KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

BERDASARKAN UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

Drs. Yohannes Suraja, M.Si. MM.

ASMI Santa Maria Yogyakarta

1.       UU No. 43 Tahun 2009 mengamanatkan bahwa perguruan tinggi (se-harus-nya) membentuk lembaga (arsip) perguruan tinggi. Dinyatakan PTN wajib membentuk. Sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Di samping itu perguruan tinggi swasta  wajib mengelola arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat. Dengan demikian perguruan tinggi bertanggungjawab menyelenggarakan kearsipan.

2.        Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi (arsip perguruan tinggi).

3.       Penyelenggaraan kearsipan bertujuan di perguruan tinggi untuk:

a.	menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh perguruan tinggi;
b.	menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.	menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
d.	menjamin pelindungan kepentingan perguruan tinggi (civitas akademika) melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.	mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.	menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g.	menjamin keselamatan aset perguruan tinggi
h.	meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

4.    Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:

a.	kepastian hukum;
b.	keautentikan dan keterpercayaan;
c.	keutuhan;
d.	asal usul (principle of provenance);
e.	aturan asli (principle of original order);
f.	keamanan dan keselamatan;
g.	keprofesionalan;
h.	keresponsifan;
i.	keantisipatifan;
j.	kepartisipatifan;
k.	akuntabilitas;
l.	kemanfaatan;
m.	aksesibilitas; dan
n.	kepentingan umum.

5.       Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.

a.       Penetapan kebijakan kearsipan meliputi bidang: pembinaan, pengelolaan arsip, pembangunan sistem/jaringan informasi dan kearsipan, organisasi, pengembangan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, pelindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerjasama dan pendanaan.

b.      Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

c.       Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

6.     Pengelolaan arsip dinamis

a.       Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif.

b.      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

7.      Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjamin keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

8.       Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. penciptaan arsip;

b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan

c. penyusutan arsip.

9.      Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

10.   Perguruan tinggi wajib membuat program arsip vital.

Program arsip vital dilaksanakan oleh pencipta arsip melalui kegiatan:

a. identifikasi;

b. pelindungan dan pengamanan; dan

c. penyelamatan dan pemulihan.

11.   Pengelolaan arsip statis

a.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan, dan tujuannya yaitu menjamin keselamatan arsip.

b.      Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.

12.   Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

a.      Unit kearsipan ada di sekretariat setiap unsur perguruan tinggi di rektorat, fakultas, jurusan, prodi, lembaga, pusat, badan, biro, bagia.

b.      Lembaga kearsipan/arsip universitas/institut

13.   Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:

a.       pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

b.      pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

c.       pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

d.      penyerahan arsip statis oleh lingkungan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;

e.       pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

14.   Lembaga kearsipan (arsip) perguruan tinggi wajib :

a.       melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

b.      melaksanakan: pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi;

c.       pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

15.  Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan (arsip) perguruan tinggi untuk menjamin keselamatan arsip.

16.   Pengelolaan arsip statis meliputi:

a. akuisisi arsip statis;

b. pengolahan arsip statis;

c. preservasi arsip statis; dan

d. akses arsip statis.

17.  Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

18.  Pengembangan sumber daya manusia terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

19.   Lembaga kearsipan  melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:

a. pengadaan arsiparis;

b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;

c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

d.   penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.

20.   Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip.

21.  Prasarana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

REFERENSI

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta 2009

MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

Yohannes Suraja

Prodi Sekretari ASMI Santa Maria Yogyakarta

 

 

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

A.    Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html). Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,  dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.

B.        Tujuan Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

1.       Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.

2.       Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.

3.       Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.

4.       Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.

5.       Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.

6.       Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan  pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

     (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ms/records/rmanagement.html).

Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

C.    Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan

Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.

1.       Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2.       Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

3.       Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4.       Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

Fungsi-fungsi tersebut secara rinci akan dibahas lebih lanjut  pada bab-bab berikutnya.

 

 

D.   Sistem Kearsipan Organisasi

Untuk mencapai tujuan manajemen ataupun pengelolaan kearsipan  tersebut  di atas diperlukan penetapan dan pemeliharaan sistem ataupun teknik-teknik yang mendukung terwujudnya program manajemen kearsipan yang efektif  dan efisien. Perihal sistem kearsipan ini juga akan dibahas secara mendalam tersendiri.

 

REFERENSI

http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html).

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012  tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan