Yohannes Suraja
ABSTRACT
Financial document is a kind of firm’s record which has to be made and stored effectively and efficiently. It is important to assure the interest of the stakeholders i.e. owners, managers, lenders, employees, governmet etc. This paper is made by learning any books and state rules of law those are Undang-undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, and Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. From these sources, it can be stated that the firm document or record management would be effective and efficient if manager, documentalist or archievist and other officers have professional competences to accomplish their tasks. Many kinds of supplies and requirements those are enough or sufficient and in good conditions will give significant contribution to achieve the optimal effectiveness and efficiency of document or record management.
Key words : effectiveness and efficiency of firm document management, human resouces of
record unit, office supplies and requirements.
A. Pendahuluan
Dokumen perusahaan merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Banyak macam dokumen perusahaan seperti dokumen pendirian, dokumen produksi, dokumen pemasaran, dokumen utang-piutang, dokumen kerjasama, dokumen kepegawaian, dokumen barang, dokumen keuangan, dan dokumen lainnya. Perihal dokumen perusahaan telah diatur dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997.
Di dalam UU tentang dokumen perusahaan tersebut dinyatakan bahwa setiap perusahaan harus/wajib membuat dan menyimpan setiap jenis dokumen untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.
Salah satu jenis dokumen perusahaan yang wajib dibuat dan disimpan adalah dokumen keuangan. Penulis merasa tertarik untuk menulis mengenai pengelolaan dokumen keuangan perusahaan menurut UU Nomor 8 Tahun 1997, karena penulis menangkap dan berkesan bahwa di dalam Undang-undang ini, dokumen keuangan perusahaan disebut secara khusus, dan dengan demikian mendapat penekanan utama dan diuraikan secara detail (rinci), sedangkan dokumen lainnya hanya disebut sebagai ”dokumen lainnya” dan tidak diuraikan terperinci. Uraian khusus dokumen keuangan antara lain terdapat pada Pasal 3, Pasal 5, Pasal 6, Pasal 7, Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10, Pasal 11 ayat (1) dan ayat (2), Pasal 19 ayat (1) dan ayat (2), beserta penjelasannya.
Meskipun uraian tentang pengelolaan dokumen keuangan perusahaan ini terutama didasarkan pada Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 dan Peraturan pemerintah yang terkait, namun penjelasan tentang dokumen perusahaan ini juga didasarkan pada beberapa sumber pustaka yakni buku-buku terutama buku-buku tentang dokumentasi dan kearsipan, termasuk Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Deskripsi dan penjelasan ini tidak menjadi masalah, karena pengertian dokumen dan arsip pada dasarnya sama. Trimo (1987 : 7) menyatakan bahwa dokumentasi berasal dari kata dokumen yang dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record ataupun recorded material. Sedangkan record diterjemahkan dalam bahasa Indonesia juga sebagai warkat, catatan, rekaman (Suraja, 2006 : 32). Basuki (2003 : 14) menyatakan “sebuah dokumen dapat berupa arsip dinamis maupun arsip statis”. Dan ”arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
B. Permasalahan
Dalam tulisan berikut akan diterangkan dan dijelaskan mengapa dokumen keuangan disebut dan diurai secara khusus dan detail? Bagaimana Pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dilakukan? Faktor-faktor apa yang harus dipertimbangkan dan diperhatikan agar Pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dapat efektif dan efisien?
C. Pembahasan
1. Macam-macam Dokumen Keuangan Perusahaan
Dalam UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perorangan maupun badan usaha yang berbentuk hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Setiap perusahaan diwajibkan membuat dan menyimpan setiap jenis dokumen untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum. Ini adalah segi kepentingan nilai-guna hukum (legal value) dari dokumen perusahaan.
Seperti telah dipaparkan di atas, di dalam UU Nomor 8 tahun 1997 tersebut tersurat secara khusus dan detail tentang dokumen keuangan perusahaan. Ini menunjukkan adanya anggapan dan pandangan di kalangan Pemerintah atau Presiden dan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia betapa pentingnya dokumen keuangan setiap perusahaan. Dan dengan demikian diharapkan tidak ada kejadian ataupun transaksi keuangan perusahaan yang tidak didokumentasikan, dan dokumen keuangan yang sudah dibuat harus disimpan dalam jangka waktu tertentu menurut ketentuan.
Dokumen keuangan perusahaan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 3). Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan. Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal. Sedangkan data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan. Data pendukung administrasi keuangan terdiri dari data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan, dan data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
Neraca tahunan adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan.
Rekening adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.
Jurnal transaksi harian adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.
Tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan adalah tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal transaksi harian.
Warkat adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit.
Perubahan kekayaan, utang, dan modal adalah bertambah dan atau berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang dan modal.
2. Alasan Besarnya Perhatian pada Dokumen Keuangan Perusahaan
Ada beberapa alasan yang dapat diidentifikasi berkenaan dengan besarnya perhatian pada dokumen keuangan perusahaan sehingga disebut dan diurai secara khusus dan detail dalam UU tentang Dokumen Perusahaan. Alasan pertama terkait dengan kesadaran perlunya perlindungan kepentingan dan jaminan kepastian hukum para pihak dalam suatu hubungan hukum. Pihak-pihak seperti pengusaha, pemerintah, dan masyarakat dapat memiliki kepentingan-kepentingan tertentu dengan perusahaan. Kepentingan yang berkenaan dengan perihal keuangan perusahaan misalnya keamanan dan kepastian pemegang saham, pembagian laba atau keuntungan perusahaan bagi perusahaan, pengurus perusahaan, dan pemegang saham, kepentingan laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan, dan kepentingan pajak yang harus disetor kepada negara yang semuanya bermuara kepada demi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraaan rakyat, atau untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran rakyat yang bersendikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia, yang merupakan bagian integral cita-cita kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Alasan kedua, dapat dilihat pada penjelasan UU tersebut yang menguraikan bahwa pembentukan peraturan mengenai dokumen perusahaan ini merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang ekonomi sebagai upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien. Jadi pengaturan dokumen keuangan perusahaan merupakan bentuk dari pembangunan hukum di bidang ekonomi yang harus diperhatikan dan dilaksanakan oleh perusahaan c.q. pengelola perusahaan.
Alasan ketiga dari pandangan praktik manajemen keuangan dan akuntansi, dapat dikatakan bahwa perhatian besar pada dokumen keuangan perusahaan dilakukan karena dokumen keuangan adalah sebagai alat pertanggungjawaban apa yang telah terjadi di masa lalu, alat menentukan posisi keuangan perusahaan saat ini, alat melakukan audit terhadap laporan keuangan untuk menguji akurasinya, dan sarana pembuatan keputusan yang lebih memfokus pandangan masa depan (bandingkan dengan Atmaja, 1994 : 1).
3. Kegiatan Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan
Kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan Pengelolaan atau pengaturan dokumen perusahaan khususnya dokumen keuangan yaitu pembuatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen.
a. Pembuatan Catatan Keuangan
Di dalam UU Nomor 7 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dikatakan bahwa setiap perusahaan wajib membuat catatan keuangan agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungai baik kepentingan perusahaan, Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga (Pasal 8 dan Penjelasannya).
Setiap perusahaan wajib membuat catatan yang terdiri neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 5). Catatan tersebut wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia, atau dalam bahasa asing dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan. Kalau catatan tidak dibuat dengan ketentuan ini, perusahaan yang bersangkutan dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan (Pasal 8 dan Penjelasannya).
Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan. Apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahuanan atau perhitungan laba rugi tahunan. Yang dimaksud dengan pimpinan perusahaan adalah seseorang yang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Yang dimaksud pejabat yang ditunjuk adalah seseorang yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan dibuat paling lambat 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan (Pasal 9 dan Penjelasannya)..
Catatan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, dibuat di atas kertas. Apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan. Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya. Sarana lain yang dimaksud adalah alat bantu untuk memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan pita magnetic atau disket (Pasal 10 ayat (1) dan Penjelasannya).
Tujuan kewajiban perusahaan membuat catatan adalah agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga. Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan.
b. Penyimpanan Dokumen
Catatan yang terdiri neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan; bukti pembukuan yang terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal; dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan wajib disimpan 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan (Pasal 11 dan Penjelasannya).
Data pendukung administrasi keuangan yang terdiri dari data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.Dokumen lainnya yang terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Yang dimaksud nilai guna dokumen adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan. Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 tahun atau lebih dari 10 tahun. Jangka waktu penyimpanan disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan. Kewajiban penyimpanan ini tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya. Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan (Pasal 11 dan Penjelasannya).
c. Pengalihan Bentuk Dokumen dan Legalisasi
Tentang pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi ini di atur dalam UU No. 8 Tahun 1997 Pasal 12 dan Penjelasannya serta Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 tahun 1999.
1) Pengalihan Bentuk Dokumen
Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya. Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan. Mikrofilm adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil. Sedangkan yang dimaksud media lainnya adalah alat penyimpanan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan misalnya Compact Disk Read Only Memory (CD ROM) dan Write Once Read Many (WORM).
Dokumen perusahaan yang sejak semula dibuat atau diterima dalam sarana bukan kertas misanya rekening, jurnal transaksi harian, nota kredit, dan nota debet yang diproses secara komputerisasi dan hasilnya disimpan dalam bentuk disket, harddisk atau sarana lainnya, dapat langsung dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya tanpa perlu dibuatkan hasil cetakannya (hard copy). Dalam mengalihkan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu atau masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan misalnya perjanjian kredit jangka panjang yang lebih 10 tahun, atau dokumen yang masih diperlukan dalam penyelesaian sengketa, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. Jadi pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggungjawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Tata Cara Pengalihan
Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan. Persiapan dan penelitian dari berbagai aspek sebelum melakukan pengalihan meliputi :
(a) aspek ekonomi, misalnya penentuan jenis dokumen-dokumen yang perlu dialihkan dengan mempertimbangkan factor biaya dan efisiensi, proses pengalihan akan dilakukan sendiri atau menggunakan jasa perusahaan lain;
(b) aspek teknis, misalnya pemilihan pertelaan yang digunakan untuk mengalihkan, jenis microfilm atau media lainnya yang akan dipakai;
(c) aspek administratif, misalnya perlu dibentuk suatu organisasi tersendiri atau tidak, pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pengalihan, penyusunan mekanisme kerja pengalihan dokumen.
Dengan demikian pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggungjawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan, dan bertanggungjawab dalam proses pengalihan dokumen perusahaan.
Keputusan mengenai pengalihan dokumen perusahaan hanya dapat dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.
Dalam dokumen perusahaan yang dibuat perusahaan berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laga rugi, pengalihan hanya dapat dilakukan setelah dokumen perusahaan tersebut dibuat di atas kertas dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
Pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan terhadap satu set dokumen tertentu atau sekumpulan dokumen baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis. Untuk efisiensi, pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan pada sekelompok dokumen perusahaan yang sejenis maupun tidak sejenis, sepanjang perusahaan yang bersangkutan dapat memastikan bahwa pencarian kembali dokumen tertentu dalam microfilm atau media lainnya dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan pembuatan indeks dokumen perusahaan yang dialihkan.
Yang dimaksud dengan satu set dokumen tertentu misalnya dokumen perusahaan yang menyangkut satu kegiatan tertentu dari awal sampai selesainya kegiatan tersebut. Yang dimaksud dengan sekumpulan dokumen sejenis misalnya dokumen yang memuat masalah atau materi yang sama.Yang dimaksud sekumpulan dokumen yang tidak sejenis misalnya dokumen yang didasarkan pada waktu pembuatan atau diterima.
Pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar :
(a) dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam microfilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
(b) microfilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
(c) dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.
Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya.
Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen wajib memenuhi syarat sebagai berikut : (a) berbadan hukum, dan (b) memperoleh izin usaha.
2) Legalisasi Pengalihan Dokumen
Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya termasuk pengalihan ulang (baik dari naskah asli maupun dari hasil pengalihan yang telah dilakukan) wajib dilegalisasi. Yang dimaksud dengan naskah asli adalah dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan sebagaimana adanya pada saat dibuat atau diterima. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam microfilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikro film atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya. Legalisasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. Berita acara sekurang-kurangnya memuat :
(a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
(b) keterangan tentang jenis dokumen yang dialihkan;
(c) keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam microfilm atau media lainnya telah dilakukann sesuai dengan aslinya; dan
(d) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Berita acara pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam microfilm atau media lainnya, dibuat rangkat 3 dan dilampiri daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dengan ketentuan :
(a) lembar pertama untuk pimpinan perusahaan
(b) lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
(c) lembar ketiga untuk unit kearsipan.
Berita acara dan daftar pertelaan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya.
Dalam hal pengalihan dokumen perusahaan dilaksanakan oleh perusahaan lain maka pembuatan berita acara tetap menjadi tanggungjawab pimpinan perusahaan yang bersangkutan.
Dalam 1 mikrofilm atau media lainnya dapat memuat beberapa proses pengalihan dokumen perusahaan yang masing-masing dibuatkan berita acaranya.
Pembuatan berita acara pengalihan dokumen perusahaan, yang sejak semula dibuat atau diterima dalam sarana lainnya, dapat dilakukan secara elektronis dengan tetap mendasarkan pada ketentuan tersebut di atas. Pembuatan berita acara yang dilakukan secara elektronis adalah isi berita acara dan daftar pertelaan sudah terekam dalam microfilm atau media lainnya. Tanda tangan pejabat dalam berita acara berupa rekaman tanda tangan pejabat pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan. Dengan demikian berita acara tersebut dapat tidak atau dibuat dalam sarana kertas.
Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam microfilm atau media lainnya dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara, dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam microfilm atau media lainnya. Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.
d. Pemindahan Dokumen
Perilah pemindahan dokumen perusahaan diatur pada Pasal 17 UU No. 8 Tahun 1997 dan Penjelasannya Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Unit pengolahan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Unit kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.
Penentuan tatacara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Dalam tatacara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
1) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemindahan.
2) Keterangan tentang pelaksanaan pemindahan, dan
3) Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima pemindahan.
e. Penyerahan Dokumen
Tentang penyerahan dokumen perusahaan ini diatur pada pasal 18 UU No. 8 Tahun 1997 dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999. Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut ke Arsip nasional. Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan (yaitu kegiatan memilah, mengeluarkan dan menyisihkan dokumen perusahaan yang telah berakhir fungsinya) dan penilaian (yaitu kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna dokumen) terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan :
1) dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional, dan
2) dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.
Dalam pelaksanaan penilaian, pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan.
Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan, dan telah melampauai jangka waktu wajib simpan, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Apabila ketentuan ini tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan merupakan dokumen perusahaan yang mempunyai nilai histories yang penggunaannya berkaitan dengan :
1) kegiatan pemerintahan,
2) kegiatan pembangunan nasional, atau
3) kehidupan kebangsaan.
Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang-kurangnya 1 kali dalam waktu 10 tahun. Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap. Dalam hal perusahaan dinyatakan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan dilakukan setelah pemberesan selesai dilaksanakan.
Tatacara Penyerahan
Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional. Kemudian Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 hari sejak tanggal diterimanya surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan :
1) waktu penerimaan
2) tempat penerimaan,
3) pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen, dan
4) rincian dokumen yang dapat diterima.
Apabila setelah lewat jangka waktu 60 hari Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan dokumen perusahaan.
Penyerahan dokumen dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
1) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya penyerahan;
2) keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
3) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan. Daftar pertelaan adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.
Berita acara penyerahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 2 dengan ketentuan :
1) lembar pertama untuk pimpinan perusahaan, dan
2) lembar kedua untuk Kepala Arsip Nasional.
Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa dokumen perusahaan yang diserahkan kepada Arsip nasional bukan merupakan dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai UU Nomor 8 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali dokumen tersebut kepada perusahaan untuk dimusnahkan.
f. Pemusnahan Dokumen
Perihal pemusnahan dokumen perusahaan ini diatur pada pasal 19, 20, 21, dan 22 UU No. 8 Tahun 1997 dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999. Setiap perusahaan dapat melakukan pemusnahan dokumen perusahaan yang :
1) telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi;
2) tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan;
3) tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
4) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
5) tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses.
Dalam hal dokumen perusahaan telah dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya dokumen tersebut dapat segera dimusnahkan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, data pendukung administrasi keuangan dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan berdasarkan jadwal retensi. Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
Pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal :
1) pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan, atau
2) pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikro film atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikro film atau media lainnya.
Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah atau dengan cara lain sehingga sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
1) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan;
2) keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
3) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 3 dengan ketentuan :
1) lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
2) lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
3) lembar ketiga untuk unit kearsipan.
Pada setiap lembar berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang dimusnahkan.Pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan wajib disaksikan oleh 2 orang pejabat dari perusahaan yang bersangkutan.
4. Faktor-faktor yang Berkaitan dengan Keefektifan dan Efisiensi Pengelolaan Dokumen Keuangan Perusahaan
Riggs (1988 : 420) mengingatkan bahwa dokumentasi hanya merupakan sebagian, walaupun penting, dari suatu proses yang lebih besar. Kepentingan dokumen perusahaan akan dirasa semakin penting apabila seluruh bentuk kegiatan pengelolaan dokumen yaitu pembuatan catatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen dilakukan dengan penuh kesadaran dan kesungguhan serta memberikan sumbangan besar bagi semua unsur yang berkepentingan dalam aktivitas manajerial, operasional dan pengembangan perusahaan. Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 memberikan arahan agar tata cara pembuatan dan penyimpanan arsip yang sebelumnya menimbulkan beban ekonomis dan administrative yang memberatkan perusahaan, kemudian dapat dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administrative yang memberatkan sehingga dapat membantu menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien (konsideran b,d, e). Misi UU tersebut adalah menjadikan keefektifan dan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan diupayakan oleh setiap perusahaan. Dari sudut pandang UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dapat dikatakan bahwa keefektifan pengelolaan dokumen perusahaan berkenaan dengan : terjaminnya ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; optimalisasi pemanfaatan arsip; terjaminnya pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; terjaminnya keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; terjaminnya keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan meningkatnya kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya (bandingkan dengan Pasal 3 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan dokumen atau arsip yang efektif terjadi bilamana tujuan tersebut dapat direalisasikan. Sedangkan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan berkenaan dengan besar-kecilnya korban usaha atau biaya yang berkenaan dengan penggunaan pikiran, tenaga, uang, barang, waktu, dan ruang (gedung) untuk melaksanakan berbagai kegiatan pengelolaan dokumen atau arsip untuk mencapai hasil atau tujuan yang diharapkan. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan dokumen atau arsip dikatakan efisien bila korban usaha atau biaya dari berbagai unsur yang dibutuhkan untuk mencapai hasil atau tujuan tersebut relatif kecil (sedikit tetapi cukup untuk melaksanakan kegiatan).
Keefektifan dan efisiensi Pengelolaan dokumen perusahaan ditentukan oleh factor-faktor : sumber daya manusia yang mengurusi dokumen perusahaan dan sarana prasarana yang digunakan dalam Pengelolaan dokumen.
a. Faktor Sumber Daya Manusia
Dokumentasi ataupun kearsipan merupakan suatu profesi yaitu bidang khusus dan tersendiri, umumnya memerlukan pendidikan tinggi dan menawarkan karir seumur bagi yang menekuninya (Henry, 1988, 301). Sumber daya manusia yang mengurusi dokumen perusahaan terdiri dari : pimpinan unit, dokumentalis/arsiparis dan tenaga kerja lainnya. Menurut pasal 29 UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pimpinan unit kearsipan haruslah seorang yang professional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Kompetensi adalah kemampuan yang dapat berupa pengetahuan, keterampilan, nilai hidup, pola berpikir dan bertindak yang telah menjadi bagian hidup (Suparno, 2002 : 59). Kompetensi pimpinan unit kearsipan meliputi pengetahuan tentang dokumentasi, kearsipan, administrasi dan manajemen; keterampilan menjalankan fungsi-fungsi manajemen dan peran manajerial di bidang kerja dokumentasi dan kearsipan; memiliki keyakinan dan ketakwaan dalam perilaku sehari-hari sesuai dengan agamanya, memiliki nilai dasar humaniora untuk menerapkan kebersamaam dalam kehidupan, aktif, demokratis, terbuka dan berwawasan luas. Sedangkan pada pasal 30 ayat 1 dan 2 tersurat bahwa arsiparis dan sumber daya manusia manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan harus dibina dan dikembangkan melalui upaya pengadaan, pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
Keprofesionalan dan kompetensi yang dimiliki pimpinan unit kearsipan perusahaan, dan juga dipunyai oleh arsiparis dan pegawai yang ikut bertanggungjawab terhadap pengelolaan dokumen keuangan perusahaan dan dokumen lainnya memungkinkan terciptanya keefektifan dan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan.
b. Faktor Sarana Prasarana
Untuk mengurus dokumen secara efektif dan efisien, setiap perusahaan harus menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan menyangkut kualitas dan spesifikasi, yang macam dan jumlahnya dapat dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (Pasal 31 dan 32 UU No. 43 Tahun 2009). Perusahaan harus mengusahakan sarana prasarana pengelolaan dokumen yang lengkap macamnya, mencukupi jumlahnya, baik kondisinya, dan mengikuti perkembangan teknologi untuk melakukan pembuatan catatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen guna mendukung terciptanya keefektifan dan efisiensi pengelolaan dokumen yang seoptimal mungkin.
D. Kesimpulan
Dokumen keuangan perusahaan memiliki nilai guna penting bagi berbagai pihak yang terkait dengan keberadaan dan perkembangan perusahaan seperti pemilik usaha ataupun pemegang saham, pengurus perusahaan, pemerintah, bahkan masyarakat (rakyat) karena dampak hidup dan perkembangan perusahaan akan dirasakan oleh semua pihak tersebut. Oleh karena itu semua bentuk kegiatan pengelolaan dokumen harus dilakukan dengan jelas, penuh kesadaran, tidak sekedar dipandang sebagai rutinitas tetapi penuh kesungguhan. Keefektifan dan efisiensi yang optimal dari pengelolaan dokumen keuangan perusahaan harus menjadi kiblat setiap pimpinan, arsiparis atau dokumentalis dalam melaksanakan tugasnya. Profesionalitas dan kompetensi mereka dalam bekerja, dan sarana prasarana yang disediakan oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pengelolaan dokumen akan menentukan tingkat keefektifan dan efisiensi. Oleh karena itu pimpinan puncak perusahaan perlu menaruh perhatian untuk melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan dokumen keuangan dan dokumen lainnya dengan serius, benar dan berkelanjutan. Agar dengan demikian dokumen keuangan dan dokumen perusahaan lainnya dapat memberikan kontribusi yang berarti (signifikan) bagi semua pihak yang berkepentingan.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
........................................................., Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan
........................................................., Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Dokumen Lainnya dan Legalisasi
Atmaja, Lukas Setia, Manajemen Keuangan, Edisi Revisi, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2001
Basuki, Sulistyo, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2003
Henry, Nicholas, Administrasi Negara dan Masalah-masalah Kenegaraan, Rajawali Pers, Jakarta, 1988
Riggs, Fred W., Administrasi Negara-negara Berkembang, Teori Masyarakat Prismatis, Rajawali Pers, 1988
Suparno, Paul, ”Sikap Guru dalam Menghadapi Kurikulum Berbasis Kompetensi”, Basis, Nomor 11-12 Tahun Ke-51 November-Desember 2002
Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, Dioma, Malang, 2006
Trimo, Soejono, Pengantar Ilmu Dokumentasi, CV. Remadja Karya, Bandung, 1987
Selasa, 31 Januari 2012
ARSIP DAN PENGEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN
PERANAN ARSIP DALAM PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN
Yohannes Suraja
ASMI Santa Maria Yogyakarta
Dalam kehidupan organisasi dan perusahaan, kesadaran pentingnya arsip bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan masih rendah. Hal ini disebabkan oleh pandangan dan praktik kearsipan di hampir setiap jenis organisasi dan perusahaan yang hanya menekankan “arsip surat”. Sedangkan arsip atau dokumen substantif, misalnya yang berkenaan dengan masalah produksi dan pemasaran di perusahaan manufaktur, atau arsip akademik seperti pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat di perguruan tinggi, dokumen perbankan perihal simpanan masyarakat dan kredit yang disalurkan kepada masyarakat, di samping arsip-arsip kepegawaian, keuangan, pengurusan barang, humas dan sebagainya masih dipandang sebagai sesuatu hal yang bersifat sangat rahasia dan sulit bahkan tidak mungkin diakses oleh peneliti, guru, dosen, apalagi siswa dan mahasiswa untuk keperluan studi dan pengembangan ilmu. Sebab lain arsip tidak dipandang penting bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan adalah karena proses pembelajaran lebih banyak menekankan penguasaan konsep-konsep ilmu pengetahuan dan kekurangan operasionalisasi konsepnya, di samping kurang (tidak) mendasarkan pada data atau fakta dan informasi yang sesungguhnya menjadi dasar dari ilmu pengetahuan. Meskipun ada kemungkinan proses pendidikan konseptual itu terjadi karena berawal dari kebiasaan guru dan dosen yang kurang penelitian, kesulitan mengakses data dan informasi dari arsip/dokumen organisasi dan perusahaan yang sebenarnya penting untuk pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan.
Tulisan berikut membahas tentang bagaimana hubungan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan dengan arsip? Adakah hubungan yang signifikan antara arsip dan kearsipan dengan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan? Bagaimana akses arsip diatur untuk mendukung pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan?
A. Pengembangan Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan
Pendidikan dan ilmu pengetahuan dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Pendidikan adalah usaha yang dilakukan oleh guru/dosen dan siswa/mahasiswa untuk memiliki dan mengembangkan ilmu pengetahuan. Jadi ilmu pengetahuan menjadi obyek yang dipelajari dan dikembangkan melalui pendidikan. Pendidikan formal di sekolah dan perguruan tinggi diselenggarakan dengan maksud agar siswa/mahasiswa menguasai ilmu pengetahuan, dalam hal ini yaitu mereka memiliki pengetahuan yang banyak, luas dan mendalam, serta memiliki cara berpikir yang tampak dari proses deskripsi dan penjelasan yang dilakukan ketika berbicara, berdiskusi atau menulis, ketika menganalisis suatu masalah. Dan salah satu cara yang ditempuh oleh para guru/dosen, ilmuwan, juga siswa/mahasiswa dalam pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan adalah dengan melakukan penelitian. Seperti dikatakan Brotowidjojo (1991 : 2) bahwa mengerjakan penelitian itu bermaksud mengumpulkan informasi dan bertujuan untuk mengembangkan substansi ilmu pengetahuan.
Penelitian (research) adalah suatu usaha untuk menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan dan dilakukan dengan penggunaan metode ilmiah. Penelitian dilakukan dengan dasar minat (hasrat) ingin tahu manusia dalam taraf ilmiah, dengan keyakinan bahwa ada sebab bagi setiap akibat, dan bahwa setiap gejala yang nampak dapat dicari penjelasannya secara ilmiah (Asyari, 1981 : 19 dan 20). Informasi yang didapat dari penelitian itu dalam praktek kemudian :
a. ditulis dan diterbitkan melalui majalah
b. ditulis dan disajikan dalam seminar, simposium dan diskusi lainnya, atau
c. ditulis sebagai skripsi, tesis atau disertasi (Brotowidjojo, 1991 : 2).
Melalui proses penemuan data, pengolahan data, penyusunan dan penafsiran informasi/pengetahuan secara sistematis dalam suatu tulisan, dan diseminasi tulisan melalui majalah, buku, skripsi, tesis, dan disertasi, atau penyampaian secara lisan melalui pengajaran, seminar, simposium, diskusi lainnya, ketika itu proses pengembangan dan penyebaran ilmu dilakukan/terjadi, di samping menjadi pertanda berlangsungnya peningkatan kualitas pendidikan akademik/ intelektualitas.
B. Arsip atau dokumen sebagai Sumber Data dan Informasi
Jadi seperti dikemukakan di atas, pendidikan menjadi jalan pengembangan ilmu pengetahuan, dan penelitian yang menjadi salah satu cara pelaksanaan pendidikan akademik dapat menjadi jalan pengembangan pendidikan itu sendiri dan ilmu pengetahuan. Dan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian, maka arsip atau dokumen dapat menjadi salah satu sumber data, informasi dan pengetahuan. Sebab “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (Pasal 1 UURI No. 43 Tahun 2009). Alasan ini relevan dikaitkan dengan pengertian atau definisi dokumen perusahaan, seperti tersurat dalam UURI Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Jadi karena arsip/dokumen merupakan rekaman/catatan yang mengandung data dan informasi yang berkenaan dengan kegiatan, peristiwa apapun di dalam ataupun di luar organisasi dan perusahaan, maka arsip dapat menjadi salah satu sumber data bagi kegiatan pendidikan dan penelitian, yang penting untuk pengembangan pendidikan itu sendiri dan pengembangan ilmu pengetahuan. Data dan informasi yang dicari dan dikumpulkan melalui proses penelitian, juga dapat diperoleh dari hasil kerja di laboratorium melalui kegiatan eksperimen, atau diperoleh dari responden obyek penelitian, di lokasi/lapangan yang menjadi tempat penelitian.
Dari deskripsi dan penjelasan di atas jelas bahwa arsip mempunyai hubungan dengan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan, dan hubungannya signifikan (nyata, ada hubungan), yaitu bahwa arsip dapat menjadi salah satu sumber data atau informasi bagi kegiatan penelitian, pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan. Agar arsip dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi penelitian, pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan maka arsip yang tercipta harus mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan dapat disediakan/diakses bilamana dibutuhkan (bandingkan Sutarto, 1989 : 168). Arsip yang tercipta mempunyai nilai guna, karena kualitas data dan informasi yang terkandung di dalamnya akurat, bebas dari kesalahan, tidak bias, tidak menyesatkan, relevan, tersajikan secara lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan, dapat disediakan/diakses tepat waktu, mudah dan murah (Oetomo, 2002 : 16-17).
Untuk memiliki arsip yang memiliki karakteristik seperti tersebut di atas, lembaga kearsipan setiap organisasi/perusahaan dan pencipta arsip di setiap unit kerja yang ada di organisasi/perusahaan harus didukung oleh sumberdaya manusia yang terbina dan profesional/kompeten di bidangnya. Kompetensi pencipta arsip dapat dilihat dari penguasaan pengetahuan bidang kerja, ketrampilan dalam menggunakan peralatan dan media untuk membuat rekaman/catatan, dan sikap kerja seperti kedisiplinan, kesungguhan, keseriusan, dan semangat kerjanya. Sedangkan bagi pengelola arsip, kompetensinya ditunjukkan oleh penguasaan pengetahuan kearsipan, ketrampilan dan sikap kerja yang memungkinkan penyimpanan arsip yang sistematis, pemeliharaan dan penjagaan arsip yang menjamin keselamatan arsip, dan pelayanan pengaksesan arsip yang memuaskan setiap penggunanya.
C. Akses Arsip bagi Kebutuhan Pendidikan dan Pengembangan Ilmu
Arsip, betapapun baiknya tidak berfaedah apabila tidak digunakan (dimanfaatkan). Maknanya bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan adalah bahwa arsip sebagai sumber data dan informasi hanya berguna ketika dimanfaatkan oleh pelaku pendidikan dan pengembang ilmu pengetahuan seperti peneliti, guru, dosen, siswa, dan mahasiswa. Oleh karena itu, keaktifan pelaku pendidikan dan pengembang ilmu pengetahuan tersebut untuk mengakses data dan informasi dari arsip yang dikelola lembaga kearsipan dan unit kearsipan di setiap unit kerja lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan, juga menentukan nilai guna arsip bagi pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan. Dalam UURI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, akses arsip dimengerti sebagai ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip (Pasal 1 ayat 10). Mendasarkan pada ketentuan ini memang arsip tidak selalu dapat diakses oleh penggunanya. Pimpinan organisasi atau manajer perusahaan apapun dan di manapun dengan kewenangan legalnya dapat menentukan persetujuan, perijinan ataupun pelarangan terhadap akses arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut ketentuan UU tentang Kearsipan tersebut, penutupan akses atas arsip dinamis dapat dilakukan dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan (Pasal 44 ayat 1).
Jadi pimpinan atau manajer organisasi/perusahaan dapat menutup akses arsip dinamis karena alasan tersebut. Bahkan mereka wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup atau yang dinyatakan sebagai arsip rahasia ( bandingkan Pasal 44 ayat 2). Namun demikian tidak berarti bahwa pimpinan/manajer organisasi/perusahaan termasuk kepala lembaga/unit kearsipan harus selalu bersifat kaku, menutup akses atas arsip, terutama bagi kepentingan studi dan pengembangan ilmu tidak ada alasan untuk menutup akses arsip. Oleh karena itu penting bagi pimpinan untuk menentukan sejak awal tentang kebijakan, prosedur akses, penggunaan, dan pelayanan arsip bagi setiap orang yang membutuhkan, termasuk bagi peneliti, guru, dosen, siswa, dan mahasiswa bagi kepentingan studi, pengembangan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan. Untuk itu ditetapkan bahwa pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip dinamis ( Pasal 44 ayat 3).
Demikian pula terhadap akses arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum oleh karena itu lembaga kearsipan setiap jenis organisasi dan perusahaan yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan arsip organisasi atau perusahaannya harus memperhatikan beberapa ketentuan yang tertera pada Pasal 64, 65 dan 66 UURI Nomor 43 Tahun 2009 yang intinya adalah sebagai berikut. Dari Pasal 64 dapat dinyatakan bahwa :
(1) Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
(2) Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(3) Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan
(4) Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses.
Pada Pasal 65 ditetapkan bahwa :
(1) Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
(2) Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
Sedangkan dari Pasal 66 dapat dinyatakan bahwa :
(1) Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
(2) Arsip statis dapat dinyatakan tertutup oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
(3) Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
(4) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, dapat diakses dengan ijin kepala lembaga kearsipan setelah melakukan koordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
Mempertimbangkan berbagai ketentuan tentang akses arsip dinamis dan statis tersebut, maka tidak ada alasan bagi pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menutup akses arsip bagi peneliti, guru, dosen, siswa dan mahasiswa yang melakukan penelitian untuk kepentingan pendidikan dan pengembangan ilmu, meskipun para peneliti tersebut harus bersabar karena kemungkinan proses perijinan yang harus dilalui secara birokratis. Tetapi para birokrat yang menangani proses perijinan untuk penelitian atau pengaksesan arsip juga tidak harus bersikap birokratis, mempersulit perijinan terlebih apabila sudah mengetahui bahwa penelitian itu dilakukan oleh peneliti, guru, dosen, siswa atau pun mahasiswa yang dimaksudkan untuk pendalaman dan pengembangan pendidikan dan ilmu pengetahuan. Sehingga pejabat dan pegawai yang menangani perijinan perihal akses arsip tidak lagi bersikap mempersulit hal yang sederhana, dan mengedepankan prinsip pelayanan yang prima dan murah hati, demi kemajuan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan. Semoga dengan akses arsip yang terbuka bagi penelitian untuk kemajuan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan di negara kita Indonesia ini, lembaga-lembaga pendidikan kita semakin lebih mampu bersaing di dunia internasional, dan ilmu pengetahuan yang dikembangkan melalui lembaga-lembaga pendidikan dan lembaga-lembaga penelitian semakin membuat ilmu pengetahuan yang berkembang/dikembangkan semakin dipandang dan dirasakan relevan dan signifikan bagi kemajuan organisasi, perusahaan, dan kesejahteraan masyarakat, bangsa dan negara.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Jakarta, 1997
................................................., Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jakarta, 2009
Asyari, Sapari Imam, Suatu Petunjuk Praktis Metodologi Penelitian Sosial, Penerbit Usaha Nasional, Surabaya, 1981
Brotowidjojo, Mukayat D., Metodologi Penelitian dan Penulisan Karangan Ilmiah, Liberty, Yogyakarta, 1991
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2002
Sutarto, Sekretaris dan Tata Warkat, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1989
MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI BERBASIS AKREDITASI
MENGOPTIMALKAN MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI YANG BERFOKUS PADA AKREDITASI PROGRAM STUDI DIPLOMA
Yohannes Suraja
ASMI Santa Maria Yogyakarta
ABSTRACT
Each diploma program run by department, faculties or institutions of higher education must be accredited. Therefore, each program must submit accreditation form to the National Accreditation Board of Higher Education (Badan Akreditasi Nasional Perguruan tinggi) in accordance with the predetermined procedures. In the book of diploma program accreditation of 7 January 2010, there are seven elements of assesment. They are vision, mission, goal and objectives, and achievements of the strategy; governance, leadership, management sistems, and quality assurance; students and graduates; human resources; curriculum, learning and academic atmosphere; financing, facilities and infrastructure, and information sistem; research, community services and cooperation. Management of each unit head of the institution of higher education and diploma programs must focus on the implementation of effective and efficient performance dan their document. If the leader, officials, lecturers and staff are responsible for managing intensively and optimally, the results of accreditation may also be satisfactory.
Keywords : Seven elements of accreditation, management.
A. Pendahuluan
Legalitas penyelenggaraan program studi menjadi aspek penting untuk diperhatikan semua unsur perguruan tinggi yang terdiri dari badan penyelenggara, pimpinan perguruan tinggi, para pejabat, dosen dan tenaga kependidikan di setiap unit kerja perguruan tinggi. Status akreditasi mencerminkan kualitas lembaga pendidikan tinggi yang bersangkutan dari aspek komitmen program studi terhadap kapasitas institusional dan efektivitas program pendidikan. Dalam akreditasi, kualitas manajemen unit pengelola program studi dan manajemen program studi dilihat melalui standar yaitu tolok ukur yang harus dipenuhi oleh institusi dan program studi yang meliputi beberapa parameter atau indikator kinerja yang berkenaan dengan tujuh kelompok unsur yaitu visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian; tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu; mahasiswa dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik; pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi; penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama (BAN-PT, Buku I Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Diploma, Edisi 7 Januari 2010, 8).
Secara legal setiap perguruan tinggi wajib melaksanakan program akreditasi program studi yang diselenggarakan. Perguruan tinggi yang program studinya telah terakreditasi, berarti telah mengantongi salah satu aspek legalitas dari sekian banyak ketentuan hukum yang harus dipenuhi.
Hasil akreditasi bisa menunjukkan peringkat berbeda-beda gradasinya antar program studi yaitu A, B atau C, maka dilihat dari tingkatan nilai ini dapat dikatakan bahwa nilai A menunjukkan ”kesempurnaan” semua unsur penilaian meskipun tidak berarti bebas dari kekurangan, tetapi program studi yang mempunyai status nilai hasil akreditasi B dan C memiliki catatan perbaikan unsur-unsur yang lebih banyak daripada A. Apalagi program studi yang belum memiliki status terakreditasi, masih harus menunjukkan kinerja dan dukungan data dan informasi (dokumen, arsip) sebagai alat pembuktian melalui proses evaluasi akreditasi.
Tulisan ini dimaksudkan untuk mengingatkan dan membantu setiap pimpinan perguruan tinggi dan para pejabat yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan satu atau lebih program studi diploma, setiap unit kerja perguruan tinggi dan pengurus program studi diploma, terutama penyelenggara dan pimpinan perguruan tinggi yang belum dengan jelas memahami dan melakukan tujuh klasifikasi atau kelompok unsur obyek penilaian akreditasi yang harus/seharusnya dipersiapkan dan dilakukan sehingga masing-masing mempunyai dan menunjukkan kinerja terbaik, selain dipersiapkan pula bukti dokumennya untuk proses akreditasi program studi diploma. Jadi untuk keperluan akreditasi ini pengelola program studi dan pengurus program studi harus berkiblat pada perkiraan kinerja yang harus/seharusnya dilakukan dan dicapai selama 1-7 tahun terakhir sebelum akreditasi, beserta dokumen atau arsip yang berkenaan dengan unsur-unsur tersebut di atas. Dengan demikian manajemen perguruan tinggi dapat menjadikan pendekatan akreditasi dalam aktivitasnya sehari-hari, sebagai pola kerja dan optimalisasi pengembangan manajemen perguruan tinggi.
B. Permasalahan
Tulisan ini memfokuskan pada pembahasan manajemen perguruan tinggi berdasarkan pendekatan akreditasi sebagai implikasi dari kewajiban perguruan tinggi melakukan proses akreditasi program studi diploma. Manajemen perguruan tinggi yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan akreditasi dipandang sudah memadai, dan apabila betul-betul dapat diterapkan kiranya menjadi kebiasaan yang baik dari praktik manajemen perguruan tinggi. Berkenaan dengan fokus manajemen perguruan tinggi pada kebutuhan akreditasi ini, maka pertanyaan-pertanyaan yang akan dijawab melalui tulisan ini yaitu : kinerja dan dokumen apa saja yang harus/seharusnya disiapkan? Bagaimana manajemen dilakukan atas unsur-unsur kinerja setiap unit kerja perguruan tinggi yang menjadi obyek atau sasaran akreditasi dan dokumen atau arsipnya?
C. Pembahasan
1. Pengertian Akreditasi Program Studi
Dalam ”Kamus Besar Bahasa Indonesia”, edisi baru dari Tim Pustaka Phoenix (2009) akreditasi diartikan sebagai pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat pembakuan atau kriteria tertentu. Bagi perguruan tinggi termasuk program studi yang ada di dalamnya, akreditasi dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Sejalan dengan arti tersebut, oleh BAN-PT akreditasi dimengerti sebagai proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. Hasil akreditasi merupakan pengakuan bahwa suatu institusi atau program studi tersebut dalam melaksanakan program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya, telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
Jadi program studi yang diselenggarakan oleh suatu lembaga pendidikan tinggi/perguruan tinggi menjadi salah satu obyek akreditasi yang disebut dengan akreditasi program studi, selain akreditasi institusi perguruan tinggi. Akreditasi program studi diploma adalah proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen program studi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridharma perguruan tinggi untuk menentukan kelayakan program akademiknya. Evaluasi dan penilaian dalam rangka akreditasi program studi dilakukan berdasarkan evaluasi dan penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang ditetapkan dan berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar yang tergabung dalam tim asesor. Bukti-bukti yang diperlukan termasuk laporan tertulis yang disiapkan oleh program studi yang diakreditasi, diverifikasi dan divalidasi melalui kunjungan dan asesmen lapangan tim asesor.
Penetapan akreditasi dilakukan dengan menilai proses dan kinerja serta keterkaitan antara tujuan, masukan, proses dan keluaran suatu perguruan tinggi atau program studi yang merupakan tanggung jawab perguruan tinggi atau program studi masing-masing (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009, Buku I, hal. ii).
2. Unsur-Unsur dan Indikator Penilaian
Unsur-unsur yang dinilai dalam akreditasi program studi diploma seperti dikemukakan oleh BAN-PT pada Buku II tentang “Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Diploma”, tahun 2009 terdiri dari tujuh klasifikasi yaitu :
a. Visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian.
b. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu.
c. Mahasiswa dan lulusan
d. Sumber daya manusia
e. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
f. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
g. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Penilaian atas visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaiannya didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi
(2) Kejelasan rentang waktu dan dukungan dokumen yang berkenaan dengan strategi pencapaian sasaran.
(3) Pemahaman pemangku kepentingan internal yaitu sivitas akademika dan tenaga kependidikan terhadap visi, misi, tujuan dan sasaran program studi.
Penilaian atas tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, tanggungjawab, dan keadilan tata pamong dalam mewujudkan visi, melaksanakan misi, dan mencapai tujuan melalui sistem pengelolaan fungsional program studi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengarahan, penawasan, monitoring dan evaluasi terutama dalam penggunaan sumber daya pendidikan.
(2) Karakteristik kepemimpinan program studi yang mencakup kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik yang dilihat dari visioneritas kepemimpinan dan keefektifan kepemimpinan. Visioneritas kepemimpinan adalah kemampuan merumuskan dan mengartikulasikan visi yang realistic, kredibel, menarik tentang masa depan. Sedangkan keefektifan kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan dalam mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
(3) Efektivitas sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, operasi, representasi, dan penganggaran.
(4) Pelaksanaan penjaminan mutu program studi
(5) Umpan balik untuk peningkatan mutu proses pembelajaran yang mencakup sumber umpan balik, keberlanjutan pelaksanaan, dan tindak lanjutnya.
(6) Upaya-upaya yang telah dilakukan penyelenggara program studi untuk menjamin keberlanjutan program studi.
Penilaian terhadap unsur-unsur mahasiswa dan lulusan didasarkan pada indikator-indikator :
(1) Efektivitas implementasi sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu
(2) Prestasi dan reputasi akademik, bakat dan minat mahasiswa
(3) Tingkat kelulusan tepat waktu dan persentase dropout atau mengundurkan diri.
(4) Layanan kepada mahasiswa
(5) Usaha-usaha program studi mencarikan tempat kerja bagi lulusannya
(6) Evaluasi lulusan
(7) Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan non-akademik program studi.
Penilaian terhadap sumber daya manusia didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Sistem rekrutmen, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan
(2) Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan
(3) Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial dan profesional) dan jumlah (rasio dosen mahasiswa, jabatan akademik) dosen tetap dan tidak tetap (dosen mata kuliah, dosen tamu, dosen luar biasa dan/atau pakar, sesuai dengan kebutuhan) untuk menjamin mutu program akademik.
(4) Jumlah, kualifikasi, dan pelaksanaan tugas dosen tidak tetap.
(5) Upaya peningkatan sumberdaya manusia dalam tiga tahun terakhir.
(6) Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi.
Penilaian atas unsur-unsur kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik didasarkan pada indikator-indikator yang terdiri dari :
(1) Kurikulum kompetensi dan struktur, deskripsi mata kuliah, silabus dan SAP
(2) Pelaksanaan proses pembelajaran, mekanisme monitoring pperkuliahan, jumlah jam real yang digunakan untuk kegiatan praktikum/praktek/PKL, mutu soal ujian, peninjauan kurikulum selama lima tahun terkahir (mekanisme, pihak yang terlibat, dan hasil peninjauan).
(3) Sistem pembimbingan akademik, banyaknya mahasiswa per dosen pembimbing akademik, pelaksanaan kegiatan, rata-rata pertemuan per semester, efektivitas kegiatan perwalian.
(4) Karya/tugas akhir : bentuk karya/tugas akhir, ketersediaan panduan, rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing karya/tugas akhir, rata-rata jumlah pertemuan/pembimbingan, kualifikasi akademik dosen pembimbing karya/tugas akhir.
(5) Upaya perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan selama tiga tahun terakhir
(6) Peningkatan suasana akademik yang meliputi kebijakan tentang suasana akademik, ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana, program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, serta pengembangan perilaku kecendekiawanan.
(7) Pembekalan lulusan program studi dengan etika profesi.
(8) Budaya keselamatan kerja dalam kegiatan praktikum/praktek yang didasarkan pada ketersediaan pedoman, keefektifan pelaksanaan, dan kelengkapan peralatan.
Penilaian atas unsur-unsur pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Keterlibatan program studi dalam perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/kerja dan perencanaan alokasi dan pengelolaan dana.
(2) Biaya operasional dalam lima tahun terakhir untuk mendukung kegiatan program akademik (pendidikan, penelitian, dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat)
(3) Prasarana ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik.
(4) Akses dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi yang efektif.
(5) Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi.
Penilaian atas penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama didasarkan pada indikator-indikator sebagai berikut :
(1) Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan tersebut.
(2) Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat oleh dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran).
(3) Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi.
3. Kinerja dan Dokumen Kinerja
Mempertimbangkan berbagai klasifikasi unsur penilaian yang menjadi obyek penilaian dalam rangka akreditasi program studi diploma yang menyeluruh dan lengkap tersebut, maka setiap kelompok unsur dapat menjadi fokus perhatian pimpinan perguruan tinggi, para pejabat dan pegawai operasional setiap unit kerja perguruan tingi termasuk pengurus program studi dalam mengelola institusi perguruan tinggi. Artinya manajemen perguruan tinggi dapat memfokuskan diri pada tujuh kelompok unsur tersebut dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Diharapkan dari manajemen yang terfokus demikian diperoleh kinerja dan dokumen atau arsip yang optimal yang merupakan catatan kinerja dari setiap peristiwa atau kejadian dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang menjadi tanggungjawab setiap unit kerja perguruan tinggi.
Kinerja (performance, work performance, job performance) dikatakan oleh Bernardin dan Russell (1993, 379) sebagai ”the record of outcomes produced on a specified job function or activity during a specified time period” (catatan atau rekaman hasil produksi daripada suatu fungsi kerja atau aktivitas tertentu selama periode waktu tertentu).
Cascio (1989, 309) mengatakan ”performance refers to an employee’s accomplishment of assigned tasks” (kinerja menunjukkan pada penyelesaian atau pencapaian pegawai atas tugas-tugas yang ditetapkan).Sedangkan Byars dan Rue (1979, 345) menjelaskan bahwa ”the word perfomance describes the degree of accomplishment of the tasks in an individual’s job. It indicates how well the person is fulfilling the requirements of his or her position, on the basis of results achieved” (kata kinerja menggambarkan tingkat penyelesaian tugas-tugas pekerjaan individual, yang menunjukkan seberapa baik seseorang memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan, berdasarkan hasil yang dicapai).
Pada dasarnya ketiga pendapat tentang kinerja tersebut memiliki pengertian yang sama, bahwa kinerja adalah tingkat hasil penyelesaian tugas-tugas yang ditetapkan untuk memenuhi persyaratan jabatan. Dalam kaitannya dengan studi ini maka dapat dikatakan bahwa apabila manajemen perguruan tinggi, pimpinan, para pejabat, dosen dan tenaga kependidikan setiap unit kerja perguruan tinggi dapat memfokuskan perhatian, kemampuan, dan kemauannya untuk melaksanakan tugasnya masing-masing, maka kinerja setiap unit kerja akan optimal, di mana pelaksanaan tugas-tugas yang ditetapkan bagi setiap unit kerja menunjukkan hasil penyelesaian yang dari segi kuantitas dan atau kualitas memuaskan.
Dari pandangan administrasi, khususnya dari aspek informasi, dokumentasi dan kearsipan dapat dikatakan bahwa setiap sistem kerja : input, proses, dan output kerja itu harus dicatat atau direkam. Oleh karena itu, sesuai dengan pengertian arsip yang tersurat di dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau perorangan (Suraja, 2010, 94), maka dalam proses akreditasi program studi, setiap unit kerja yang mengelola program studi, program studi, dan semua unit kerja yang terkait selain harus menyajikan, menguraikan dan menjelaskan sistem kinerjanya, juga diminta menyediakan dokumen atau arsip yang terkait dengan kinerja yang disajikan. Sebab dokumen atau arsip ini dapat menjadi bukti otentik sistem kinerja setiap individu, unit kerja atau organisasi dalam hal ini yakni kinerja dosen, tenaga kependidikan, program studi dan unit kerja lain yang ada di perguruan tinggi.
4. Perkiraan Kinerja dan Dokumen Kinerja Program studi
Pada daftar lampiran Buku IIIA ”Borang Program Studi” disebutkan berbagai dokumen lampiran yang harus dikirim bersama borang dan lampiran yang harus disediakan program studi pada saat asesmen lapangan, yaitu : fotokopi SK pendirian program studi; fotokopi SK izin operasional program studi; fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi; fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tetap yang bidang keahliannya di luar bidang program studi; fotokopi ijazah dan sertifikat pendidik dosen tidak tetap; contoh soal ujian dalam satu tahun terakhir untuk lima matakuliah keahlian berikut silabusnya; surat paten Haki atau surat pengakuan/penghargaan terhadap karya dosen atau mahasiswa dari lembaga nasional atau internasional; dokumen tentang aturan etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, serta pedoman dan prosedur pelayanan; dokumen tentang jaminan mutu; dokumen kuesioner dan hasil kajian proses pembelajaran melalui umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan; daftar lulusan dalam lima tahun terakhir, termasuk IPK; dokumen pendukung pelayanan kepada mahasiswa; dokumen pendukung kegiatan yang merupakan upaya program studi mencari tempat kerja bagi lulusannya; dokumen kuesioner dan hasil kinerja lulusan oleh pihak pengguna; laporan kegiatan himpunan alumni; pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan; pedoman tertulis tentang monitoring dan evaluasi serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan tenaga kependidikan; bukti tentang kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat; bukti kegiatan dosen tetap dalam seminar ilmiah, lokakarya, penataran, workshop; bukti pencapaian prestasi atau reputasi dosen; fotokopi bukti keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan atau profesi; fotokopi ijazah dan sertifikat tenaga kependidikan; silabus dan SAP tiap mata kuliah; modul praktikum/praktek untuk setiap kegiatan praktikum/praktek; dokumen pendukung monitoring perkuliahan; dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum; panduan karya/tugas akhir; pedoman sistem keselamatan kerja; dan notulen rapat/bukti keterlibatan program studi dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan dana.
Berdasarkan indikator penilaian yang tersurat pada Buku II tentang “Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Diploma”, dan berdasarkan Buku IIIA tentang “Borang Program Studi” yang disebarluaskan BAN-PT, Edisi 7 Januari 2010, dapat dikemukakan perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada untuk sistem akreditasi.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaiannya, terdiri dari :
a. Dokumen rumusan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi, dan diseminasinya kepada dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan.
b. Dokumen rumusan analisis SWOT, strategi pencapaian sasaran, dan keterangan jangka waktu program kerja.
c. Kemampuan dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan menyebutkan dan memahami hal-hal berkenaan dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi, akademi/politeknik.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu adalah sebagai berikut :
a. Kinerja ketatapamongan program studi meliputi sosialisasi, implementasi, pemantauan, dan evaluasi ketatapamongan, yang dibuktikan pula dengan dokumen terkait seperti bukti sosialisasi, dokumen evaluasi ketatapamongan. Dokumen tata pamong meliputi dokumen aturan atau sistem tata pamong, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, pedoman dan prosedur pelayanan administrasi, perpustakaan, laboratorium, studio;
b. Kinerja kepemimpinan program studi yang meliputi :
1) Kinerja kaprogram studi dalam melaksanakan kegiatan operasional yang menunjukkan hasil jabaran visi, misi ke dalam kegiatan program studi beserta dokumentasinya;
2) Kinerja kaprogram studi tentang pemahaman-nya mengenai tata kerja antar unit di akademi dan politeknik.
3) Kinerja kaprogram studi dalam menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik beserta dokumen terkait sebagai buktinya.
4) Kinerja kaprogram studi dalam mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur program studi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat, beserta bukti dokumen terkait seperti notulen rapat kerja.
c. Kinerja sistem pengelolaan program studi : kinerja kaprogram studi dalam melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi dan penganggaran, beserta dokumen sebagai buktinya.
d. Kinerja penjaminan mutu program studi
1) Kinerja kaprogram studi dalam melakukan penjaminan mutu program studi yang mencakup dokumen rumusan kebijakan, sistem dokumentasi, dan tindak lanjut atas laporan pelaksanaan penjaminan mutu program studi.
2) Kinerja program studi untuk mengupayakan peningkatan animo calon mahasiswa, mutu manajemen, mutu lulusan, pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan, serta upaya dan prestasi memperoleh dana selain dari mahasiswa; beserta dokumen sebagai buktinya.
3) Dokumen umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan tentang proses pembelajaran.
4) Dokumen kajian atas umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan tentang proses pembelajaran.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan mahasiswa dan lulusan meliputi :
a. Kinerja dan dokumen mahasiswa :
1) Kinerja rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa beserta dokumennya.
2) Dokumen data seluruh mahasiswa reguler dan lulusannya dalam lima tahun terakhir.
3) Kinerja atau prestasi/reputasi mahasiswa di bidang akademik, penelitian, lomba karya ilmiah, olah raga, dan seni; beserta dokumennya sebagai alat bukti.
4) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan dalam tujuh tahun terakhir.
5) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan lima tahun terakhir.
6) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan tiga tahun terakhir.
7) Dokumen data jumlah mahasiswa reguler dan jumlah lulusan dua tahun terakhir.
b. Kinerja layanan kepada mahasiswa : pelaksanaan dan hasil kegiatan yang berkenaan dengan layanan mahasiswa seperti bimbingan dan konseling, minat dan bakat (ekstra kurikuler), pembinaan soft skills, beasiswa, dan kesehatan, dan dokumentasinya.
c. Kinerja layanan kepada lulusan program studi :
1) Pemberian informasi tentang kesempatan kerja di berbagai instansi pemerintah, swasta kepada mahasiswa/lulusan, dan dokumennya
2) Pembentukan wadah untuk pengumpulan informasi tentang kesempatan kerja dan membantu lulusan memperoleh pekerjaan dan dokumennya
3) Kerjasama dengan pihak yang memerlukan tenaga lulusan ke kampus untuk memberi penjelasan tentang kesempatan kerja, dan dokumennya
4) Dokumen sebagai bukti kegiatan menawarkan kepada pihak-pihak yang dianggap memerlukan tenaga lulusan.
5) Dokumen kerja sama antara program studi/jurusan dengan pihak pengguna lulusan.
d. Evaluasi kinerja lulusan program studi.
1) Dokumen metode, proses dan mekanisme kegiatan evaluasi kinerja lulusan oleh pihak pengguna lulusan.
2) Dokumen tindak lanjut lanjut dari evaluasi kinerja lulusan oleh pihak pengguna lulusan misalnya dalam hal proses pembelajaran, penggalangan dana, informasi pekerjaan, dan membangun jejaring.
3) Dokumen hasil pelacakan evaluasi mengenai jenis kemampuan lulusan seperti integritas etika dan moral, keahlian atau kompetensi, bahasa Inggris, penggunaan teknologi informasi, komunikasi, kerjasama tim, dan pengembangan diri.
4) Dokumen pelacakan waktu tunggu lulusan lima tahun terakhir.
5) Dokumen tentang data lulusan lima tahun terakhir yang bekerja pada bidang sesuai dengan keahliannya.
e. Partisipasi alumni : dokumen program kegiatan alumni selama lima tahun terakhir dan hasilnya untuk mendukung kemajuan program studi misalnya dalam hal sumbangan dana, sumbangan fasilitas, masukan untuk perbaikan proses pembelajaran dan pengembangan jejaring.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan sumber daya manusia meliputi :
a. Dokumen sistem rekrutmen, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan
b. Dokumen sistem monev sumber daya manusia meliputi :
1) Dokumen sistem monitoring, evaluasi, dan rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan.
2) Dokumen jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan.
c. Dokumen yang berkenaan dengan dosen.
1) Dokumen data dosen tetap dan tidak tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang program studi.
2) Dokumen data dosen tetap dan tidak tetap yang bidang keahliannya di luar bidang program studi.
3) Dokumen data beban kerja/aktivitas dosen tetap dalam bidang pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan manajemen (dalam SKS)
4) Dokumen data aktivitas mengajar dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi dalam satu tahun akademik terakhir.
5) Dokumen data aktivitas mengajar dosen tetap yang bidang keahliannya di luar program studi dalam satu tahun akademik terakhir.
6) Dokumen data dosen tidak tetap program studi.
7) Dokumen data aktivitas mengajar dosen tidak tetap pada satu tahun terakhir.
d. Pengembangan sumber daya manasia.
1) Dokumen data kegiatan tenaga ahli/pakar sebagai pembicara dalam seminar, pelatihan, pembicara tamu dari luar.
2) Dokumen data dosen tetap yang melakukan peningkatan kemampuan melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang program studi.
3) Dokumen data kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi dalam seminar, lokakarya, penataran, workshop, yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri.
4) Dokumen data pencapaian prestasi/ reputasi dosen dalam pendidikan, penelitian, dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.
5) Dokumen data keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan atau organisasi profesi.
e. Dokumen data tenaga kependidikan.
1) Dokumen data tenaga kependidikan (pustakawan, laboran/teknisi/analis/ operator/programer, tenaga adminis-trasi, dan lainnya menurut pendidikan terakhir dan unit kerja.
2) Dokumen data peningkatan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik adalah sebagai berikut :
a. Dokumen yang berkenaan dengan kurikulum meliputi dokumen rumusan kurikulum, struktur kurikulum berdasarkan urutan mata kuliah per semester, praktikum/ praktek, rumusan kompetensi utama, kompetensi pendukung lulusan, kompetensi lainnya/pilihan lulusan, deskripsi mata kuliah, silabus dan SAP.
b. Dokumen proses pembelajaran meliputi
1) Dokumen tentang mekanisme monitoring perkuliahan.
2) Dokumen sarana monitoring perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa, dan materi perkuliahan).
3) Dokumen rumusan tentang waktu yang disediakan untuk pelaksanaan real proses belajar mengajar yang diselenggarakan oleh program studi : untuk teori, praktek, praktikum, dan praktek kerja lapangan.
4) Dokumen contoh soal ujian dalam satu tahun terakhir untuk lima mata kuliah keahlian berikut silabusnya.
c. Dokumen yang berkenaan dengan peninjauan kurikulum dalam 5 tahun terakhir : rumusan mekanisme, hasil peninjauan kurikulum.
d. Dokumen bimbingan akademik meliputi :
1) Dokumen daftar dosen pembimbing akademik/wali dan mahasiswa bimbingan.
2) Dokumen sistem (proses) pembim-bingan akademik.
3) Dokumen buku bimbingan.
4) Dokumen evaluasi proses bimbingan dari pembimbing dan mahasiswa.
e. Dokumen karya/tugas akhir mahasiswa meliputi :
1) Dokumen/buku pedoman karya/tugas akhir mahasiswa.
2) Dokumen rumusan sistem pembimbingan karya/tugas akhir mahasiswa
3) Dokumen daftar dosen pembimbing karya/tugas akhir mahasiswa dan mahasiswa bimbingannya
4) Dokumen contoh hasil karya/tugas akhir mahasiswa
f. Kinerja dan dokumen perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan selama tiga tahun terakhir meliputi dokumen upaya perbaikan pembelajaran serta hasil yang telah dilakukan dan dicapai dalam tiga tahun terakhir menyangkut materi, metode pembelajaran, penggunaan teknologi pembelajaran, cara-cara evaluasi, dan sebagainya yang dihasilkan dari raker program studi/kelompok dosen mata kuliah.
g. Peningkatan suasana akademik meliputi
1) dokumen kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik) dan dokumen pendukungnya.
2) Dokumen tentang ketentuan kepemilikan dan penggunaan sarana, prasarana, dan dana untuk interaksi akademik.
3) Dokumen ketentuan program dan kegiatan di dalam dan di luar proses pembelajaran di dalam dan di luar kelas untuk menciptakan suasana akademik yang kondusif misalnya seminar, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama, pengenalan kehidupan kampus, temu dosen-mahasiswa-alumni serta hasil yang diperoleh.
4) Dokumen yang berkenaan dengan interaksi dosen-mahasiswa, antar mahasiswa, antar dosen, dan hasilnya.
h. Pembekalan etika profesi bagi lulusan dan dokumentasinya
i. Budaya keselamatan kerja meliputi
1) Dokumen pedoman sistem keselamatan kerja.
2) Dokumen pelaksanaan sistem keselamatan kerja.
3) Dokumen daftar peralatan dan bahan-bahan yang dipergunakan dalam sistem keselamatan kerja.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan pembiayaan, sarana, prasarana dan sistem informasi adalah :
a. Notulen rapat bukti keterlibatan program studi dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan dana. Dokumen proses perencanaan, penge-lolaan, pelaporan, dan pertanggung-jawaban penggunaan dana kepada pemangku kepentingan.
b. Biaya operasional dalam lima tahun terakhir untuk mendukung kegiatan program akademik (pendidikan, penelitian, dan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat) : Dokumen realisasi perolehan dana yang bersumber dari usaha sendiri, mahasiswa, pemerintah, dan sumber lain selama tiga tahun terakhir.Dokumen realisasi penggunaan dana untuk pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (dana operasional) investasi prasarana, investasi sarana, investasi SDM (dana investasi).Dokumen dana untuk kegiatan penelitian pada tiga tahun terakhir. Dokumen dana yang diperoleh dari/untuk kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat pada tiga tahun terakhir.
c. Prasarana ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik : Dokumen data ruang kerja dosen. okumen data prasarana : kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan. Dokumen data prasarana penunujang : tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik.
d. Akses dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi yang efektif : Dokumen sarana pelaksanaan akademik berupa buku teks, modul praktikum/praktek, karya ilmiah, dan jurnal (termasuk CD-ROM).Dokumen daftar penggunaan sarana untuk proses administrasi, pembelajaran, dan kegiatan tridharma.Dokumen sumber pustaka di lembaga lain yang biasa diakses/dimanfaatkan oleh dosen dan mahasiswa program studi.Dokumen kerjasama dengan lembaga perpustakaan lain.Dokumen peralatan utama labora-torium.
e. Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyeleng-garaan program akademik di program studi. Dokumen tentang sistem informasi dan fasilitas yang dipergunakan program studi untuk proses pembelajaran.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang harus/seharusnya ada berkenaan dengan penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama adalah sebagai berikut:
a. Kinerja Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan tersebut. Dokumen dan rekap penelitian dosen yang dibiayai sendiri, PT, Kopertis, Ditjendikti dan lainnya.Dokumen rekapitulasi judul artikel ilmiah/karya ilmiah/buku yang dihasilkan selama tiga tahun terakhir.Dokumen laporan penelitian.Dokumen majalah ilmiah/jurnal/ majalah/koranDokumen karya dosen dan mahasiswa program studi yang memperoleh pengakuan/ penghargaan wilayah/nasional/interna-sional.
b. Kinerja Kegiatan pelayanan/pengabdian kepa-da masyarakat oleh dosen dan maha-siswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (ker-jasama, karya, penelitian, dan peman-faatan jasa/produk kepakaran). Dokumen kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat sesuai bidang keilmuan program studi selama tiga tahun terakhir, yang dibiayai sendiri oleh dosen, PT, kantor Kopertis, Ditjendikti, dan sumber lain.Dokumen keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.
c. Kinerja Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyeleng-garaan dan pengem-bangan program studi. Dokumen daftar instansi dalam negeri yang menjalin kerjasama yang terkait dengan program studi dalam tiga tahun terakhir beserta dokumen pendukungnya.Dokumen daftar instansi luar negeri yang menjalin kerjasama yang terkait dengan program studi dalam tiga tahun terakhir beserta dokumen pendukungnya.
5. Kinerja dan Dokumen Kinerja Unit Pengelola Program studi
Unit pengelola program studi diploma dapat berbentuk jurusan, fakultas, akademi atau politeknik tergantung program studi diploma itu berada di perguruan tinggi yang berbentuk universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik atau akademi. Dalam proses akreditasi terdapat borang yang harus diisi oleh unit pengelola program studi.
Pada daftar lampiran Buku IIIB tentang”Borang Unit Pengelola Program Studi” diuraikan berbagai dokumen atau arsip yang harus disediakan unit pengelola program studi diploma yang terdiri dari : fotokopi SK pendirian unit pengelola program studi diploma; dokumen renstra dan renop unit pengelola program studi diploma; dokumen SOP yang terkait dengan tata pamong; dokumen tentang sistem penjaminan mutu di tingkat unit pengelola program studi; dokumen sistem penerimaan mahasiswa baru yang mencakup : kebijakan penerimaan mahasiswa baru, kriteria penerimaan mahasiswa baru, prosedur penerimaan mahasiswa, instrumen penerimaan mahasiswa baru, dan sistem pengambilan keputusan; dokumen yang terkait dengan perhitungan masa studi dan IPK lulusan; dokumen yang terkait dengan penyusunan dan pengembangan kurikulum; laporan keuangan unit pengelola program studi diploma dalam tiga tahun terakhir; daftar software dan petunjuk penggunaan SIM; hasil penelitian/laporan penelitian; hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat; dokumen pendukung kegiatan kerjasama unit pengelola program studi diploma dengan instansi dalam negeri; dokumen pendukung kegiatan kerjasama unit pengelola program studi diploma dengan instansi luar negeri.
Dari buku IIIB tentang ”Borang Unit Pengelola Program Studi” perkiraan secara lengkap kinerja dan dokumen yang harus diperhatikan, dilakukan atau disediakan oleh unit pengelola program studi untuk pengisian borang ataupun untuk keperluan verifikasi adalah sebagai berikut. Perkiraan kinerja dan dokumen yang dimaksud meliputi tujuh klasifikasi unsur penilaian yang dapat diuraikan sebagai berikut.
Kinerja dan dokumen visi, misi, tujuan dan strategi pencapaiannya terdiri dari :
a. Dokumen visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian.
b. Dokumen sosialisasi visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian.
c. Pemahaman dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan tentang visi, misi dan tujuan unit pengelola program studi diploma.
Kinerja dan dokumen tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu meliputi :
a. Kinerja dan dokumen sistem tatapamong di unit pengelola program studi diploma khususnya mekanisme pemilihan pemimpin.
b. Kinerja dan dokumen struktur organisasi unit pengelola program studi diploma, uraian tugas, dan fungsi setiap unit kerja.
c. Kinerja dan dokumen kepemimpinan mencakup :
1) Kemampuan pimpinan mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama.
2) Kemampuan pimpinan membuat keputusan yang tepat dan cepat.
3) Kemampuan memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasikan visi yang realistis dan kredibel.
4) Kemampuan mengkomunikasikan visi, misi dan tujuan.Kemampuan menstimulasi semua unsur program studi untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan.
5) Kemampuan memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur perguruan tinggi.Kemampuan menjabarkann visi dan misi ke dalam kegiataan operasional program studi.
6) Pemahaman pimpinan tentang tatakerja antar unit dalam organisasi perguruan tinggi.
7) Kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik.
d. Kinerja dan dokumen sistem pengelolaan unit pengelola program studi yaitu dokumen sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi seperti dokumen perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi, dan penganggaran, serta dokumen renstra dan renop.
e. Kinerja dan dokumen sistem penjaminan mutu unit pengelola program studi diploma termasuk rumusan standar mutu, dan dokumen laporan pelaksanaan penjaminan mutu program studi.
Kinerja dan dokumen yang berkenaan mahasiswa dan lulusan tingkat unit pengelola program studi meliputi :
a. Kinerja dan dokumen istem rekrutmen mahasiswa baru terdiri dari :
1) Dokumen kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru, kriteria seleksi mahasiswa baru, sistem pengambilan keputusan, dan prosedur penerimaan mahasiswa baru.
2) Dokumen laporan pelaksanaan kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru yang berkenaan dengan pemenuhan kriteria seleksi, jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung, dan proporsi yang diterima terhadap yang registrasi.
3) Dokumen data mahasiswa baru reguler, mahasiswa baru transfer, dan total mahasiswa reguler masing-masing program studi pada lima tahun terakhir.
4) Dokumen pedoman penerimaan mahasiswa transfer, alasan, kriteria, dan proses pelaksanaan.
b. Dokumen lulusan yang terdiri dari :
1) Dokumen daftar mahasiswa yang lulus setiap program studi/semester/ tahun akademik.
2) Dokumen data masa studi dan rata-rata IPK lulusan mahasiswa reguler.
3) Dokumen kebijakan tentang masa studi dan IPK kelulusan yang berkenaan dengan aspek kewajaran, upaya pengembangan dan peningkatan mutu.
Perkiraan kinerja dan dokumen kinerja sumber daya manusia meliputi unsur dosen dan tenaga kependidikan, yaitu :
a. Kinerja dan dokumen yang berkenaan dengan dosen terdiri dari :
1) Dokumen kebijakan tentang dosen yang diangkat dan ditempatkan sebagai tenaga tetap perguruan tinggi.
2) Dokumen data jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan program studi berdasarkan jabatan fungnsional dan pendidikan tertinggi.
3) Dokumen data jumlah dosen yang melakukan pengembangan studi lanjut.
4) Dokumen kebijakan tentang kecukupan, kualifikasi, dan pengembangan karir dosen tetap.
b. Dokumen tenaga kependidikan terdiri dari dokumen data jumlah tenaga kependidikan : pustakawan, laboran, teknisi, operator, programer, tenaga administrasi, dan lainnya menurut tingkat pendidikan terakhir.
Perkiraan kinerja dan dokumen kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik tingkat unit pengelola program studi terdiri dari :
a. Dokumen yang berkenaan dengan kurikulum yaitu dokumen yang berkenaan dengan peran unit pengelola program studi diploma dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum untuk program studi.
b. Dokumen pembelajaran yaitu dokumen yang berkenaan dengan peran unit pengelola program studi dalam memonitor dan mengevaluasi pembelajaran.
c. Dokumen berkenaan dengan suasana akademik yaitu dokumen dari unit pengelola program studi tentang kebijakan suasana akademik, penyediaan prasarana dan sarana, dukungan dana, dan kegiatan akademik di luar kelas.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang berkenaan dengan pembiayaan, sarana, prasarana, dan sistem informasi di tingkat unit pengelola program studi terdiri dari :
a. Dokumen pembiayaan yang mencakup dokumen jumlah dana, jenis dana dan sumber dana selama tiga tahun terakhir; dokumen penggunaan dana untuk operasional dan investasi; dokumen penggunaan dana untuk penyelenggaraan kegiatan tridharma per program studi; dokumen kebijakan jumlah dana, jenis dana, sumber dana, penggunaan dana, kecukupan dan upaya pengembangannya untuk unit pengelola program studi dan untuk kegiatan tridharma program studi.
b. Dokumen sarana meliputi dokumen kebijakan unit pengelola program studi tentang sarana untuk penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi berkenaan dengan kecukupan, ketersediaan, akses, kewajaran, rencana pengembangan dalam lima tahun; dokumen data sarana yang ada pada semua program studi; dokumen data sarana tambahan untuk peningkatan mutu penyelenggaraan program tridharma semua program studi dalam tiga tahun terakhir; dokumen rencana investasi untuk sarana dalam lima tahun mendatang.
c. Dokumen prasarana meliputi dokumen daftar prasarana yang dimiliki dan digunakan untuk program studi; dokumen kebijakan unit pengelola program studi tentang prasarana mencakup aspek kecukupan, kewajaran, rencana pengembangan dalam lima tahun mendatang; dokumen data penambahan prasarana untuk semua program studi yang dikelola dalam tiga tahun terakhir; dokumen rencana investasi untuk prasarana dalam lima tahun mendatang.
d. Dokumen sistem informasi mencakup pedoman sistem informasi manajemen dan fasilitas ICT yang digunakan untuk proses pembelajaran termasuk e-learning, penyelenggaraan adminis-trasi, dan pemanfaatannya dalam pro-ses pengambilan keputusan dalam pe-ngembangan institusi; kinerja pengelolaan data untuk keperluan mahasiswa, jadwal mata kuliah, nilai mata kuliah, transkrip akademik, lulusan, dosen, pegawai, keuangan, inventaris, pembayaran SPP, perpustakaan, dll secara manual, dengan komputer tanpa jaringan, dengan komputer melalui jaringan lokal, atau dengan komputer melalui jaringan luas; kinerja penyebaran informasi dan kebijakan untuk dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan melalui rapat, pertemuan, surat, faksimili, telepon, sms, e-mail, mailing list, bulletin dsb.; dokumen rencana pengembangan sistem informasi jangka panjang dan upaya pencapaiannya.
Perkiraan kinerja dan dokumen yang berkenaan dengan penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama tingkat unit pengelola program studi terdiri dari :
a. Kinerja dan dokumen penelitian yaitu dokumen kebijakan tentang penelitian sebagai salah satu unsur tridharma perguruan tinggi, dan kaitannya dengan visi, misi, kecukupan, kewajaran, dan upaya pengembangan dan peningkatan mutu; dokumen jumlah dan dana penelitian yang dilakukan oleh dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir, dan kinerja penelitian dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir.
b. Dokumen kinerja pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat yaitu dokumen kebijakan tentang pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat sebagai salah satu unsur tridharma perguruan tinggi, dan kaitannya dengan visi, misi, kecukupan, kewajaran, dan upaya pengembangan dan peningkatan mutu; dokumen jumlah dan dana pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir; dan kinerja pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dosen tetap setiap program studi selama tiga tahun terakhir.
c. Dokumen kinerja kerjasama dengan instansi lain terdiri dari dokumen kebijakan tentang kerjasama dengan instansi lain dalam dan luar negeri; dokumen kerjasama dengan instansi dalam dan luar negeri; dan kinerja kerjasama dengan instansi dalam dan luar negeri.
6. Manajemen Kinerja dan Dokumentasi Akreditasi
Berdasarkan asumsi bahwa unsur-unsur penilaian akreditasi yang berkenaan dengan kinerja dan dokumennya yang bersifat lengkap dan menyeluruh yang menggambarkan kualitas manajerial dan operasional perguruan tinggi, maka setiap pimpinan perguruan tinggi beserta seluruh jajaran pejabat dan pegawainya baik dosen maupun tenaga kependidikannya, harus/seharusnya menjadikan semua unsur penilaian akreditasi ini menjadi fokus perhatian praktik manajerialnya. Dengan demikian, berarti fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan (Handoko, 1986 : 26) diarahkan kepada peningkatan kinerja yang menyangkut ketujuh klasifikasi unsur-unsur penilaian akreditasi program studi beserta dokumennya, baik yang menjadi tanggungjawab program studi maupun unit pengelola program studi beserta unit kerja pendukungnya seperti pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan, bagian administrasi umum termasuk sumber daya manusia atau kepegawaian, keuangan, sarana prasarana, dan sistem informasi.
Sesuai dengan deskripsi dan penjelasan kinerja yang harus dibuat oleh tim pengisi borang program studi dan tim pengisi borang unit pengelola program studi, beserta dokumen/arsip sebagai bukti kinerjanya, maka kedua tim manajemen dari dua tingkatan manajerial yakni pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi dalam praktik manajemen haruslah berusaha bekerja dengan prinsip sinergi, yaitu bekerjasama untuk mencapai hasil kerja yang optimal, lebih daripada pencapaian hasil kerja apabila hanya diupayakan oleh satu pihak saja.
Unit pengelola program studi dan program studi harus berkoordinasi dalam menggerakkan setiap unit kerja, dosen, dan tenaga kependidikan yang terlibat dalam pelaksanaan sistem kerja di lingkungan perguruan tingginya. Semua pimpinan, pejabat, dosen, dan tenaga kependidikan yang bertanggungjawab dan terlibat terhadap perumusan kebijakan, pelaksanaan kerja, pencatatan atau perekaman segala peristiwa atau kejadian berkenaan dengan visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian; tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu; kemahasiswaan dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik; pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi; serta penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama; harus menunjukkan komitmennya secara optimal. Rasa tanggungjawab yang besar dari semua unsur pimpinan, pejabat, dosen, dan tenaga kependidikan di tingkat program studi dan unit pengelola program studi terhadap ketujuh kelompok unsur tersebut akan membuahkan kinerja yang besar pula.
Dilihat dari periode waktu, kinerja dan dokumen yang harus disiapkan dari ketujuh unsur penilaian tersebut adalah 1-7 tahun. Ini berarti perguruan tinggi harus memperhatikan intensitas manajemen dan operasional yang optimal secara berkelanjutan, untuk memelihara dan meningkatkan kinerja dan dokumen dari tujuh obyek penilaian tersebut selama 7 tahun berturut-turut. Ini dimaksudkan untuk mengoptimalkan praktik manajemen perguruan tinggi, agar optimal pula nilai peringkat akreditasi program studi yang dikelolanya.
D. Kesimpulan
Terdapat 7 (tujuh) kelompok unsur yang menjadi sasaran penilaian dalam proses akreditasi program diploma. Ketujuh kelompok unsur yang dimaksud yaitu visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian; tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu; mahasiswa dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik; pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi; penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Nilai peringkat hasil proses akreditasi tergantung pada tingkat kinerja dan keberadaan dokumen-dokumen terkait dengan ketujuh unsur tersebut. Manajemen perguruan tinggi dapat menjadikan unsur-unsur kinerja dan dokumentasinya sebagai sasaran fungsionalnya. Untuk mencapai peringkat nilai tertinggi yang diinginkan, seluruh manajemen perguruan tinggi dapat melakukan pengelolaan terhadap ketujuh unsur sasaran proses penilaian akreditasi tersebut secara intensif dan optimal sejak dini. Pimpinan perguruan tinggi atau unit pengelola program studi diploma, pengurus program studi, para pejabat, dosen dan tenaga kependidikan secara berkelanjutan harus terus menerus memfokuskan diri dalam mengelola kinerja dan dokumen pendukung ketujuh unsur sasaran penilaian akreditasi untuk mencapai peringkat tertinggi bagi proses akreditasi program diploma yang menjadi tanggungjawabnya.
DAFTAR PUSTAKA
BAN-PT, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku I Naskah Akademik, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
----------, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Diploma, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
----------, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku IIIA Borang Program Studi, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
----------, Akreditasi Program Studi Diploma, Buku IIIB Borang Unit Pengelola Program Studi, Edisi 7 Januari 2010, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta, 2009
Bernardin, John H., Joyce EA Russel, Human Resources Management, An experiential Approach, Secon Edition, Irwin McGraw Hill Co., 1998
Byars, Lloyd, Leslie W. Rue, Personnel Management : Concepts and Applications, WB Saunders Co., Philadelphia, 1979
Cascio, Wayne F., Managing Human Resources, Productivity, Quality of Work Life, Profits, Second Edition, McGraw Hill Book Co., 1989
Handoko, Hani T., Manajemen, Edisi II, BPFE dan LMP2M AMP YKPN, Yogyakarta, 1986
Suraja, Yohannes, “Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009” dalam Caritas Pro Serviam, Jurnal Ilmiah Sosial, ASMI Santa Maria Yogyakarta, ISSN : 1410 4547
Tim Pustaka Phoenix, Kamus Besar Bahasa Indonesia, edisi baru, Jakarta, 2009
Langganan:
Postingan (Atom)