi diploma termasuk rumusan standar mutu, dan dokumen laporan pelaksanaan penjaminan mutu program studi.
Kinerja dan dokumen yang berkenaan mahasiswa dan lulusan tingkat unit pengelola program studi meliputi :
a. Kinerja dan dokumen istem rekrutmen mahasiswa baru terdiri dari :
1) Dokumen kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru, kriteria seleksi mahasiswa baru, sistem pengambilan keputusan, dan prosedur penerimaan mahasiswa baru.
2) Dokumen laporan pelaksanaan kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru yang berkenaan dengan pemenuhan kriteria seleksi, jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung, dan proporsi yang diterima terhadap yang registrasi.
3) Dokumen data mahasiswa baru reguler, mahasiswa baru transfer, dan total mahasiswa reguler masing-masing program studi pada lima tahun terakhir.
4) Dokumen pedoman penerimaan mahasiswa transfer, alasan, kriteria, dan proses pelaksanaan.
b. Dokumen lulusan yang terdiri dari :
1) Dokumen daftar mahasiswa yang lulus setiap program studi/semester/ tahun akademik.
2) Dokumen data masa studi dan rata-rata IPK lulusan mahasiswa reguler.
3) Dokumen kebijakan tentang masa studi dan IPK kelulusan yang berkenaan dengan aspek kewajaran, upaya pengembangan dan peningkatan mutu.
Perkiraan kinerja dan dokumen kinerja sumber daya manusia meliputi unsur dosen dan tenaga kependidikan, yaitu :
a. Kinerja dan dokumen yang berkenaan dengan dosen terdiri dari :
1) Dokumen kebijakan tentang dosen yang diangkat dan ditempatkan sebagai tenaga tetap perguruan tinggi.
2) Dokumen data jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi berdasarkan jabatan fungnsional dan pendidikan tertinggi.
3) Dokumen data jumlah dosen yang melakukan pengembangan studi lanjut.
4) Dokumen kebijakan tentang kecukupan, kualifikasi, dan pengembangan karir dosen tetap.
b. Dokumen tenaga kependidikan terdiri dari dokumen data jumlah tenaga kependidikan : pustakawan, laboran, teknisi, operator, programer, tenaga administrasi, dan lainnya menurut tingkat pendidikan terakhir.
Perkiraan kinerja dan dokumen kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik tingkat unit pengelola program studi terdiri dari :
a. Dokumen yang berkenaan dengan kurikulum yaitu dokumen yang berkenaan dengan peran unit pengelola program studi diploma dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum untuk program studi.
b. Dokumen pembelajaran yaitu dokumen yang berkenaan dengan peran unit pengelola program studi dalam memonitor dan mengevaluasi pembelajaran.
c. Dokumen berkenaan dengan suasana akademik yaitu dokumen dari unit pengelola program studi tentang kebijakan suasana akademik, penyediaan prasarana dan sarana, dukungan dana, dan kegiatan akademik di luar kelas.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang berkenaan dengan pembiayaan, sarana, prasarana, dan sistem informasi di tingkat unit pengelola program studi terdiri dari :
a. Dokumen pembiayaan yang mencakup dokumen jumlah dana, jenis dana dan sumber dana selama tiga tahun terakhir; dokumen penggunaan dana untuk operasional dan investasi; dokumen penggunaan dana untuk penyelenggaraan kegiatan tridharma per program studi; dokumen kebijakan jumlah dana, jenis dana, sumber dana, penggunaan dana, kecukupan dan upaya pengembangannya untuk unit pengelola program studi dan untuk kegiatan tridharma program studi.
b. Dokumen sarana meliputi dokumen kebijakan unit pengelola program studi tentang sarana untuk penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi berkenaan dengan kecukupan, ketersediaan, akses, kewajaran, rencana pengembangan dalam lima tahun; dokumen data sarana yang ada pada semua program studi; dokumen data sarana tambahan untuk peningkatan mutu penyelenggaraan program tridharma semua program studi dalam tiga tahun terakhir; dokumen rencana investasi untuk sarana dalam lima tahun mendatang.
c. Dokumen prasarana meliputi dokumen daftar prasarana yang dimiliki dan digunakan untuk program studi; dokumen kebijakan unit pengelola program studi tentang prasarana mencakup aspek kecukupan, kewajaran, rencana pengembangan dalam lima tahun mendatang; dokumen data penambahan prasarana untuk semua program studi yang dikelola dalam tiga tahun terakhir; dokumen rencana investasi untuk prasarana dalam lima tahun mendatang.
d. Dokumen sistem informasi mencakup pedoman sistem informasi manajemen dan fasilitas ICT yang digunakan untuk proses pembelajaran termasuk e-learning, penyelenggaraan adminis-trasi, dan pemanfaatannya dalam pro-ses pengambilan keputusan dalam pe-ngembangan institusi; kinerja pengelolaan data untuk keperluan mahasiswa, jadwal mata kuliah, nilai mata kuliah, transkrip akademik, lulusan, dosen, pegawai, keuangan, inventaris, pembayaran SPP, perpustakaan, dll secara manual, dengan komputer tanpa jaringan, dengan komputer melalui jaringan lokal, atau dengan komputer melalui jaringan luas; kinerja penyebaran informasi dan kebijakan untuk dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan melalui rapat, pertemuan, surat, faksimili, telepon, sms, e-mail, mailing list, bulletin dsb.; dokumen rencana pengembangan sistem informasi jangka panjang dan upaya pencapaiannya.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang berkenaan dengan penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama tingkat unit pengelola program studi terdiri dari :
a. Kinerja dan dokumen penelitian yaitu dokumen kebijakan tentang penelitian sebagai salah satu unsur tridharma perguruan tinggi, dan kaitannya dengan visi, misi, kecukupan, kewajaran, dan upaya pengembangan dan peningkatan mutu; dokumen jumlah dan dana penelitian yang dilakukan oleh dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir, dan kinerja penelitian dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir.
b. Dokumen kinerja pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat yaitu dokumen kebijakan tentang pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat sebagai salah satu unsur tridharma perguruan tinggi, dan kaitannya dengan visi, misi, kecukupan, kewajaran, dan upaya pengembangan dan peningkatan mutu; dokumen jumlah dan dana pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir; dan kinerja pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir.
c. Dokumen kinerja kerjasama dengan instansi lain terdiri dari dokumen kebijakan tentang kerjasama dengan instansi lain dalam dan luar negeri; dokumen kerjasama dengan instansi dalam dan luar negeri; dan kinerja kerjasama dengan instansi dalam dan luar negeri.
6. Manajemen Kinerja dan Dokumentasi Akreditasi
Berdasarkan asumsi bahwa unsur-unsur penilaian akreditasi yang berkenaan dengan kinerja dan dokumennya yang bersifat lengkap dan menyeluruh yang menggambarkan kualitas manajerial dan operasional perguruan tinggi, maka setiap pimpinan perguruan tinggi beserta seluruh jajaran pejabat dan pegawainya baik dosen maupun tenaga kependidikannya, harus/seharusnya menjadikan semua unsur penilaian akreditasi ini menjadi fokus perhatian praktik manajerialnya. Dengan demikian, berarti fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan (Handoko, 1986 : 26) diarahkan kepada peningkatan kinerja yang menyangkut ketujuh klasifikasi unsur-unsur penilaian akreditasi program studi beserta dokumennya, baik yang menjadi tanggungjawab program studi maupun unit pengelola program studi beserta unit kerja pendukungnya seperti pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan, bagian administrasi umum termasuk sumber daya manusia atau kepegawaian, keuangan, sarana prasarana, dan sistem informasi.
Sesuai dengan deskripsi dan penjelasan kinerja yang harus dibuat oleh tim pengisi borang program studi dan tim pengisi borang unit pengelola program studi, beserta dokumen/arsip sebagai bukti kinerjanya, maka kedua tim manajemen dari dua tingkatan manajerial yakni pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi dalam praktik manajemen haruslah berusaha bekerja dengan prinsip sinergi, yaitu bekerjasama untuk mencapai hasil kerja yang optimal, lebih daripada pencapaian hasil kerja apabila hanya diupayakan oleh satu pihak saja.
Unit pengelola program studi dan program studi harus berkoordinasi dalam menggerakkan setiap unit kerja, dosen, dan tenaga kependidikan yang terlibat dalam pelaksanaan sistem kerja di lingkungan perguruan tingginya. Semua pimpinan, pejabat, dosen, dan tenaga kependidikan yang bertanggungjawab dan terlibat terhadap perumusan kebijakan, pelaksanaan kerja, pencatatan atau perekaman segala peristiwa atau kejadian berkenaan dengan visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian; tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu; kemahasiswaan dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik; pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi; serta penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama; harus menunjukkan komitmennya secara optimal. Rasa tanggungjawab yang besar dari semua unsur pimpinan, pejabat, dosen, dan tenaga kependidikan di tingkat program studi dan unit pengelola program studi terhadap ketujuh kelompok unsur tersebut akan membuahkan kinerja yang besar pula.
Dilihat dari periode waktu, kinerja dan dokumen yang harus disiapkan dari ketujuh unsur penilaian tersebut adalah 1-7 tahun. Ini berarti perguruan tinggi harus memperhatikan intensitas manajemen dan operasional yang optimal secara berkelanjutan, untuk memelihara dan meningkatkan kinerja dan dokumen dari tujuh obyek penilaian tersebut selama 7 tahun berturut-turut. Ini dimaksudkan untuk mengoptimalkan praktik manajemen perguruan tinggi, agar optimal pula nilai peringkat akreditasi program studi yang dikelolanya.
D. Kesimpulan
Terdapat 7 (tujuh) kelompok unsur yang menjadi sasaran penilaian dalam proses akreditasi program diploma. Ketujuh kelompok unsur yang dimaksud yaitu visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian; tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu; mahasiswa dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik; pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi; penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Nilai peringkat hasil proses akreditasi tergantung pada tingkat kinerja dan keberadaan dokumen-dokumen terkait dengan ketujuh unsur tersebut. Manajemen perguruan tinggi dapat menjadikan unsur-unsur kinerja dan dokumentasinya sebagai sasaran fungsionalnya. Untuk mencapai peringkat nilai tertinggi yang diinginkan, seluruh manajemen perguruan tinggi dapat melakukan pengelolaan terhadap ketujuh unsur sasaran proses penilaian akreditasi tersebut secara intensif dan optimal sejak dini. Pimpinan perguruan tinggi atau unit pengelola program studi diploma, pengurus program studi, para pejabat, dosen dan tenaga kependidikan secara berkelanjutan harus terus menerus memfokuskan diri dalam mengelola kinerja dan dokumen pendukung ketujuh unsur sasaran penilaian akreditasi untuk mencapai peringkat tertinggi bagi proses akreditasi program diploma yang menjadi tanggungjawabnya.
DAFTAR PUSTAKA
BAN-PT, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku I Naskah Akademik, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
----------, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Diploma, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
----------, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku IIIA Borang Program Studi, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
----------, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku IIIB Borang Unit Pengelola Program Studi, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
Bernardin, John H., Joyce EA Russel, Human Resources Management, An experiential Approach, Secon Edition, Irwin McGraw Hill Co., 1998
Byars, Lloyd, Leslie W. Rue, Personnel Management : Concepts and Applications, WB Saunders Co., Philadelphia, 1979
Cascio, Wayne F., Managing Human Resources, Productivity, Quality of Work Life, Profits, Second Edition, McGraw Hill Book Co., 1989
Handoko, Hani T., Manajemen, Edisi II, BPFE dan LMP2M AMP YKPN, Yogyakarta, 1986
Suraja, Yohannes, “Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009” dalam Caritas Pro Serviam, Jurnal Ilmiah Sosial, ASMI Santa Maria Yogyakarta, ISSN : 1410 4547
Tim Pustaka Phoenix, Kamus Besar Bahasa Indonesia, edisi baru, Jakarta, 2009
Tidak ada komentar:
Posting Komentar