Kearsipan

PENYIMPANAN ARSIP

Yohannes Suraja

ASMI Santa Maria Yogyakarta

1.    Pengertian

Penyimpanan Fisik Arsip adalah cara atau proses kerja menyimpan arsip dan menata  

    dengan maksud agar tetap aman, terjaga dan terpelihara serta mudah ditemukan kembali.

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.

2.    Tujuan

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.

3.    Peralatan Penyimpanan Arsip

Peralatan penyimpanan arsip adalah berbagai kelengkapan atau sarana yang digunakan dalam

penyimpanan arsip. Sarana yang dimaksudkan yaitu :

a.       Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi tentang jenis arsip, jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

b.      Kontainer adalah wadah atau tempat untuk menyimpan.

c.       Peralatan yang berupa rak

4.    Faktor-faktor yang Perlu dipertimbangkan dalam Penyimpanan

Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :

a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;

b. Bentuk fisik dan komposisi;

c. Berapa lama akan disimpan;

d. Jalan masuk dan pengaruhnya.

5.    Prinsip-Prinsip Dasar Penyimpanan Fisik Arsip

Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip dasar tentang kondisi lingkungan, pengamanan, dan proteksi.

5.1.  Kondisi Lingkungan mencakup lokasi penyimpanan, kontrol lingkungan, dan perlindungan. Lokasi atau tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :

a. Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.

b. Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan

arsip.

Kontrol lingkungan dilakukan :

a.       secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.

b.      menjaga kondisi fisik arsip tetap baik. Suhu dijaga agar tidak melebihi 27⁰ Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60 %.

c.       Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan. Pencahayaan adalah penyinaran atau pemberian cahaya (sinar) untuk menjamin keamanan arsip.

d.      Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.

e.       Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.

f.       Sirkulasi udara yang bebas dan segar untuk mendapatkan Kualitas Udara yang baik. Kualitas udara adalah tingkat tinggi rendahnya, tingkat polusi dan suhu udara.

g.      Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

Mengenai suhu udara, dapat dikatakan bahwa Suhu adalah temperatur yang harus dipenuhi dalam rangka penyimpanan arsip dan diukur dengan termometer (pengukur suhu). Batas tolerensi suhu ditulis dan mempunyai arti sebagai berikut. Suhu 20⁰ C "± 2 ⁰ C"; simbol "± 2 ⁰ C " menjelaskan adanya batas toleransi 2⁰ C, yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar 20⁰ C, yang berarti tidak boleh kurang dari 19⁰ C dan lebih dari 21 ⁰ C.

Perlindungan arsip dilakukan sebagai usaha program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik; selain pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.

Berkenaan dengan kelembaban, dikenal  konsep Kelembaban Relatif/Relative Humidity (RH) yaitu  suatu perbandingan yang dinyatakan dalam prosentase, banyaknya persen uap air di dalam atmosfer terhadap jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhinya pada suhu yang sama. Kelembaban relatif berubah-ubah menyesuaikan suhu.

Mengenai tolerensi kelembaban. Misalnya RH 50% "± 5%", simbol "± 5%"menjelaskan adanya batas toleransi 5%, yaitu lebih 2,5% atau kurang 2,5% dari standar 50%, yang berarti tidak boleh kurang dari 47,5% dan lebih dari 52,5%.

5.2.  Pengamanan arsip

Pengamanan berkenaan dengan pemeliharaan, penanganan arsip, dan kemudahan akses. Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok. Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepatdan tepat. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.

Penanganan Arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung. Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

Berkenaan dengan Kemudahan Akses maka Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali; Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.

5.3.   Proteksi arsip

Proteksi adalah perlindungan terhadap sesuatu agar terhindar dari kerusakan.

Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya. Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

6.    Penanggungjawab Penyimpanan Arsip

Setiap instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala

Sekretariat atau Manajer Arsip. Aktifitas penyimpanan ditangani oleh

pengelola/arsiparis yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan

dalam penyimpanan arsip.

7.    Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip

Standar adalah spesifikasi teknis atas sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Penanganan Penyimpanan Fisik Arsip yang baik dilaksanakan melalui program manajemen arsip yang benar-benar dikelola secara efektif dan efisien untuk menghindari biaya yang tinggi agar dapat menjamin keselamatan dan kelestarian informasi arsip itu sendiri. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan standar yaitu ketentuan minimal penyimpanan fisik Arsip dikelompokkan dalam 2 (dua) tingkatan yaitu :

7.1.            Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan Kurang dari

30    Tahun  

7.2.            Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan 30 Tahun

Lebih atau Arsip Statis

TABEL 1

KETENTUAN MINIMAL PENYIMPANAN FISIK ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN KURANG DARI 30 TAHUN

FORMAT	KONDISI LINGKUNGAN			PENGAMANAN				PROTEKSI
	SUHU/RH	KUALITAS UDARA	PENCAHAYAAN	ALAT PEMADAM	KEAMANAN	PERALATAN	KONTAINER	PEMBUNGKUS
Kertas (a) − Files − Cards − Computer printout dan sejenisnya	Suhu ± 27o C RH ± 60%	Ventilasi baik	Lampu TL Cukup terang	− Heat/smoke    detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Area bebas    gangguan    manusia − Access    control	Rak baja	Kuat dan bersih	Arsip bersampul, berfolder atau beramplop
Kertas (b) − Maps − Plans − Charts	Suhu ± 27o C RH ± 60%	Ventilasi baik	Lampu TL Cukup terang	− Heat/smoke    detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Area bebas    gangguan    manusia − Access    control	− Rak baja − Berbentuk    vertical    atau    lingkaran	Kuat dan bersih	Tidak diharuskan
Media foto Hitam putih atau warna − Sheet film − Cine film − X-rays − Mikroforms	Suhu 20oC ± 2oC RH 50% ± 5%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas gangguan manusia − Access control	Rak baja	Kuat dan bersih	Folder bersih
Media magnetic − Computer   tapes dan   disks − Video tapes − Audio tapes − Magnetic    optical dicks	Suhu 20oC ± 2oC RH 50% ± 5%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas gangguan manusia − Access control	Rak tidak mengandung magnet	Tidak mengandung magnet, rak kaset bersegel
Media optick − Compact dan mini disk − Laser disk	Suhu 20oC ± 2oC RH 50% ± 5%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas    gangguan    manusia − Access    control	Rak baja	Boks Kuat dan bersih	Sampul bersih
Jenis lain − Gramophone disk − Mixed media system	Suhu 27oC RH ± 60%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas gangguan manusia − Access control	Rak baja	Boks kuat dan bersih	Pembungkus bersih

TABEL II

KETENTUAN MINIMAL PENYIMPANAN FISIK ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN 30 TAHUN LEBIH ATAU ARSIP STATIS

FORMAT	KONDISI LINGKUNGAN			PENGAMANAN				PROTEKSI
	SUHU/RH	KUALITAS UDARA	PENCAHAYAAN	ALAT PEMADAM	KEAMANAN	PERALATAN	KONTAINER	PEMBUNGKUS
Kertas (a) − Files − Cards − Computer printout dan sejenisnya	Suhu ± 20o C ± 2o C RH ± 50% ± 5%	− Penyaring    pembuang    debu dan    partikel    lain, gas    asam dan    oksidasi − Ventilasi    baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan    24 jam baik    fisik/elektro    nik − Alarm    system − Access    control	Rak baja	Boks bebas asam	Sampul, folder dan amplop bebas asam
Kertas (b) − Maps − Plans − Charts	Suhu ± 20o C ± 2o C RH ± 50% ± 5%	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain, gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja	Boks bebas asam	Lembaran kosong bebas asam
Media foto Hitam putih atau warna − Sheet film − Cine film − X-rays − Mikroforms − Glass plate    Photo	Suhu 18o C RH 35% menurunkan selulose asetat dan nitrat film harus terpisah dari Arsip lain	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	-   Heat/smoke     detection − Fire alarm − Gas flooding    Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	− Rak baja − Filing cabinet − Rak bertingkat − Rak kaca    dan     vertical	Bebas asam	Amplop, lembaran kaleng/can film bebas asam
Media foto berwarna − Sheet film − Cine film	Suhu (18o C RH 35% menurunkan selulose nitrat film harus terpisah dari arsip lain	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Gas flooding Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja Filing cabinet, rak bertingkat, rak kaca dan vertikal	Bebas asam	Amplop, lembaran kaleng/can film bebas asam
Jenis lain − Gramophone disk − Mixed media system	Suhu (5o C RH 35% ±5% suhu RH harus stabil, arsip harus disesuaikan sebelum dan sesudah disimpan di ruang pendingin	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke    detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja Filing cabinet, rak bertingkat, rak kaca dan vertikal bisa disimpan di freezer atau di refrigerator	Bebas asam	- Amplop,   lembaran   dan   kaleng/can   film bebas   asam - Material   pendingin   harus   dalam   kondisi   tersegel
Media Magnetik - Computer tapes dan disks - Video tapes - Audio tapes - Magneto optical disk	Suhu 18o C ± 2o C RH 35% ± 5% Suhu & RH harus stabil	- Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi	Lampu TL/neon	- tombol pengatur waktu − Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak tidak mengandung magnet	Tidak mengandung magnet, berkualitas segel, rak kaset
Media Optic − Compact dan mini disk − Laser disk	Suhu 18o C ± 2o C RH 35% ± 5% Suhu & RH harus stabil	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	-  Tombol    pengatur waktu − Heat/smoke    detection − Fire alarm − Gas flooding -  Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan    24 jam baik   fisik/elektronik − Alarm system − Access control	Berlapis mesiu dan email metal matang	Bebas asam	Amplop, lembaran bebas asam
Jenis lain - Gramophone disk - Mixed media system	Suhu 20o C ± 2o C RH 50% ± 5% Suhu & RH harus stabil	− Penyaring    pembuang    debu dan    partikel    lain; gas    asam dan     oksidasi − Ventilasi    baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Gas flooding Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja Rak vertikal untuk gramaphone disk	Bebas asam	Bebas asam

REFERENSI

http://www.anri.go.id “Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 Tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia”