EFEKTIVITAS KEARSIPAN

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR
YANG BERKAITAN DENGAN EFEKTIVITAS KEARSIPAN
DI SLTP DAN SLTA KABUPATEN BANTUL )
Yohanes Suraja )


ABSTRACT

This research aims to understand the factors those have correlations to the filing effectiveness at Junior high schools and senior high schools in Bantul Regency. Factors which have seen having correlation with filing effectiveness are the condition of filing equiptment, the school finance capability, the record workers’ competence, and the managementship of the clerical work manager. The data were colected by closed questionaires which were distributed to 80 schools. 74 (92,5%) of them returned the questionires, and then they have been processed by bivariat correlations from SPSS 10.0 for Windows. The output of bivariat correlation testing shows that only the managementship of the clerical work manager factor does have significant, positive, and the strongest correlation among the other factors, although its coefficient correlation is weak (.246). The other factors have positive but not significant correlations, because their correlations with the filing effectiveness are weak or very weak. Their coefficent correlations are between .053 to .204.

Kata-kata kunci : Effektivitas kearsipan, kondisi fasilitas, kemampuan keuangan, kemampuan pegawai arsip, kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha.


A. Pendahuluan
1. Latar Belakang Masalah
Penelitian ini dilakukan untuk menjawab keingintahuan peneliti tentang hubungan faktor-faktor kondisi fasilitas kearsipan, kemampuan keuangan sekolah, kompetensi pegawai arsip, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha dengan efektivitas kearsipan di SLTP, SMU, dan SMK (SLTA) Kabupaten Bantul.
Penelitian mengenai kearsipan tersebut penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan sekolah. Dari pengolahan data diharapkan dapat teridentifikasi signifikansi, arah, dan tingkat hubungan antara faktor-faktor kondisi fasilitas kearsipan, kemampuan keuangan sekolah, kompetensi pegawai arsip, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha (variabel-variabel bebas) dengan efektivitas kearsipan (variabel tergantung) di SLTP dan SLTA di Kabupaten Bantul. Berdasarkan identifikasi signifikansi, arah, dan tingkat hubungan antar variabel tersebut maka akan dapat diketahui hal-hal yang perlu diperhatikan untuk diusulkan guna memperbaiki atau meningkatkan efektivitas kearsipan sekolah-sekolah di Kabupaten Bantul.
The Liang Gie (1988, 129) mengatakan masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi ialah bertalian dengan hal-hal yang berikut :
1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Banyak faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan di dalam organisasi. Dari permasalahan di bidang kearsipan yang dikemukakan oleh The Liang Gie di atas dapat diidentifikasi sebab-sebab atau faktor-faktor yang terkait. Penyebab adanya permasalahan di bidang kearsipan yaitu kegiatan kearsipan yang tidak dilakukan dengan baik, peralatan yang tidak memadai, tata kerja yang tidak mengikuti perkembangan, kurangnya pembinaan dan kompetensi pegawai arsip.
Berdasarkan pendekatan sistem dan fungsional di dalam manajemen sistem informasi yang dikemukakan Ricks dan Gow (1984; 8-17) dapat dikatakan bahwa efektivitas kearsipan itu terkait dengan kondisi dari unsur-unsur sistem kearsipan, dan kemampuan manajemen kearsipan.
Kondisi unsur-unsur sistem kearsipan yang dimaksudkan meliputi kondisi input, kondisi proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, dan output. Kondisi input terdiri dari faktor-faktor kondisi warkat, kondisi peralatan, kondisi keuangan, dan kondisi orang (pegawai, pejabat) kearsipan.
Keadaan proses atau rangkaian kegiatan kearsipan mencakup kondisi pelaksanaan kegiatan-kegiatan kearsipan dari masa penciptaan naskah, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan naskah.
Kondisi output sistem kearsipan dapat dilihat dari ciri-ciri arsip yang ada. Arsip ini merupakan hasil dari rangkaian kegiatan kearsipan tersebut. Sutarto (1997; 200) mengemukakan ciri-ciri arsip yang baik sebagai kumpulan warkat (naskah) yang mempunyai nilai atau kegunaan, disimpan secara sistematis, dan dapat disediakan dengan cepat bilamana diperlukan.
Berdasarkan keterangan teoritis tersebut dan dugaan-dugaan di lapangan mengenai faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan, serta “karena keterbatasan waktu, dana, tenaga, teori dan supaya penelitian lebih mendalam” (Sugiyono; 1992 : 197) maka untuk kepentingan penelitian ini penulis membatasi diri pada keadaan peralatan, kondisi keuangan, kemampuan pegawai kearsipan, keadaan arsip, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha sebagai faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul.

2. Perumusan Masalah
Masalah penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
(a) Bagaimana hubungan faktor-faktor keadaan peralatan, kondisi keuangan, kemampuan pegawai kearsipan, keadaan arsip, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul?
(b) Faktor apa yang mempunyai hubungan paling erat dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul ?

3. Tinjauan Pustaka
Di dalam sistem informasi organisasi, kearsipan menjadi salah satu unsur sumber informasi. Kearsipan yang dilakukan baik secara konvensional (manual) maupun otomat dengan menggunakan jaringan komputer, dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajerial, peran-peran manajerial dan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan organisasi. Sedemikian pentingnya kearsipan di dalam setiap organisasi, maka setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta mempunyai kewajiban untuk melakukan pengelolaan kearsipan agar dapat memberikan kontribusi berupa informasi bagi pelaksanaan kegiatan manajerial dan operasional organisasi secara optimal.

Efektivitas Kearsipan
Efektivitas kearsipan adalah kemampuan organisasi menjamin keselamatan dan penyediaan naskah yang berisi data atau informasi yang benar, kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Pengertian ini sejalan dengan tujuan kearsipan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, dan tujuan sistem manajemen kearsipan yang dikemukakan oleh Ricks dan Gow (1984 : 8). Keselamatan naskah yang dimaksudkan meliputi unsur keamanan arsip dan keawetan arsip. Pada aspek ini kearsipan yang efektif menunjuk pada keadaan arsip-arsip yang terjaga keamanannya, tidak hilang, informasinya tidak diketahui oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan, dan tidak rusak atau awet secara fisik.
Terjaminnya keselamatan arsip berdampak pada terjaminnya penyediaan arsip bilamana dibutuhkan. Artinya apabila arsip-arsip di dalam organisasi itu ada, tidak hilang atau rusak maka konsekuensinya tentu akan dapat disediakan bilamana dibutuhkan. Yang perlu mendapatkan perhatian dalam penyediaan kembali arsip yaitu bahwa arsip atau informasi yang benar, dapat disediakan bagi orang pejabat, pegawai, dan anggota masyarakat yang membutuhkan pada waktunya dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Keadaan jaminan kepastian penyediaan arsip bilamana dibutuhkan ini yang mestinya dapat ditunjukkan oleh setiap pengelola kearsipan.
Efektivitas kearsipan di setiap organisasi tergantung pada berbagai faktor. Faktor-faktor yang diidentifikasi mempunyai kaitan dengan efektivitas kearsipan di dalam penelitian ini yaitu faktor-faktor keadaan fasilitas, kondisi keuangan, kemampuan pegawai kearsipan, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha.

Keadaan Fasilitas Kearsipan
Keadaan fasilitas kearsipan adalah kondisi yang ada berkenaan dengan kelengkapan, jumlah, dan kebaikan atau berfungsi tidaknya alat-alat yang diperlukan untuk melancarkan, membantu mempermudah pelaksanaan proses kearsipan di dalam suatu organisasi. Alat-alat kearsipan yang dimaksud meliputi map, folder, guide, filing cabinet, almari arsip, meja, kursi, berkas kotak, rak arsip, rotary filing, cardex, mesin-mesin, dan alat tulis (Wursanto; 1991 : 32). Fasilitas kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi, dan kondisi alat dan perlengkapan itu baik (tidak rusak) sehingga fungsional, dapat dipergunakan. Apabila keadaan fasilitas kearsipan memenuhi karakteristik yang baik tersebut, maka tujuan kearsipan cenderung dapat tercapai. Sebab fasilitas yang memenuhi persyaratan demikian ini dapat melancarkan dan memudahkan pegawai arsip dalam melaksanakan proses kearsipan.

Kondisi Keuangan Organisasi /Sekolah
Faktor kondisi keuangan organisasi mempunyai kaitan dengan efektivitas kearsipan. Dikatakan oleh Ricks dan Gow (1984 : 9) bahwa uang memberikan kemampuan (sumberdaya) untuk membiayai keperluan belanja dalam perencanaan, implementasi, operasi, dan pengawasan keseluruhan administrasi kearsipan. Oleh karena itu dapat dikemukakan bahwa kondisi keuangan menunjuk pada kemampuan organisasi untuk membiayai kegiatan, orang, dan fasilitas yang diperlukan untuk melakukan perencanaan, implementasi, operasi, dan pengawasan pelaksanaan kegiatan kearsipan untuk mencapai tujuan. Kondisi keuangan organisasi tergantung pada sumber internal dan eksternal. Bagi institusi pendidikan sumber keuangan internal yaitu dari siswa (murid). Sedangkan sumber keuangan eksternalnya yaitu bantuan dari pemerintah, perusahaan, dan donatur lainnya. Jika alokasi dana keuangan untuk kearsipan besar, maka pimpinan dan pegawai kearsipan di dalam suatu organisasi dapat leluasa membiayai kebutuhan-kebutuhan bagi proses, orang, dan fasilitas kearsipan yang memungkinkan dicapainya kinerja dan tujuan kearsipan yang baik.

Kemampuan Pegawai Kearsipan
Kemampuan pegawai kearsipan merupakan faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan organisasi. Pegawai yang berkemampuan akan dapat melaksanakan tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Pelaksanaan tugas oleh pegawai yang kompeten dapat menjamin pencapaian tujuan kearsipan. Kemampuan pegawai yang mengurusi arsip ini meliputi kemampuan pengetahuan atau pemahaman mengenai seluk-beluk di bidang kearsipan, dan ketrampilan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan mengoperasikan fasilitas kerja di bidang kearsipan. The Liang Gie (1988 : 162) mengatakan bahwa untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian. Oleh karena itu dapat dikatakan semakin tinggi kemampuan pegawai kearsipan, semakin efektif kearsipan di dalam suatu organisasi.

Kemampuan Manajerial Kepala Bagian Arsip
Faktor lain yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan didalam organisasi adalah kemampuan manajerial dari kepala bagian kearsipan. Kemampuan manajerial merupakan otoritas untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan terhadap aktivitas-aktivitas dari orang-orang (Chung & Megginson; 1981 : 280) dalam hal ini yakni pegawai kearsipan. Kemampuan kepala bagian kearsipan untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen tersebut memungkinkan pegawai kearsipan di bawahnya menjalankan tugas-tugas kearsipan dengan memanfaatkan fasilitas kearsipan yang ada dengan efektif dan efisien.

4. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
(a) Untuk mengetahui ada tidaknya hubungan, arah dan tingkat keeratan hubungan antara faktor-faktor keadaan peralatan, kondisi keuangan, kemampuan pegawai kearsipan, keadaan arsip, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul ?
(b) Untuk mengetahui faktor yang mempunyai tingkat hubungan paling erat dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul ?

5. Kontribusi/Manfaat Penelitian
(a) Bagi masing-masing sekolah
Hasil penelitian ini dapat menjadi masukan untuk melakukan penyempurnaan pengurusan arsip di setiap sekolah.
(b) Bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bantul
Hasil penelitian ini dapat menjadi bahan pembinaan kearsipan bagi pegawai tatausaha khususnya pegawai kearsipan di setiap sekolah.
(b) Bagi Peneliti
Penelitian ini dapat menjadi masukan untuk melakukan penelitian lanjutan lebih mendalam dan mencakup sasaran lebih luas. Di samping hasil penelitian ini juga dapat dijadikan dasar untuk melakukan pengabdian masyarakat, dalam hal ini membantu sekolah-sekolah di Kabupaten Bantul memperbaiki kearsipannya.

B. Metode Penelitian
1. Hipotesis Penelitian
Hipotesis penelitian ini adalah :
(a) Ada hubungan yang signifikan antara faktor keadaan fasilitas kearsipan, kondisi keuangan organisasi, kemampuan pegawai kearsipan, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul.
(b) Terdapat hubungan yang positif dan erat antara faktor keadaan fasilitas kearsipan, kondisi keuangan organisasi, kemampuan pegawai kearsipan, dan kemampuan manajerial kepala bagian tata usaha dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul.
(c) Faktor kemampuan pegawai arsip mempunyai hubungan yang paling erat di antara faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul.
2. Model Hubungan Variabel-Variabel Penelitian
Hubungan antara variabel-variabel penelitian ini dapat digambarkan dalam model sebagai berikut :
























3. Metode Penentuan Sampel
Sampel adalah wakil dari populasi. Populasi penelitian ini adalah Bagian Tata Usaha di setiap SLTP dan SLTA di Kabupaten Bantul totalnya ada sebanyak 159 sekolah (Tabel 1.1). Masing-masing jenis dan tingkat sekolah tersebut dipandang mempunyai kebutuhan atau kepentingan pengurusan arsip yang sama dan minimal akan diambil 50% sebagai sampel. Sampel diambil secara acak, mewakili setiap jenis sekolah, baik negeri maupun swasta. Total sampel ada 80 sekolah, dan banyaknya sampel untuk setiap jenis jenjang sekolah, negeri dan swasta tertera pada Tabel 1.2 di bawah.



Tabel 1.1
Banyaknya Sekolah Lanjutan di Kabupaten Bantul
Tahun 2003

No. Sekolah Lanjutan Negeri Swasta Jumlah
1. SLTP 48 46 94
2. SMU 19 20 39
3. SMK 7 19 26
Jumlah 74 85 159
Sumber : Dinas Pendidikan Kab. Bantul; 2003


Tabel 1.2
Banyaknya Sampel yang Diambil
dari Sekolah Lanjutan di Kabupaten Bantul


No. Sekolah Lanjutan Negeri Swasta Jumlah
1. SLTP 24 23 47
2. SMU 10 10 20
3. SMK 4 9 13
Jumlah 38 42 80
Sumber : Diolah dari Dinas Pendidikan Kab. Bantul; 2003


4. Metode Pengumpulan Data
Data dalam penelitian ini dikumpulkan dari responden yaitu dari pegawai arsip atau pegawai tata usaha yang mengurusi arsip di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul secara langsung (data primer). Responden diminta menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun, sesuai kenyataan yang dialami atau dimiliki. Jawaban pertanyaan telah disusun dan responden tinggal memilih jawaban yang menunjukkan kenyataan yang dialami.

5. Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan adalah sebagai berikut.
(a) Uji Validitas dan Reliabilitas Instrumen
Untuk pengujian validitas dan reliabilitas instrumen digunakan program analisis reliabilitas dari program Statistical Product and Service Solutions (SPSS) 10.0 For Windows. Pengujian validitas data tiap butir item (pertanyaan) digunakan analisis item, yaitu mengkorelasikan skor tiap butir dengan skor total yang merupakan jumlah tiap skor butir. Korelasi minimum item-skor total adalah = 0.3. Jadi kalau korelasi antara item (butir) dengan skor total kurang dari 0.3 maka butir instrumen tersebut dinyatakan tidak valid (Sugiyono; 1992 : 99), dan butir pertanyaan yang tidak valid dikeluarkan (didrop-out) dari proses analisis data. Pada output pengolah data dengan SPSS yaitu “Reliability Analysis-Scale (Alpha)” bagian “Item-Total Statistics” terdapat kolom “Corrected Item-Total Correlation”. Pada kolom ini dapat dilihat koefisien korelasi item-total item, yang menunjukkan validitas item tersebut.
Pada “Reliability Analysis-Scale (Alpha)” juga diketahui koefisien reliabilitas (Reliability Coefficients) dari sejumlah item. Reliabilitas item-item (butir-butir) pertanyaan yang digunakan untuk mengukur suatu variabel dilihat pada koefisien Alpha. Jika Alpha  .5000, berarti pertanyaan-pertanyaan yang ada pada setiap item tergolong reliabel.
Jika diketahui dari uji validitas dan reliabilitas bahwa instrumen sudah valid dan reliabel seluruh butirnya, maka instrumen dapat digunakan untuk pengukuran dalam rangka pengumpulan data.

(b) Uji Hipotesis
Untuk menganalisis data dalam rangka menguji hipotesis penelitian ini dilakukan uji statistik terhadap data yang terkumpul, yaitu analisis korelasi bivariat. Data diolah dengan SPSS 10.0 For Windows. Dengan korelasi bivariat diperoleh output yang menunjukkan signifikansi, arah dan tingkat korelasi antar dua variabel. Ada tidaknya hubungan antara dua variabel diketahui dari tingkat signifikansi suatu koefisien korelasi. Standar level signifikansi () untuk penelitian dengan pendekatan sampel seperti ini adalah 0.05 (5%). Jadi jika koefisien korelasi berada pada level signifikansi 5 % berarti hubungan antara dua variabel itu nyata (ada hubungan). Sedangkan jika koefisien korelasi berada pada tingkat signifikansi di atas 5%, berarti korelasi itu tidak signifikan atau tidak ada hubungan antara kedua variabel yang dimaksud. Dan, sebagai pedoman interpretasi tingkat hubungan terhadap koefisien korelasi digunakan pedoman seperti tampak pada tabel 1.3 berikut.
Tabel 1.3
Pedoman Klasifikasi Penafsiran Kekuatan Hubungan
Dari Koefisien Korelasi

Interval Koefisien Korelasi Tingkat Hubungan
0.00 – 0.199 Sangat rendah
0.20 – 0.399 Rendah
0.40 – 0.599 Sedang
0.60 – 0.799 Kuat
0.80 – 1.000 Sangat kuat
Sumber : Sugiyono dan Eri Wibowo (2001 : 172)


C. Hasil dan Pembahasan
Pembahasan yang dipaparkan pada bab ini adalah pembahasan atas hasil uji hipotesis yang didasarkan pada hasil uji validitas dan reliabilitas instrumen penelitian. Uji validitas dan reliabilitas instrumen penelitian berupa daftar pertanyaan dilakukan terhadap 30 responden. Hasil uji validitas dan reliabilitas instrumen penelitian ini menunjukkan bahwa 2 (dua) dari 13 pertanyaan tentang efektivitas kearsipan yaitu pertanyaan tentang ada tidaknya informasi yang diketahui pihak lain tanpa ijin dari pengelola arsip dan ada tidaknya arsip yang rusak termasuk tidak valid. Satu (1) dari 15 butir pertanyaan tentang kondisi peralatan yaitu pertanyaan tentang tingkat kecukupan alat kearsipan yang berupa buku agenda termasuk tidak valid. Dan, tujuh (7) butir dari 14 butir pertanyaan variabel kemampuan manajerial kepala bagian arsip juga tergolong tidak valid. Butir-butir pertanyaan yang tidak valid karena koefisien korelasi item-totalnya kurang dari 0.3 tidak diikutsertakan dalam uji hipotesis. Sedangkan semua instrumen kemampuan keuangan dan kemampuan pegawai arsip yang masing-masing terdiri dari lima (5) dan 14 butir pertanyaan, semua tergolong valid, dimana koefisien korelasi item-totalnya adalah di atas 0.3.
Sedangkan uji realiabilitas instrumen penelitian ini menunjukkan bahwa semua instrumen yang berupa butir-butir pertanyaan yang digunakan untuk mengukur variabel-variabel penelitian ini tergolong reliabel dimana koefisien Alpha dari butir-butir pertanyaan untuk kelima variabel penelitian ini adalah lebih dari 0.5.
Sedangkan uji hipotesis penelitian ini dilakukan berdasarkan data penelitian dari 74 responden (92,5%), sebab ada sebanyak 6 (enam) responden atau 7,5% tidak mengembalikan daftar pertanyaan yang disampaikan kepada mereka karena alasan hilang, lupa tidak mengisi karena banyaknya volume pekerjaan atau sengaja tidak mau menjawab/mengisi jawaban atas daftar pertanyaan meskipun telah berulangkali diusahakan pendekatan dan upaya pengambilan kembali.
Hasil (output) analisis korelasi bivariat secara lengkap dapat dilihat pada tabel 1.4 berikut. Berdasarkan hasil analisis korelasi bivariat ini pembahasan pembuktian kebenaran atau kesalahan hipotesis tersebut di atas dilakukan.

Tabel 1.4
Korelasi Bivariat Pearson

X1 X2 X3 X4 Y
X1 Pearson Correlation 1.000 .421** .226 .381** .079
Sig. (2-tailed) . .000 .053 .001 .506
N 74 74 74 74 74
X2 Pearson Correlation .421** 1.000 .062 .246* .053
Sig. (2-tailed) .000 . .600 .035 .654
N 74 74 74 74 74
X3 Pearson Correlation .226 .062 1.000 .454** .204
Sig. (2-tailed) .053 .600 . .000 .081
N 74 74 74 74 74
X4 Pearson Correlation .381** .246* .454** 1.000 .246*
Sig. (2-tailed) .001 .035 .000 . .035
N 74 74 74 74 74
Y Pearson Correlation .079 .053 .204 .246* 1.000
Sig. (2-tailed) .506 .654 .081 .035 .
N 74 74 74 74 74
Keterangan : ** Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
* Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).

Sumber : Output Analisis Korelasi Bivariat SPSS 10.0 for Windows


Tabel 1.5
Tingkat, Arah dan Signifikansi Korelasi
Faktor Kondisi Peralatan (X1), Kemampuan Keuangan (X2),
Kemampuan Pegawai (X3) dan Kemampuan Manajerial (X4)
dengan Efektivitas Kearsipan di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama
dan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas di Kabupaten Bantul
menurut 74 Responden

Tingkat Signifikansi
2-tailed Keterangan Signifikansi Tingkat Korelasi dengan Efektivitas Kearsipan Keterangan Arah dan Tingkat Hubungan
Kondisi Peralatan .506 Tidak Signifikan .079 Positif, Sangat Rendah
Kemampuan Keuangan .654 Tidak Signifikan .053 Positif, Sangat Rendah
Kemampuan Pegawai .081 Tidak Signifikan .204 Positif, Rendah
Kemampuan Manajerial .035 Signifikan .246 Positif, Rendah

Sumber : Output Analisis Korelasi Bivariat SPSS 10.0 for Windows


Berdasarkan hasil analisis data yang tampak pada tabel 1.4 dan 1.5 di atas, maka hasil uji hipotesis penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Signifikansi, Arah dan Tingkat Hubungan Faktor Kondisi Peralatan dengan Efektivitas Kearsipan di SLTP dan SLTA di Kabupaten Bantul
Dari tabel 1.5 diketahui bahwa korelasi antara kondisi peralatan (X1) dengan efektivitas kearsipan (Y) di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah .506. Angka ini jauh di atas standar tingkat siginifikansi 0.05. Artinya korelasi antara kedua variabel tersebut tergolong tidak signifikan, kedua variabel secara nyata tidak berkorelasi (tidak ada hubungan). Dengan demikian hipotesis yang menyatakan bahwa ada hubungan yang signifikan antara kondisi peralatan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah tidak benar (ditolak).
Pada dari tabel tersebut juga dapat dilihat koefisien korelasi kondisi peralatan (X1) dengan efektivitas kearsipan (Y) di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah .079. Koefisien korelasi ini menunjukkan bahwa hubungan kedua variabel tersebut positif, tetapi termasuk tingkat hubungan sangat rendah, sehingga bisa dikatakan tidak ada korelasi. Kondisi ini mencerminkan bahwa keselamatan arsip seperti ada tidaknya arsip yang hilang, ada tidaknya arsip yang isi informasinya diketahui orang yang tidak berhak, ada tidaknya arsip yang rusak dan kemampuan penyediaan arsip ketika dibutuhkan tidak ditentukan oleh kelengkapan, tingkat kecukupan, dan kondisi peralatan kearsipan seperti filing cabinet, almari arsip, rak arsip, map, ordner, briefordner, folder, alat pelobang kertas, buku atau kartu agenda, guide, klapper, papan nama, lembar disposisi dan paperklip. Dengan demikian hipotesis yang menyatakan bahwa terdapat hubungan yang positif antara kondisi peralatan (X1) dengan efektivitas kearsipan (Y) di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah benar, tetapi hubungan tersebut berada pada tingkat keeratan hubungan yang sangat rendah.

2. Signifikansi, Arah dan Tingkat Hubungan Faktor Kemampuan Keuangan (X2) dengan Efektivitas Kearsipan (Y) di Sekolah LanjutanTingkat Pertama dan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas di Kabupaten Bantul
Korelasi antara kemampuan keuangan (X2) dengan efektivitas kearsipan (Y) di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul berada pada level signifikansi .654, maka korelasi antara kedua variabel tersebut termasuk tidak signifikan. Kedua variabel secara nyata tidak berkorelasi (tidak ada hubungan). Dengan demikian hipotesis yang menyatakan ada hubungan yang signifikan antara kemampuan keuangan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah tidak benar (tidak diterima).
Pada tabel 1.4 dan 1.5 juga dapat dilihat besarnya koefisien korelasi antara kemampuan keuangan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul yaitu .053. Koefisien korelasi ini tergolong positif, tetapi berada pada tingkat hubungan sangat rendah (sangat lemah). Koefisien korelasi yang positif namun berada pada tingkat keeratan hubungan sangat rendah tersebut bisa dikatakan tidak ada korelasi atau tidak ada hubungan antara kemampuan keuangan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul. Efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul tidak tergantung pada kemampuan keuangan sekolah seperti besarnya kemampuan keuangan sekolah dan besarnya uang dari sumbangan murid, anggaran pemerintah, bantuan alumni dan dari sumber lain (donor). Dengan demikian hipotesis yang menyatakan bahwa ada hubungan positif antara kemampuan keuangan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah benar. Namun kenyataan bahwa di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul menunjukkan tingkat keeratan hubungan kedua variabel tersebut sangat rendah.

3. Signifikansi, Arah dan Tingkat Hubungan Faktor Kemampuan Pegawai Arsip (X3) dengan Efektivitas Kearsipan (Y) di Sekolah LanjutanTingkat Pertama dan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas di Kabupaten Bantul
Signifikansi korelasi antara kemampuan pegawai arsip dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah .081 (Lihat tabel 1.4 dan 1.5). Nilai signifikansi ini masih berada di atas nilai standard 0.05, berarti korelasi antara kedua variabel tersebut tidak signifikan (tidak ada hubungan). Berarti hipotesis yang menyatakan bahwa terdapat hubungan yang signifikan antara kemampuan pegawai arsip dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah salah.
Sedangkan koefisien korelasi antara kemampuan pegawai arsip dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah .204 (lihat tabel 1.4 dan 1.5). Koefisien korelasi ini menunjukkan adanya hubungan positif antara kedua variabel, tetapi tergolong pada tingkat keeratan hubungan yang rendah. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk kasus di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul ini kemampuan pegawai arsip mempunyai hubungan yang rendah dengan efektivitas kearsipan. Rendahnya koefisien korelasi tersebut mencerminkan bahwa pengetahuan pegawai tentang kearsipan dan ketrampilannya di bidang kearsipan tetap tinggal pengetahuan dan ketrampilan yang potensial tetapi tidak teraktualisasikan di dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan kearsipan. Dengan demikian hipotesis yang menyatakan bahwa terdapat hubungan positif antara kemampuan pegawai arsip dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah benar, tetapi kedua variabel tersebut berada pada tingkat keeratan hubungan yang rendah (lemah).

4. Signifikansi, Arah dan Tingkat Hubungan Faktor Kemampuan Manajerial (X4) dengan Efektivitas Kearsipan (Y) di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama dan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas di Kabupaten Bantul
Pada tabel 1.4 dan 1.5 terlihat bahwa hubungan antara faktor kemampuan manajerial dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul berada pada tingkat signifikansi .035 berarti tergolong signifikan. Maksudnya kedua variabel tersebut secara nyata berkorelasi (ada hubungan). Oleh karena itu hipotesis yang menyatakan bahwa terdapat hubungan yang signifikan antara kemampuan manajerial dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah benar (diterima).
Besarnya koefisien korelasi antara faktor kemampuan manajerial dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah .246 (lihat tabel 1.4 ataupun tabel 1.5). Koefisien korelasi kedua variabel tersebut menunjukkan arah hubungan positif, tetapi pada tingkat hubungan yang rendah. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul rendah, dikarenakan kemampuan manajerial yang rendah seperti tidak dimilikinya pedoman klasifikasi arsip, tidak dimilikinya pedoman pengurusan surat/naskah masuk dan keluar, tidak adanya jadual penyimpanan arsip (jadual retensi arsip), kurangnya pendelegasian wewenang yang jelas untuk pengurusan arsip, garis komando dan pelaporan yang kurang jelas yang berkaitan dengan tugas-tugas kearsipan, kurangnya pembinaan di bidang kearsipan, dan kurangnya pengarahan jika terdapat pegawai yang kesulitan melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Dengan demikian hipotesis yang menyatakan bahwa terdapat hubungan yang positif antara kemampuan manajerial dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah benar, tetapi tergolong pada tingkat keeratan hubungan yang rendah (lemah).

5. Faktor yang Mempunyai Hubungan Paling Erat dengan Efektivitas Kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul
Hipotesis ketiga yang diuji kebenarannya dalam penelitian ini adalah “Faktor kemampuan pegawai arsip mempunyai hubungan yang paling erat di antara faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul.”.
Berdasarkan hasil atau output dari analisis data yang dilakukan dengan korelasi bivariat SPSS 10.0 For Windows seperti terlihat pada tabel 1.4 ataupun tabel 1.5 di atas dapat dikatakan bahwa di antara koefisien korelasi-koefisien korelasi antara variabel-variabel kondisi peralatan (X1), kemampuan keuangan (X2), kemampuan pegawai arsip (X3) dan kemampuan manajerial (X4) dengan efektivitas kearsipan (Y) di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul, yang terbesar adalah koefisien korelasi antara kemampuan manajerial (X4) dengan efektivitas kearsipan (Y), yaitu .246. Sedangkan koefisien korelasi variabel kemampuan pegawai arsip (X3) dengan efektivitas kearsipan adalah .204, jadi lebih rendah daripada koefisien korelasi antara variabel kemampuan manajerial dengan efektivitas kearsipan. Kenyataan ini membuktikan bahwa hipotesis di atas adalah salah (tidak diterima).

D. Kesimpulan dan Saran
1. Kesimpulan
Dari pengujian hipotesis atau pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa :
(a) Hanya faktor kemampuan manajerial yang terbukti mempunyai hubungan yang signifikan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul pada level signifikansi .05 (5%). Sedangkan faktor-faktor lainnya yaitu keadaan fasilitas kearsipan, kondisi keuangan organisasi, dan kemampuan pegawai tidak mempunyai hubungan yang siginifikan pada level .05, dimana tingkat signifikansinya di atas bahkan jauh di atas .05.
(b) Faktor-faktor keadaan fasilitas kearsipan, kondisi keuangan, kemampuan pegawai kearsipan, dan kemampuan manajerial mempunyai hubungan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul yang tergolong positif tetapi pada tingkat keeratan rendah dan sangat rendah.
(c) Faktor kemampuan manajerial mempunyai hubungan yang paling erat di antara faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul. Dengan demikian hipotesis yang menyatakan bahwa faktor kemampuan pegawai arsip mempunyai hubungan yang paling erat di antara faktor-faktor yang berkaitan dengan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul adalah salah (tidak benar).

2. Saran
Berdasarkan koefisien korelasi yang menunjukkan arah dan tingkat hubungan, di samping berdasarkan pada tingkat signifikansi korelasi antar variabel-variabel penelitian seperti telah dipaparkan di atas, maka untuk memperbaiki atau meningkatkan efektivitas kearsipan di SLTP dan SLTA Kabupaten Bantul disarankan hal-hal sebagai berikut :
(a) Bagi Kepala Dinas Pendidikan, Kepala Sekolah dan Kepala Tatausaha Sekolah Kabupaten Bantul
1) Kepala Sekolah dan Kepala Tatausaha Sekolah perlu memperhatikan dan meningkatkan kemampuan manajerial di bidang kearsipan karena faktor kemampuan manajareial ini telah terbukti mempunyai hubungan yang positif dan signifikan dengan efektivitas kearsipan. Perhatian untuk peningkatan kemampuan manajerial yang dimaksudkan dapat meliputi upaya menyusun pedoman klasifikasi arsip, pedoman pengurusan surat/naskah masuk dan keluar, menentukan jadwal penyimpanan arsip (jadwal retensi arsip), melakukan pendelegasian wewenang yang jelas untuk pengurusan arsip, menentukan garis komando dan pelaporan yang jelas yang berkaitan dengan tugas-tugas kearsipan, melakukan pembinaan di bidang kearsipan, dan pengarahan bilamana terdapat pegawai yang kesulitan melaksanakan tugas-tugas kearsipan.
2) Terhadap faktor kemampuan pegawai arsip yang menunjukkan tingkat hubungan yang rendah dengan efektivitas kearsipan, Kepala Dinas Pendidikan, Kepala Sekolah dan Kepala Tatausaha harus melakukan perbaikan dan peningkatan kemampuan pegawai menyangkut aspek-aspek pengetahuan dan ketrampilan kearsipan. Pengetahuan kearsipan meliputi antara lain tentang tujuan kegiatan kearsipan, buku agenda, pencatatan surat, disposisi atau pengarahan surat, kegiatan-kegiatan pengurusan arsip, macam-macam alat kearsipan dan cara-cara menggunakannya, pencatatan peminjaman arsip, dan metode penyimpanan arsip. Ketrampilan kearsipan terdiri dari kemampuan melakukan pencatatan surat atau naskah pada buku agenda atau semacamnya, kemampuan menggunakan alat-alat kearsipan, kemampuan penyimpanan arsip, dan penemuan kembali arsip.
(b) Bagi Pegawai Kearsipan
1) Pegawai kearsipan sekolah perlu memperhatikan, melaksanakan dan menggunakan rencana dan pedoman kerja kearsipan agar efektivitas kearsipan semakin tinggi (meningkat).
2) Pegawai kearsipan jangan sampai membiarkan kemampuan pengetahuan dan ketrampilan pengurusan arsip yang telah dimiliki sebagai kekuatan potensial yang tidak berdampak bagi efektivitas kearsipan, melainkan perlu mengaktualisasikan kemampuan-kemampuannya di bidang kearsipan tersebut dalam karya nyata sehingga berdampak positif bagi peningkatan efektivitas kearsipan sekolah.
(c) Bagi Kegiatan Penelitian Lebih Lanjut
1) Peneliti perlu mengidentifikasi faktor-faktor lain di samping keadaan fasilitas, kondisi keuangan, kemampuan pegawai arsip, dan kemampuan manajerial yang dalam penelitian ini telah diidentifikasi mempunyai kaitan dengan efektivitas kearsipan sekolah seperti motivasi pegawai, sifat-sifat personal pegawai arsip, dan budaya organisasi atau birokrasi .
2) Peneliti dapat mengkaji secara khusus hubungan atau korelasi dari dimensi-dimensi setiap faktor keadaan fasilitas, kondisi keuangan, kemampuan pegawai arsip, dan kemampuan manajerial dengan efektivitas kearsipan untuk dapat mengetahui arah, tingkat korelasi dan signifikansinya, sehingga dapat dirumuskan usulan perbaikan efektivitas kearsipan dengan lebih teliti dan spesifik.


DAFTAR PUSTAKA
Asyari, Sapari Imam, Suatu Petunjuk Praktis Metodologi Penelitian sosial, Usaha Nasional, Surabaya-Indonesia, 1981

Becker, Selwyn, Duncan Neuhauser, The Efficient Organizations, Elsevier Scientific Publishing Co. Inc., New York, 1975

Chung, Kae H., Leon C. Megginson, Orgazational Behavior, Developing Managerial Skills, Harper & Row Publishers, New York, 1981

Hadi, Sutrisno, Metodologi Research, Jilid 1, Andi Offset, Yogyakarta, 1993

………………, Metodologi Research, Jilid 2, Andi Offset, Yogyakarta, 2000

Ricks, Betty R., Kay F. Gow, Information Resource Management, South-Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, 1984

Sugiyono, Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta, Bandung, 1992

Sugiyono, Eri Wibowo, Statistika Penelitian dan Aplikasinya dengan SPSS 10.0 for Windows, Alfabeta, Bandung, 2001

Sutarto, Sekretaris dan Tata Warkat, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1997

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Supersukses & Nur Cahaya, Yogyakarta, 1988

Umar, Husein, Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 1998

Wursanto, Ig., Kearsipan1, Kanisius, Yogyakarta, 1991

…………….., Himpunan Peraturan Perundangan tentang Kearsipan, Kanisius, Yogyakarta, 1991