KUALITAS LAYANAN PELAKSANA ADMINISTRASI

HUBUNGAN KEMAMPUAN MANAJEMEN DAN KEMAMPUAN KEPEMIMPINAN KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI DENGAN KUALITAS PELAYANAN PELAKSANA ADMINISTRATIF DI AKADEMI DAN POLITEKNIK LINGKUNGAN KOPERTIS WILAYAH V DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Yohannes Suraja

ASMI Santa Maria Yogyakarta

Absract

Administrative office is an important supporting element in each of organization. This research want to know about the correlations of management and leadership abilities of administrative departement office head with the administrative office service quality in “politeknik” and academy of 5th Region of Private Higher Education Institution Coordination (Kopertis Wilayah V) in Yogyakarta Province.The data which had been colected by questionaires from 51 those higher education institutions, were analyzed by bivariat correlations of SPSS 10.0 for Windows. The analysis output showed those factors have significant correlation, positive and in enough strong level correlations. It means that each of those higher education institutions can increase their administrative office service qualitiy effectively by based on their management and leadership abilities of office head.

Key words : management ability, leadership ability, administrative office service
quality.

Pendahuluan
1. Latar Belakang Masalah
Penelitian ini dilakukan untuk menjawab keingintahuan peneliti tentang hubungan kemampuan manajemen dan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di akademi dan politeknik di lingkungan Kopertis Wilayah V DIY. Dari penelitian ini diharapkan teridentifikasi signifikansi hubungan kemampuan manajemen dan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif, yang dapat menjadi dasar untuk meningkatkan kualitas pelayanan administratif di setiap akademi dan politeknik di lingkungan Kopertis Wilayah V DIY. Sebab tindakan perbaikan terhadap suatu masalah kualitas pelayanan pelaksana administratif dapat dilakukan setelah diketahui faktor-faktor yang dipandang mempunyai kaitan dengan atau berpengaruh terhadap masalahnya, yaitu dengan memperbaiki, melakukan penyempurnaan atau penyesuaian atas kondisi faktor-faktor yang terkait.
Pelaksana administratif di perguruan tinggi menjadi suatu unsur yang harus diperhatikan keberadaannya untuk memberikan dukungan dan memperlancar unsur-unsur lain yang ada di perguruan tinggi seperti dewan penyantun, pimpinan, tenaga pengajar (dosen), senat, pelaksana tri dharma (akademik) yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, unsur penunjang (perpustakaan, laboratorium, bengkel, kebun percobaan, pusat komputer) (lihat Pasal 27 PP 60 tahun 1999), mahasiswa dan masyarakat di dalam melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas, fungsi, tugas dan masalah menurut kebutuhan masing-masing. Kegiatan administratif selalu menyertai unsur-unsur perguruan tinggi tersebut sebelum, ketika sedang, dan sesudah pelaksanaan tanggungjawabnya. Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford seperti dikatakan oleh The Liang Gie (1988, 25) setiap kantor (sekretariat, biro, bagian, subbagian, urusan) yang mengemban fungsi administratif itu mempunyai fungsi penyediaan suatu pelayanan komunikasi, warkat (catatan, rekaman data dan informasi), dan harta benda organisasi. Dukungan yang dimaksudkan untuk memperlancar pelaksanaan aktivitas unsur-unsur perguruan tinggi, mahasiswa dan masyarakat yang membutuhkan.
Setiap unsur pelaksana administratif perguruan tinggi harus melaksanakan fungsinya tersebut dengan berkualitas baik, agar unsur-unsur perguruan tinggi tersebut, juga mahasiswa dan masyarakat yang membutuhkan pelayanannya merasa puas, karena fungsi, tugas, dan kebutuhannya sungguh dapat dipenuhi dan lancar.
Kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi dapat dilihat dari segi-segi wujud, keandalan, dayatanggap, kepastian, dan tingkat empathi seperti yang dikemukakaan oleh Leonard Berry, A. Parasuraman, dan Valarie Zeithmal (McLeod, 1996, 101). Unsur-unsur perguruan tinggi seperti dewan penyantun, pimpinan, tenaga pengajar, senat, pelaksana tri dharma, penunjang, mahasiswa dan masyarakat yang mempunyai relasi dengan perguruan tinggi merasakan atau mengalami kualitas pelayanan pelaksana administratif dari berbagai segi (aspek, dimensi) tersebut. Dari segi wujudnya, apakah fasilitas (perlengkapan, peralatan) yang digunakan dalam pelayanan administratif itu lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi, keadaannya baik, dan sesuai dengan perkembangan teknologi perkantoran? Apakah pegawai unsur pelaksana administratif itu memiliki performansi yang baik, mampu (andal) dan mau melaksanakan tugasnya masing-masing dengan memperhatikan prosedur dan metode yang baik dan efisien? Apakah mereka melaksanakan pekerjaan secara konsisten dan akurat? Apakah mereka melayani pimpinan dan unsur lain yang membutuhkan dengan cepat (responsif)? Apakah tindakan dan penampilannya sopan dan terpelajar atau kompeten, menampilkan kepercayaan dan keyakinan? Apakah mereka menunjukkan perhatian yang tulus kepada setiap unsur yang membutuhkan pelayanannya?
Menurut Edwards Deming (McLeod, 1996 103) yang menentukaan kualitas adalah manajemen, dan bukan pekerja. Pandangan bahwa faktor manajemen menentukan kualitas pelayanan inilah yang mendorong dan memberikan inspirasi peneliti mengidentifikasi kemampuan manajerial dan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi. Sebab kemampuan manajemen dan kepemimpinan adalah alat-alat manajemen yang digunakan manajer yang dapat mempengaruhi perilaku para pegawainya untuk mencapai tujuan organisasi (Chung dan Megginson, 1981, 280). Di samping dengan kemampuan manajemennya seorang kepala bagian administrasi juga dapat mengerahkan fasilitas, peralatan dan perlengkapan untuk dipergunakan dalam pelayanan, dan dengan demikian menentukan kualitas pelayanan administratif perguruan tinggi pula.
Penelitian tentang kualitas pelayanan dengan sasaran pelaksana administratif atau bagian administrasi sangat jarang mendapat perhatian, sudah ditinggalkan, dianggap sebagai perihal yang sepele dan usang atau mungkin belum pernah dilakukan di Indonesia. Mungkin perhatian yang sangat kecil terhadap unsur pelaksana administratif ini yang menyebabkan kualitas pelayanan kantor di berbagai organisasi dan perusahaan baik swasta ataupun pemerintah dirasakan kurang memuaskan, karena kecilnya (sedikitnya) masukan saran dan kritik untuk membangun, memperbaiki atau menyempurnakan kualitas pelayanan pelaksana administratif kantor pada umumnya. Sedangkan sebenarnya, sumbangan dari pelaksana administratif sekitar pengurusan komunikasi, data, informasi dan harta benda organisasi seperti dikatakan di atas adalah penting-sangat penting karena dapat memperlancar dan mempermudah setiap pelaksanaan kegiatan, fungsi dan tugas-tugas pokok dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi.
Penelitian tentang hubungan kemampuan manajemen dan kepemimpinan dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di akademi dan politeknik di lingkungan Kopertis Wilayah V DIY ini merupakan langkah studi awal yang dapat dikembangkan dengan sasaran yang lebih luas di samping dapat menjadi dasar untuk melakukan pengabdian masyarakat dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan pelaksana administratif di akademi, politeknik ataupun perguruan tinggi yang lain (universitas, insitut, sekolah tinggi), organisasi, badan, lembaga serta perusahaan lainnya. Sasaran studi ini dibatasi pada lingkup akademi dan politeknik di lingkungan Kopertis Wilayah V DIY, karena pertimbangan biaya, waktu dan tenaga yang relatif terbatas yang belum memungkinkan peneliti untuk melakukan studi atau penelitian pada lingkup yang lebih luas.

2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dan penjelasan latar belakang masalah di atas, masalah penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
(a) Apakah benar kemampuan manajemen dan kemampan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta?
(b) Bagaimana kekuatan hubungan kemampuan manajemen dan kepemimpinan kepada bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta?

3. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan :
(a) Untuk mengetahui signifikansi hubungan kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi dalam hal ini di politeknik dan akademi lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.
(b) Untuk mengetahui kekuatan hubungan kemampuan manajemen dan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.

4. Kontribusi/Manfaat Penelitian
(a) Bagi Masing-Masing Perguruan Tinggi
Hasil penelitian ini dapat menjadi masukan untuk melakukan penyempurnaan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi, khususnya di politeknik dan akademi lingkungan Kopertis Wilayah V DIY.
(b) Bagi Kantor Kopertis Wilayah V DIY
Hasil penelitian ini dapat menjadi bahan pembinaan untuk melakukan penyempurnaan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi, khususnya di politeknik dan akademi lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.
(c) Bagi Peneliti
Penelitian ini dapat menjadi masukan untuk melakukan penelitian lanjutan lebh mendalam dan mencakup sasaran lebih luas. Di samping hasil penelitian ini juga dapat dijadikan sebagai dasar untuk melakukan pengabdian masyarakat, dalam hal ini membantu perguruan tinggi khususnya politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V DIY untuk memperbaiki kualitas layanan pelaksana administratifnya.

Tinjauan Pustaka
1. Kualitas Pelayanan Pelaksana Administratif
Setiap perguruan tinggi baik universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik ataupun akademi mempunyai unsur pelaksana administratif. Satuan pelaksana administratif pada perguruan tinggi menyelenggarakan pelayanan teknis dan administratif yang meliputi administrasi akademik, administrasi keuangan, administrasii umum, administrasi kemahasiswaan, administrasi perencanaan dan sistem informasi. Pimpinan satuan pelaksana administratif diangkat dan bertanggungjawab langsung kepada pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan (Pasal 33).
Satuan pelaksana yang menyelenggarakan kegiatan administrasi pada universitas atau institut berbentuk biro dipimpin oleh kepala biro (Pasal 55). Sedangkan di tingkat fakultas, unsur pelaksana administratif adalah bagian tatausaha (Pasal 45). Demikian juga di sekolah tinggi (Pasal 59), politeknik (Pasal 74), dan akademi (Pasal 87) unsur pelaksana administratif adalah bagian, yang kemudian disebut bagian administrasi seperti bagian administrasi akademik, bagian administrasi kemahasiswaan, bagian administrasi umum dan sebagainya dipimpin oleh kepala bagian.
Pelayanan teknis dan administratif diberikan kepada setiap unsur yang ada di perguruan tinggi seperti dewan penyantun, pimpinan dan pembantunya, dosen, pelaksana akademik atau tri dharma perguruan tinggi, dan unsur penunjang sesuai kebutuhan masing-masing.
Seperti diungkapkan di atas, menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford seperti dikatakan oleh The Liang Gie (1988, 25) setiap kantor (sekretariat, biro, bagian, subbagian, urusan) yang mengemban fungsi administratif itu mempunyai fungsi penyediaan suatu pelayanan komunikasi, warkat (catatan, rekaman data dan informasi), dan harta benda organisasi. Pelayanan yang diberikan dimaksudkan untuk memperlancar pelaksanaan aktivitas unsur-unsur perguruan tinggi, mahasiswa dan masyarakat yang membutuhkan.
Konsep kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi dalam penelitian ini berkenaan dengan pelayanan komunikasi, warkat, dan pengurusan harta benda di setiap satuan (unsur) organisasi perguruan tinggi. Kualitas adalah tingkat kebaikan atau tingkat pemilikan nilai-nilai tertentu (Hornby, 1986 : 685 dan 994).
Leonard Berry, A. Parasuraman, dan Valarie Zeithmal seperti dikemukakan oleh McLeod (1996, 101) mengidentifikasi dimensi-dimensi kualitas yang terdiri dari wujud, keandalan, dayatanggap, kepastian dan empathi. Dimensi-dimensi ini pula yang peneliti gunakan untuk mengukur kualitas pelayanaan pelaksana administratif perguruan tinggi.
Dimensi wujud kualitas pelayanan pelaksana administratif adalah hal-hal yang dilihat oleh pemakai jasa ketika layanan sedang dikerjakan. Ini meliputi unsur-unsur fasilitas (perlengkapan, peralatan) dan pegawai.
The Liang Gie (1988 : 243) mengklasifikasi perbekalan (perlengkapan, peralatan) tatausaha atau kantor sebagai berikut : (a) Barang lembaran misalnya kerta tik, karbon, berkas, (b) Barang bentuk lainnya seperti lim, karet penghapus, tinta, (c) Alat tulis seperti potlot, pulpen, cap nomor. (d) Alat keperluan lainnya seperti pencabut jepitan kawat, jepitan kawat,, mistar, bantalan cap. (e) Mesin perkantoran misalnya mesin tik, mesin hitung, mesin sensil. (f) Perabot perkantoran seperti meja, lemari, peti besi. (g) Perlengkapan lainnya seperti lampu, permadani, dan kipas angin.
Meskipun beberapa perbekalan kantor yang dikemukakan di atas pada masa sekarang ini sudah tidak sesuai dan tidak dipakai, tetapi penggolongan perbekalan kantor atau pelaksana administratif tersebut dapat digunakan untuk kepentingan studi atau penelitian. Sedangkan alat-alat dan mesin kantor modern yang bersifat elektrik seperti mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda seperti fotokopi; komputer dan jaringan komputer harus dimasukkan dalam model klasifikasi tersebut.
Kualitas fasilitas pelaksana administratif di samping dilihat dari macamnya yang harus lengkap, juga dilihat dari aspek jumlahnya yang mencukupi sesuai dengan volume pekerjaan dan pegawai, kondisi fasilitas yang benar-benar baik, tidak rusak sehingga dapat digunakan untuk melaksanakan pekerjaan, di samping sesuai dengan perkembangan hasil teknologi perkantoran.
Sedangkan pegawai yang merupakan unsur wujud atau hal yang dilihat oleh pemakai jasa atau layanan pelaksana administratif yang harus ada di bagian administrasi antara lain pegawai administrasi akademik, pegawai administrasi kemahasiswaan, pegawai administrasi umum yang mengurusi kepegawaian, keuangan, perbekalan, dan surat menyurat, pegawai administrasi perencanaan dan sistem informasi (bandingkan Pasal 33 PP No. 60 tahun 1999).
Keandalan personil jasa atau pegawai pelaksana administratif di perguruan tinggi dapat dilihat (diukur) dari kemampuannya melakukan pekerjaannya secara konsisten, akurat dan dapat diandalkan.
Kualitas layanan pelaksana administratif juga dilihat dari dayatanggap (responsiveness) pegawai dalam melayani pemakai jasa. Pengguna layanan administratif hendaknya harus segera dilayani, jangan sampai mereka menunggu lama untuk dilayani.
Dimensi kepastian kualitas pelayananan pelaksana administratif perguruan tinggi menunjuk pada gejala di mana pemakai jasa mengharapkan personil pelaksana administratif sopan dan terpelajar, menampilkan kepercayaan dan keyakinan diri dalam tindakan dan penampilannya ketika menjalankan fungsi dan tugasnya.
Sedangkan unsur empathi menunjukkan pada perhatian personil yang tulus memberikan pelayanan administratif pada para pemakai jasa dan kebutuhannya.

2. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Kualitas Pelayanan
Dalam penelitian ini, faktor-faktor yang dipandang berkaitan dengan kualitas layanan pelaksana administratif perguruan tinggi adalah kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan dari setiap kepala bagian administrasi.
a. Kemampuan Manajemen
Kemampuan manajemen adalah kemampuan yang dimiliki oleh manajer, (dalam penelitian ini kepala bagian administrasi perguruan tinggi khususnya politeknik dan akademi) dalam menjalankan fungsi manajemen sehingga dapat menggerakkan bawahan atau pegawainya untuk dapat melaksanakan tugas dengan memanfaatkan fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan pelayanan komunikasi, warkat dan hartabenda kepada unsur-unsur lain yang ada di perguruan tinggi.
Chung dan Megginson (1981 : 280) mengatakan “Managership is the authority to carry out these management functions”. Kemampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan ini oleh Handoko (1988) disebut dengan kemampuan administratif.
Kepala bagian administrasi perguruan tinggi termasuk di politeknik dan akademi perlu memimiliki kemampuan manajemen baik kemampuan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Kemampuan manajemen kepala bagian administrasi akan membuat mereka dapat menggerakkan para bawahan dan pegawainya dalam mengerahkan fasilitas untuk melaksanakan tugas pelayananan administratif kepada unsur-unsur yang lain di perguruan tinggi.
Dengan kemampuan perencanaan, kepala bagian administrasi dapat menyusun rencana dan program kerja harian (rutin) dan insidental sesuai kebutuhan, yang menjadi pedoman kerja bagi bawahan dan pegawainya dalam menjalankan fungsi dan tugas-tugas administratif.
Dengan kemampuan pengorganisasian, kepala bagian administrasi dapat melakukan spesialisasi, departementalisasi, dan pendelegasian wewenang. Spesialisasi adalah pembagian pekerjaan ke dalam fungsi dan tugas yang diserahkan kepada sekelompok atau setiap pegawai, sehingga setiap kelompok atau individu pegawai memiliki tugas tertentu yang harus dilakukan yang memungkinkan mereka dapat melaksanakan tugas secara efektif, efisien atau berkualitas karena kemampuan pengetahuan, ketrampilan dan kebiasaannya untuk melaksanakan tugas tertentu setiap hari dan terus menerus (berulang, repetitif).
Departementalisasi adalah penyusunan struktur organisasi yang menghasilkan susunan organisasi, bagan struktur organisasi, hubungan kerja, sistem pertanggungjawaban dan pelaporan. Kaitannya dengan spesialisasi organisasi kantor adalah bahwa fungsi layanan administratif seperti administrasi akademik, administrasi kemahasiswaan, administrasi umum dan lain-lainnya di perguruan tinggi secara organisatoris terwadahi dalam setiap bagian sebagai satuan organisasi pelaksana administratif. Bagian administrasi seperti bagian administrasi akademik, bagian administrasi kemahasiswaan, bagian administrasi umum dan lainnya dipimpin oleh seorang kepala bagian dan mempunyai bawahan atau pegawai yang masing-masing mempunyai tugas-tugas administratif tertentu. Dengan kemampuan departementalisasinya ini kepala bagian administrasi dapat menjamin bahwa fungsi dan tugas-tugas dari bawahan dan pegawainya dapat terlembaga, mereka mengetahui keberadaannya, fungsi dan tugasnya dalam hubungannya dengan unsur-unsur lain yang ada di perguruan tinggi, di samping memahami sistem pertanggungjawaban dan pelaporan pelaksanaan tugas, yang dapat digunakan untuk menjamin kebaikan kualitas pelayanan administratif di perguruan tinggi.
Di samping itu bawahan dan pegawai bagian administrasi di perguruan tinggi akan mantap, bersemangat atau termotivasi dan penuh komitmen dalam menjalankan fungsi dan tugas-tugas pelayanannya apabila secara formal mereka memiliki wewenang (otoritas). Oleh karena itu, pendelegasian atau pemberian wewenang dari pimpinan atau atasan kepada bawahan dan pegawai menjadi sarana formal dan pegangan mereka untuk melaksanakan fungsi dan tugas. Dengan demikian, kemampuan kepala bagian administrasi untuk mendelegasikan wewenang kepada bawahan dan setiap pegawainya menjadi faktor yang harus diperhitungkan dalam kaitannya dengan kualitas pelayanan administratif, sebab dengan wewenang yang diterimanya bawahan dan pegawai mempunyai rasa keterikatan wajib melaksanakan tugas dan bertanggungjawab.
Kepala bagian administrasi di setiap perguruan tinggi mempunyai tanggungjawab fungsi pengarahan untuk menjamin setiap bawahan dan pegawai mau (berkehendak) melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya untuk mencapai tujuan yaitu memberikan pelayanan administratif, komunikasi, warkat, dan harta benda secara berkualitas kepada unsur-unsur di perguruan tinggi. Termasuk dalam hal ini adalah kemampuan kepala bagian administrasi memberikan pemecahan masalah teknis pelaksanaan pekerjaan kantor apabila bawahan dan pegawai mengalami kesulitan atau menemui kendala yang menghambat pelaksanaan tugas pelayanan.
Sedangkan kemampuan pengawasan dari kepala bagian administrasi diperlukan untuk memastikan dan menjamin bahwa bawahan dan pegawainya melaksanakan fungsi dan tugas pelayanan administratif dengan kualitas yang baik, seperti yang diharapkan. Kemampuan pengawasan ini tercermin dari pemahaman kepala bagian administrasi tentang standar proses, metode dan hasil pelaksanaan tugas, yang diperlukan dalam menjalankan fungsi pengawasan baik sebelum, ketika sedang, maupun setelah pelaksanaan pekerjaan administratif. Pemahaman tentang standar kerja perlu untuk dapat melakukan evaluasi dan tindakan koreksi secara obyektif terhadap kenyataan pelaksanaan pekerjaan.
b. Kemampuan Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi orang-orang lain yang dimaksudkan untuk untuk mencapai tujuan (Chung dan Megginson, 1981 : 280). Kepala bagian administrasi perguruan tinggi perlu memiliki kemampuan kepemimpinan untuk mempengaruhi para bawahannya atau pegawai administrasi agar mereka mau melaksanakan tugas-tugas pelayanan komunikasi, warkat, dan hartabenda organisasi.
Untuk keperluan penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan perilaku kepemimpinan yang dikembangkan oleh The University of Michigan Studies dan The Managerial Grid yang dikembangkan oleh Blake dan Mouton (Chung dan Megginson, 1981 : 286-287).
Para peneliti dari Universitas Michigan menemukan dua perilaku pemimpin, yaitu pemimpin yang terpusat pada pekerjaan (the job-centered leader) dan pemimpin yang terpusat pada pegawai (the employee-centered leader). Sedangkan Blake dan Mouton dalam The Managerial Grid-nya menggantikan dikotomi dua dimensi kepemimpinan dengan mengatakannya sebagai manajer yang menaruh perhatian pada orang (concern for people) dan produksi (concern for production) dalam rangka mencapai hasil kerja yang efektif.
Berdasarkan kedua studi dari Universitas Michigan serta studi Blake dan Mouton tersebut, peneliti menggunakan perilaku pemimpin (manajer) berorientasi pada tugas dan bawahan/pegawai sebagai dimensi dari kemampuan kepemimpinan yang perlu dimiliki oleh kepala bagian administrasi perguruan tinggi.
Perilaku pemimpin atau manajer kepada bawahan menunjukkan gaya kepemimpinan yang berulang-ulang diperlihatkan oleh manajer melalui tindakan-tindakannya kepada bawahan ketika melaksanakan pekerjaan untuk mencapai tujuan.
Perilaku berorientasi tugas dari seorang manajer dapat dilihat dari perhatiannya yang tinggi dalam hal-hal sebagai berikut : merencanakan dan menentukan pekerjaan yang harus dilakukan; memberikan tanggungjawab tugas kepada bawahan dan pegawai; menentukaan standar-standar pekerjaan yang jelas; mendorong bawahan dan pegawai dalam penyelesaian tugas; dan memonitor kinerja bawahan dan pegawai secara sungguh-sungguh.
Sedangkan perilaku berorientasi hubungan dari seorang manajer dapat dilihat dari perhatiannya yang tinggi dalam hal-hal sebagai berikut : bersikap hangat atau akrab dan mendukung para bawahan dan pegawai (pengikut); mengembangkan hubungan sosial dengan para bawahan dan pegawai; menghormati perasaan bawahan dan pegawai; peka terhadap kebutuhan bawahan dan pegawai; dan menunjukkan kepercayaan pada bawahan dan pegawai.
Kepala bagian dari pelaksana administratif perguruan tinggi yang mempunyai perilaku berorientasi tugas dan hubungan yang tinggi dapat membawa dampak yang tinggi pula pada kualitas pelayanan pelaksana administratif yang dilakukan para bawahan dan pegawainya. Dengan perilaku orientasi tugasnya yang tinggi, kepala bagian unsur pelaksana administratif perguruan tinggi mampu memberikan tugas, tanggungjawab, standar kerja yang jelas bagi bawahan. Dan dengan perilaku orientasi hubungan yang tinggi, kepala bagian pelaksana administrasi dapat memotivasi bawahan dan pegawainya untuk melaksanakan tugas pelayanan administratif yang berkualitas tinggi.


Metode Penelitian
1. Hipotesis Penelitian
Hipotesis penelitian ini dirumuskan sebagai berikut :
a. Kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan yang signifikan dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.
b. Kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan yang erat (kuat) dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.

2. Model Hubungan Variabel-Variabel Penelitian








3. Tempat Penelitian
Tempat penelitian ini adalah bagian administrasi seperti bagian administrasi akademik, kemahasiswaan, dan umum dari politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.
4. Metode Penentuan Sampel
Dalam penelitian ini tidak dilakukan pengambilan sampel. Responden penelitian diambil dari populasi. Populasiya adalah unsur pelaksana administratif (bagian administrasi) di semua politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V DIY yang jumlahnya 51, terdiri dari 5 politeknik dan 46 akademi (Tabel 1). Dengan demikian semua anggota populasi dijadikan responden.

Tabel 1
Jumlah Akademi dan Politeknik
di Lingkungan Kopertis Wilayah V DIY

No. Bentuk Perguruan Tinggi Jumlah
1. Akademi 46
2. Politeknik*) 6
Total 52
Sumber : Daftar PTS di Lingkungan Kopertis Wil. V, Agustus 2003
Keterangan *) Ada satu politeknik telah dicabut ijin
penyelenggaraannya.

5. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini dapat dijelaskan sebagai berikut. Data dalam penelitian ini dikumpulkan dari responden yaitu dari kepala bagian administrasi di setiap politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta. Data tersebut adalah data primer, yaitu data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan (Umar, 1998 : 99). Oleh karena itu dalam penelitian ini data diperoleh dengan menggunakan daftar pertanyaan atau kuesioner. Responden diminta menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun, sesuai kenyataan yang dialami atau dimiliki. Kuesioner disusun dalam model tertutup, di mana jawaban pertanyaan telah disusun dan responden tinggal memilih jawaban yang menunjukkan kenyataan yang dialami.

6. Operasionalisasi Variabel-Variabel Penelitian
Variabel kualitas pelayanan pelaksana administratif (Y) diukur dari dimensi :
a. Wujud fasilitas kerja administrasi (kelengkapan jenis, kecukupan jumlah, keadaan, dan kesesuaian dengan perkembangan teknologi perkantoran), dan jumlah atau keberadaan pegawai administrasi.
b. Keandalan pegawai pelaksana administratif yaitu keakuratan, konsistensi, dan kemampuan kerja administrasi.
c. Dayatanggap (responsiveness) pegawai dalam melayani pemakai jasa yaitu perihal segera tidaknya pegawai administrasi melayani kebutuhan berbagai pihak di perguruan tinggi.
d. Kepastian pelayanan yaitu sikap keterpelajaran atau kompetensi, kesopanan, keyakinan, dan kepercayaan diri dari pegawai administrasi dalam penampilan dan ketika memberikan pelayanan.
e. Empathi yaitu perhatian dan ketulusan pegawai administrasi dallam memberikan pelayanan kepada para pemakai jasa.
Kemampuan manajemen kepala bagian administrasi (X1) diukur dari dimensi-dimensi : kemampuan menjalankan fungsi perencanaan, kemampuan pengorganisasian, kemampuan pengarahan, dan kemampuan pengawasan.
Kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi (X2) diukur dari dimensi :
a. Perilaku berorientasi tugas yang dilihat dari tingkat perhatian kepala bagian terhadap perencanaan tugas, pemberian tanggungjawab kepada bawahan atau pegawai, kejelasan penentuan standar, tingkat pemberian dorongan kepada bawahan untuk penyelesaian tugas, dan kesungguhan pelaksanaan monitoring kinerja bawahan dan pegawai.
b. Perilaku berorientasi hubungan yang dilihat dari kehangatan dan kekuatan dukungan kepada bawahan dan pegawai, tingkat pengembangan hubungan sosial dengan bawahan dan pegawai, penghormatan perasaan bawahan dan pegawai, kepekaan kepala bagian administrasi terhadap kebutuhan bawahan dan pegawai, dan tingkat kepercayaannya kepada bawahan dan pegawai.

7. Skala Pengukuran
Jawaban atas setiap item instrumen penelitian ini mempunyai gradasi seperti sangat lengkap sampai dengan sangat kurang lengkap, dari sangat banyak atau berlebihan sampai dengan sangat kurang, dan dari selalu sampai dengan tidak pernah. Untuk keperluan analisis secara kuantitatf, jawaban diberi skor 5, 4, 3, 2, 1.

8. Metode Analisis Data
Untuk menganalisis data dalam rangka menguji hipotesis penelitian ini dilakukan uji statistik terhadap data yang terkumpul, yaitu analisis korelasi bivariat. Data diolah dengan SPSS 10.0 For Windows. Dari analisis korelasi bivariat diketahui apakah data yang ada menyediakan bukti cukup bahwa ada kaitan antara variabel-variabel dalam populasi, dan jika ada hubungan, seberapa kuat hubungan antar variabel tersebut (Sugiyono; 1992 : 165). Jadi dengan korelasi bivariat diperoleh output yang menunjukkan tingkat korelasi dan signifikansi korelasi antar dua variabel. Ada tidaknya hubungan antara dua variabel diketahui dari tingkat signifikansi suatu koefisien korelasi. Standar level signifikansi () untuk penelitian dengan pendekatan sensus seperti ini adalah 0.01 (1%). Jadi jika koefisien korelasi berada pada level signifikansi 1 % berarti hubungan antara dua variabel itu nyata (ada hubungan). Sedangkan jika koefisien korelasi berada pada tingkat signifikansi di atas 1%, berarti korelasi itu tidak signifikan atau tidak ada hubungan antara kedua variabel yang dimaksud. Dan sebagai pedoman interpretasi tingkat hubungan terhadap koefisien korelasi digunakan pedoman seperti tampak pada tabel 2 berikut.

Tabel 2
Pedoman Klasifikasi Penafsiran Kekuatan Hubungan
Dari Koefisien Korelasi
Interval Koefisien Korelasi Tingkat Hubungan
0.00 – 0.199 Sangat rendah
0.20 – 0.399 Rendah
0.40 – 0.599 Sedang
0.60 – 0.799 Kuat
0.80 – 1.000 Sangat kuat
Sumber : Sugiyono dan Eri Wibowo (2001 : 172)


Hasil dan Pembahasan
Analisis data penelitian ini didasarkan pada 54 daftar pertanyaan yang telah diisi lengkap dari 55 kuesioner yang kembali, yang berasal dari 47 (92,16%) perguruan tinggi politeknik dan akademi. Tiga (5,88%) perguruan tinggi tidak mengembalikan kuesioner, dan satu (1,96%) perguruan tinggi tidak ditemukan tempatnya.
Hasil analisis data penelitian ini dapat dilihat pada tabel 3 dan 4 berikut ini.
Tabel 3
Korelasi Bivariat Pearson X1-2 dan Y
X1 X2 Y
Pearson Correlation
Sig (2-tailed)
N X1 1.000
.
54 .824**
.000
54 .573**
.000
54
Pearson Correlation
Sig (2-tailed)
N X2 .824**
.000
54 1.000
.
54 .591**
.000
54
Pearson Correlation
Sig (2-tailed)
N Y .573**
.000
54 .591**
.000
54 1.000
.
54
Sumber : Output Analisis Data dengan SPSS 10.0 for Windows
Keterangan : ** Correlations is significant at the 0.01 level (2-tailed)

Tabel 4
Tingkat, Arah dan Signifikansi Korelasi X1-2 dan Y
Menurut 54 Responden

Koefisien Korelasi dengan Kualitas Pelayanan Pelaksana Administratif (Y) Keterangan Signifikansi Keterangan Arah dan Tingkat Hubungan
Kemampuan Manajemen
X1 .573** Signifikan Positif dan Sedang
Kemampuan Kepemimpinan
X2 .591** Signifikan Positif dan Sedang
Sumber : Output Analisis Data dengan SPSS 10.0 for Windows
Keterangan : ** Correlations is significant at the 0.01 level (2-tailed)

Seperti telah dikemukakan di atas hipotesis penelitian ini adalah :
1. Kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan yang signifikan dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.
2. Kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan yang erat (kuat) dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta.

Berdasarkan hasil analisis data seperti tersebut pada tabel 3 dan 4 dapat dikemukakan tentang signifikansi dan keeratan atau kekuatan hubungan antara variabel kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai berikut. Pertama, tentang signifikansi hubungan. Dari output analisis data seperti tampak pada tabel 3 dan 4 dapat dikatakan bahwa hubungan kemampuan manajemen kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana asministratif, dan hubungan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana asministratif mempunyai tingkat korelasi yang signifikan pada level 0.01 (1%). Ini berarti bahwa kedua variabel tersebut secara nyata mempunyai korelasi atau ada hubungan. Oleh karena itu hipotesis bahwa “kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan yang signifikan dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta” adalah benar atau diterima.
Kedua tentang keeratan atau kekuatan hubungan. Dari output analisis data seperti tampak pada tabel 3 dan 4, koefisien korelasi kemampuan manajemen kepada bagian administrasi (X1) dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi (Y) adalah .573. Dilihat berdasarkan pada pedoman klasifikasi penafsiran kekuatan hubungan antar variabel seperti dikemukakan oleh Sugiyono dan Eri Wibowo di atas (tabel 2) dapat dikatakan bahwa koefisien koerelasi sebesar .573 adalah tergolong pada tingkat hubungan sedang atau cukup kuat. Demikian juga koefisien korelasi antara variabel kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi (X2) dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi (Y) sebesar .591 ini berarti tergolong pada tingkat hubungan yang sedang atau cukup kuat. Dengan demikian hipotesis bahwa “kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi mempunyai hubungan yang erat (kuat) dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta” adalah salah. Namun demikian kedua koefissien korelasi tersebut tergolong positif, sehingga dapat dikatakan bahwa kualitas pelayanan pelaksana administratif perguruan tinggi dalam hal ini di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta yang cukup kuat tersebut karena kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi yang cukup kuat pula.


Kesimpulan dan Saran
Dari pengujian hipotesis seperti dikemukakan di atas dapat dikatakan bahwa :
1. Kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai hubungan yang signifikan.
2. Kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasi dengan kualitas pelayanan pelaksana administratif di politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai hubungan yang cukup kuat dan positif.

Berdasarkan hasil analisis data tersebut disarankan :
1. Setiap perguruan tinggi c.q. politeknik dan akademi di lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta dapat meningkatkan kualitas pelayanan pelaksana administratifnya dengan meningkatkan kemampuan manajemen dan kemampuan kepemimpinan kepala bagian administrasinya.
2. Penelitian mengenai kualitas pelayanan pelaksana administratif seperti ini dapat diekstensifkan populasinya ataupun faktor-faktor lain yang dipandang mempunyai kaitan seperti lingkungan kerja, kompetensi pegawai, dan kondisi fasilitas untuk mendapatkan kemanfaatan yang lebih luas pula.

DAFTAR PUSTAKA
Chung, Kae H., Leon C. Megginson, Organizational Behavior, Developing Managerial Skills, Harper & Row Publishers, New York, 1981
Departemen Pendidikan Nasional, Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta, Daftar Perguruan Tinggi Swasta Di Lingkungan Kopertis Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta, Agustus 2003
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1999
Hornby, AS., Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English, Oxford University Press, 1986
McLeod, Raymond, Jr., Sistem Informasi Manajemen, Jilid I, Edisi Indonesia, PT. Prenhallindo, Jakarta, 1996
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, 2002
Sugiyono, Metode Penelitian Administrasi, Penerbit Alfabeta, Bandung, 1992
Sugiyono, Eri Wibowo, Statistika Penelitian dan Aplikasinya dengan SPSS 10.0 for Windows, Penerbit Alfabeta, Bandung, 2001
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Supersukses & Nur Cahaya, Yogyakarta, 1988
Umar, Husein, Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1998