KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

BERDASARKAN UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

Drs. Yohannes Suraja, M.Si. MM.

ASMI Santa Maria Yogyakarta

1.       UU No. 43 Tahun 2009 mengamanatkan bahwa perguruan tinggi (se-harus-nya) membentuk lembaga (arsip) perguruan tinggi. Dinyatakan PTN wajib membentuk. Sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Di samping itu perguruan tinggi swasta  wajib mengelola arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat. Dengan demikian perguruan tinggi bertanggungjawab menyelenggarakan kearsipan.

2.        Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi (arsip perguruan tinggi).

3.       Penyelenggaraan kearsipan bertujuan di perguruan tinggi untuk:

a.	menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh perguruan tinggi;
b.	menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.	menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
d.	menjamin pelindungan kepentingan perguruan tinggi (civitas akademika) melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.	mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.	menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g.	menjamin keselamatan aset perguruan tinggi
h.	meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

4.    Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:

a.	kepastian hukum;
b.	keautentikan dan keterpercayaan;
c.	keutuhan;
d.	asal usul (principle of provenance);
e.	aturan asli (principle of original order);
f.	keamanan dan keselamatan;
g.	keprofesionalan;
h.	keresponsifan;
i.	keantisipatifan;
j.	kepartisipatifan;
k.	akuntabilitas;
l.	kemanfaatan;
m.	aksesibilitas; dan
n.	kepentingan umum.

5.       Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.

a.       Penetapan kebijakan kearsipan meliputi bidang: pembinaan, pengelolaan arsip, pembangunan sistem/jaringan informasi dan kearsipan, organisasi, pengembangan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, pelindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerjasama dan pendanaan.

b.      Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

c.       Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

6.     Pengelolaan arsip dinamis

a.       Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif.

b.      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

7.      Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjamin keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

8.       Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. penciptaan arsip;

b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan

c. penyusutan arsip.

9.      Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

10.   Perguruan tinggi wajib membuat program arsip vital.

Program arsip vital dilaksanakan oleh pencipta arsip melalui kegiatan:

a. identifikasi;

b. pelindungan dan pengamanan; dan

c. penyelamatan dan pemulihan.

11.   Pengelolaan arsip statis

a.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan, dan tujuannya yaitu menjamin keselamatan arsip.

b.      Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.

12.   Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

a.      Unit kearsipan ada di sekretariat setiap unsur perguruan tinggi di rektorat, fakultas, jurusan, prodi, lembaga, pusat, badan, biro, bagia.

b.      Lembaga kearsipan/arsip universitas/institut

13.   Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:

a.       pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

b.      pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

c.       pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

d.      penyerahan arsip statis oleh lingkungan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;

e.       pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

14.   Lembaga kearsipan (arsip) perguruan tinggi wajib :

a.       melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

b.      melaksanakan: pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi;

c.       pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

15.  Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan (arsip) perguruan tinggi untuk menjamin keselamatan arsip.

16.   Pengelolaan arsip statis meliputi:

a. akuisisi arsip statis;

b. pengolahan arsip statis;

c. preservasi arsip statis; dan

d. akses arsip statis.

17.  Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

18.  Pengembangan sumber daya manusia terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

19.   Lembaga kearsipan  melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:

a. pengadaan arsiparis;

b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;

c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

d.   penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.

20.   Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip.

21.  Prasarana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

REFERENSI

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta 2009

MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

Yohannes Suraja

Prodi Sekretari ASMI Santa Maria Yogyakarta

 

 

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

A.    Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html). Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,  dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.

B.        Tujuan Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

1.       Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.

2.       Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.

3.       Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.

4.       Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.

5.       Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.

6.       Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan  pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

     (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ms/records/rmanagement.html).

Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

C.    Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan

Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.

1.       Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2.       Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

3.       Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4.       Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

Fungsi-fungsi tersebut secara rinci akan dibahas lebih lanjut  pada bab-bab berikutnya.

 

 

D.   Sistem Kearsipan Organisasi

Untuk mencapai tujuan manajemen ataupun pengelolaan kearsipan  tersebut  di atas diperlukan penetapan dan pemeliharaan sistem ataupun teknik-teknik yang mendukung terwujudnya program manajemen kearsipan yang efektif  dan efisien. Perihal sistem kearsipan ini juga akan dibahas secara mendalam tersendiri.

 

REFERENSI

http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html).

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012  tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Kearsipan

PENYIMPANAN ARSIP

Yohannes Suraja

ASMI Santa Maria Yogyakarta

1.    Pengertian

Penyimpanan Fisik Arsip adalah cara atau proses kerja menyimpan arsip dan menata  

    dengan maksud agar tetap aman, terjaga dan terpelihara serta mudah ditemukan kembali.

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.

2.    Tujuan

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.

3.    Peralatan Penyimpanan Arsip

Peralatan penyimpanan arsip adalah berbagai kelengkapan atau sarana yang digunakan dalam

penyimpanan arsip. Sarana yang dimaksudkan yaitu :

a.       Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi tentang jenis arsip, jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

b.      Kontainer adalah wadah atau tempat untuk menyimpan.

c.       Peralatan yang berupa rak

4.    Faktor-faktor yang Perlu dipertimbangkan dalam Penyimpanan

Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :

a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;

b. Bentuk fisik dan komposisi;

c. Berapa lama akan disimpan;

d. Jalan masuk dan pengaruhnya.

5.    Prinsip-Prinsip Dasar Penyimpanan Fisik Arsip

Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip dasar tentang kondisi lingkungan, pengamanan, dan proteksi.

5.1.  Kondisi Lingkungan mencakup lokasi penyimpanan, kontrol lingkungan, dan perlindungan. Lokasi atau tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :

a. Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.

b. Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan

arsip.

Kontrol lingkungan dilakukan :

a.       secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.

b.      menjaga kondisi fisik arsip tetap baik. Suhu dijaga agar tidak melebihi 27⁰ Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60 %.

c.       Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan. Pencahayaan adalah penyinaran atau pemberian cahaya (sinar) untuk menjamin keamanan arsip.

d.      Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.

e.       Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.

f.       Sirkulasi udara yang bebas dan segar untuk mendapatkan Kualitas Udara yang baik. Kualitas udara adalah tingkat tinggi rendahnya, tingkat polusi dan suhu udara.

g.      Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

Mengenai suhu udara, dapat dikatakan bahwa Suhu adalah temperatur yang harus dipenuhi dalam rangka penyimpanan arsip dan diukur dengan termometer (pengukur suhu). Batas tolerensi suhu ditulis dan mempunyai arti sebagai berikut. Suhu 20⁰ C "± 2 ⁰ C"; simbol "± 2 ⁰ C " menjelaskan adanya batas toleransi 2⁰ C, yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar 20⁰ C, yang berarti tidak boleh kurang dari 19⁰ C dan lebih dari 21 ⁰ C.

Perlindungan arsip dilakukan sebagai usaha program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik; selain pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.

Berkenaan dengan kelembaban, dikenal  konsep Kelembaban Relatif/Relative Humidity (RH) yaitu  suatu perbandingan yang dinyatakan dalam prosentase, banyaknya persen uap air di dalam atmosfer terhadap jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhinya pada suhu yang sama. Kelembaban relatif berubah-ubah menyesuaikan suhu.

Mengenai tolerensi kelembaban. Misalnya RH 50% "± 5%", simbol "± 5%"menjelaskan adanya batas toleransi 5%, yaitu lebih 2,5% atau kurang 2,5% dari standar 50%, yang berarti tidak boleh kurang dari 47,5% dan lebih dari 52,5%.

5.2.  Pengamanan arsip

Pengamanan berkenaan dengan pemeliharaan, penanganan arsip, dan kemudahan akses. Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok. Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepatdan tepat. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.

Penanganan Arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung. Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

Berkenaan dengan Kemudahan Akses maka Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali; Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.

5.3.   Proteksi arsip

Proteksi adalah perlindungan terhadap sesuatu agar terhindar dari kerusakan.

Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya. Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

6.    Penanggungjawab Penyimpanan Arsip

Setiap instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala

Sekretariat atau Manajer Arsip. Aktifitas penyimpanan ditangani oleh

pengelola/arsiparis yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan

dalam penyimpanan arsip.

7.    Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip

Standar adalah spesifikasi teknis atas sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Penanganan Penyimpanan Fisik Arsip yang baik dilaksanakan melalui program manajemen arsip yang benar-benar dikelola secara efektif dan efisien untuk menghindari biaya yang tinggi agar dapat menjamin keselamatan dan kelestarian informasi arsip itu sendiri. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan standar yaitu ketentuan minimal penyimpanan fisik Arsip dikelompokkan dalam 2 (dua) tingkatan yaitu :

7.1.            Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan Kurang dari

30    Tahun  

7.2.            Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan 30 Tahun

Lebih atau Arsip Statis

TABEL 1

KETENTUAN MINIMAL PENYIMPANAN FISIK ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN KURANG DARI 30 TAHUN

FORMAT	KONDISI LINGKUNGAN			PENGAMANAN				PROTEKSI
	SUHU/RH	KUALITAS UDARA	PENCAHAYAAN	ALAT PEMADAM	KEAMANAN	PERALATAN	KONTAINER	PEMBUNGKUS
Kertas (a) − Files − Cards − Computer printout dan sejenisnya	Suhu ± 27o C RH ± 60%	Ventilasi baik	Lampu TL Cukup terang	− Heat/smoke    detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Area bebas    gangguan    manusia − Access    control	Rak baja	Kuat dan bersih	Arsip bersampul, berfolder atau beramplop
Kertas (b) − Maps − Plans − Charts	Suhu ± 27o C RH ± 60%	Ventilasi baik	Lampu TL Cukup terang	− Heat/smoke    detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Area bebas    gangguan    manusia − Access    control	− Rak baja − Berbentuk    vertical    atau    lingkaran	Kuat dan bersih	Tidak diharuskan
Media foto Hitam putih atau warna − Sheet film − Cine film − X-rays − Mikroforms	Suhu 20oC ± 2oC RH 50% ± 5%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas gangguan manusia − Access control	Rak baja	Kuat dan bersih	Folder bersih
Media magnetic − Computer   tapes dan   disks − Video tapes − Audio tapes − Magnetic    optical dicks	Suhu 20oC ± 2oC RH 50% ± 5%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas gangguan manusia − Access control	Rak tidak mengandung magnet	Tidak mengandung magnet, rak kaset bersegel
Media optick − Compact dan mini disk − Laser disk	Suhu 20oC ± 2oC RH 50% ± 5%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas    gangguan    manusia − Access    control	Rak baja	Boks Kuat dan bersih	Sampul bersih
Jenis lain − Gramophone disk − Mixed media system	Suhu 27oC RH ± 60%	Ventilasi baik	Lampu TL	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Area bebas gangguan manusia − Access control	Rak baja	Boks kuat dan bersih	Pembungkus bersih

TABEL II

KETENTUAN MINIMAL PENYIMPANAN FISIK ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN 30 TAHUN LEBIH ATAU ARSIP STATIS

FORMAT	KONDISI LINGKUNGAN			PENGAMANAN				PROTEKSI
	SUHU/RH	KUALITAS UDARA	PENCAHAYAAN	ALAT PEMADAM	KEAMANAN	PERALATAN	KONTAINER	PEMBUNGKUS
Kertas (a) − Files − Cards − Computer printout dan sejenisnya	Suhu ± 20o C ± 2o C RH ± 50% ± 5%	− Penyaring    pembuang    debu dan    partikel    lain, gas    asam dan    oksidasi − Ventilasi    baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan    24 jam baik    fisik/elektro    nik − Alarm    system − Access    control	Rak baja	Boks bebas asam	Sampul, folder dan amplop bebas asam
Kertas (b) − Maps − Plans − Charts	Suhu ± 20o C ± 2o C RH ± 50% ± 5%	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain, gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja	Boks bebas asam	Lembaran kosong bebas asam
Media foto Hitam putih atau warna − Sheet film − Cine film − X-rays − Mikroforms − Glass plate    Photo	Suhu 18o C RH 35% menurunkan selulose asetat dan nitrat film harus terpisah dari Arsip lain	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	-   Heat/smoke     detection − Fire alarm − Gas flooding    Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	− Rak baja − Filing cabinet − Rak bertingkat − Rak kaca    dan     vertical	Bebas asam	Amplop, lembaran kaleng/can film bebas asam
Media foto berwarna − Sheet film − Cine film	Suhu (18o C RH 35% menurunkan selulose nitrat film harus terpisah dari arsip lain	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Gas flooding Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja Filing cabinet, rak bertingkat, rak kaca dan vertikal	Bebas asam	Amplop, lembaran kaleng/can film bebas asam
Jenis lain − Gramophone disk − Mixed media system	Suhu (5o C RH 35% ±5% suhu RH harus stabil, arsip harus disesuaikan sebelum dan sesudah disimpan di ruang pendingin	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke    detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja Filing cabinet, rak bertingkat, rak kaca dan vertikal bisa disimpan di freezer atau di refrigerator	Bebas asam	- Amplop,   lembaran   dan   kaleng/can   film bebas   asam - Material   pendingin   harus   dalam   kondisi   tersegel
Media Magnetik - Computer tapes dan disks - Video tapes - Audio tapes - Magneto optical disk	Suhu 18o C ± 2o C RH 35% ± 5% Suhu & RH harus stabil	- Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi	Lampu TL/neon	- tombol pengatur waktu − Heat/smoke detection − Fire alarm − Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak tidak mengandung magnet	Tidak mengandung magnet, berkualitas segel, rak kaset
Media Optic − Compact dan mini disk − Laser disk	Suhu 18o C ± 2o C RH 35% ± 5% Suhu & RH harus stabil	− Penyaring pembuang debu dan partikel lain; gas asam dan oksidasi − Ventilasi baik	Lampu TL/neon	-  Tombol    pengatur waktu − Heat/smoke    detection − Fire alarm − Gas flooding -  Sprinkler    system − Exlinguishers	− Pengawasan    24 jam baik   fisik/elektronik − Alarm system − Access control	Berlapis mesiu dan email metal matang	Bebas asam	Amplop, lembaran bebas asam
Jenis lain - Gramophone disk - Mixed media system	Suhu 20o C ± 2o C RH 50% ± 5% Suhu & RH harus stabil	− Penyaring    pembuang    debu dan    partikel    lain; gas    asam dan     oksidasi − Ventilasi    baik	Lampu TL/neon	− Heat/smoke detection − Fire alarm − Gas flooding Sprinkler system − Exlinguishers	− Pengawasan 24 jam baik fisik/elektro nik − Alarm system − Access control	Rak baja Rak vertikal untuk gramaphone disk	Bebas asam	Bebas asam

REFERENSI

http://www.anri.go.id “Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 Tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia”