Kamis, 09 Agustus 2012

Kearsipan


PENYIMPANAN ARSIP

Yohannes Suraja

ASMI Santa Maria Yogyakarta



1.    Pengertian

Penyimpanan Fisik Arsip adalah cara atau proses kerja menyimpan arsip dan menata  

    dengan maksud agar tetap aman, terjaga dan terpelihara serta mudah ditemukan kembali.

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.



2.    Tujuan

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.



3.    Peralatan Penyimpanan Arsip

Peralatan penyimpanan arsip adalah berbagai kelengkapan atau sarana yang digunakan dalam

penyimpanan arsip. Sarana yang dimaksudkan yaitu :



a.       Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi tentang jenis arsip, jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

b.      Kontainer adalah wadah atau tempat untuk menyimpan.

c.       Peralatan yang berupa rak



4.    Faktor-faktor yang Perlu dipertimbangkan dalam Penyimpanan

Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :

a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;

b. Bentuk fisik dan komposisi;

c. Berapa lama akan disimpan;

d. Jalan masuk dan pengaruhnya.



5.    Prinsip-Prinsip Dasar Penyimpanan Fisik Arsip

Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip dasar tentang kondisi lingkungan, pengamanan, dan proteksi.



5.1.  Kondisi Lingkungan mencakup lokasi penyimpanan, kontrol lingkungan, dan perlindungan. Lokasi atau tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :

a. Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.

b. Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan

arsip.

Kontrol lingkungan dilakukan :

a.       secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.

b.      menjaga kondisi fisik arsip tetap baik. Suhu dijaga agar tidak melebihi 270 Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60 %.

c.       Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan. Pencahayaan adalah penyinaran atau pemberian cahaya (sinar) untuk menjamin keamanan arsip.

d.      Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.

e.       Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.

f.       Sirkulasi udara yang bebas dan segar untuk mendapatkan Kualitas Udara yang baik. Kualitas udara adalah tingkat tinggi rendahnya, tingkat polusi dan suhu udara.

g.      Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

Mengenai suhu udara, dapat dikatakan bahwa Suhu adalah temperatur yang harus dipenuhi dalam rangka penyimpanan arsip dan diukur dengan termometer (pengukur suhu). Batas tolerensi suhu ditulis dan mempunyai arti sebagai berikut. Suhu 200 C "± 2 0 C"; simbol "± 2 0 C " menjelaskan adanya batas toleransi 20 C, yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar 200 C, yang berarti tidak boleh kurang dari 190 C dan lebih dari 21 0 C.



Perlindungan arsip dilakukan sebagai usaha program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik; selain pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.



Berkenaan dengan kelembaban, dikenal  konsep Kelembaban Relatif/Relative Humidity (RH) yaitu  suatu perbandingan yang dinyatakan dalam prosentase, banyaknya persen uap air di dalam atmosfer terhadap jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhinya pada suhu yang sama. Kelembaban relatif berubah-ubah menyesuaikan suhu.

Mengenai tolerensi kelembaban. Misalnya RH 50% "± 5%", simbol "± 5%"menjelaskan adanya batas toleransi 5%, yaitu lebih 2,5% atau kurang 2,5% dari standar 50%, yang berarti tidak boleh kurang dari 47,5% dan lebih dari 52,5%.



5.2.  Pengamanan arsip

Pengamanan berkenaan dengan pemeliharaan, penanganan arsip, dan kemudahan akses. Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok. Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepatdan tepat. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.

Penanganan Arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung. Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

Berkenaan dengan Kemudahan Akses maka Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali; Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.



5.3.   Proteksi arsip

Proteksi adalah perlindungan terhadap sesuatu agar terhindar dari kerusakan.

Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya. Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.



6.    Penanggungjawab Penyimpanan Arsip

Setiap instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala

Sekretariat atau Manajer Arsip. Aktifitas penyimpanan ditangani oleh

pengelola/arsiparis yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan

dalam penyimpanan arsip.





7.    Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip



Standar adalah spesifikasi teknis atas sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Penanganan Penyimpanan Fisik Arsip yang baik dilaksanakan melalui program manajemen arsip yang benar-benar dikelola secara efektif dan efisien untuk menghindari biaya yang tinggi agar dapat menjamin keselamatan dan kelestarian informasi arsip itu sendiri. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan standar yaitu ketentuan minimal penyimpanan fisik Arsip dikelompokkan dalam 2 (dua) tingkatan yaitu :

7.1.            Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan Kurang dari

30    Tahun  

7.2.            Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan 30 Tahun

Lebih atau Arsip Statis

TABEL 1

KETENTUAN MINIMAL PENYIMPANAN FISIK ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN KURANG DARI 30 TAHUN

FORMAT
KONDISI LINGKUNGAN
PENGAMANAN
PROTEKSI
SUHU/RH
KUALITAS
UDARA
PENCAHAYAAN
ALAT PEMADAM
KEAMANAN
PERALATAN
KONTAINER
PEMBUNGKUS

Kertas (a)
Files
Cards
Computer
printout dan
sejenisnya

Suhu ± 27o C
RH ± 60%

Ventilasi baik
Lampu TL
Cukup terang
Heat/smoke
   detection
Fire alarm
Sprinkler
   system
Exlinguishers

Area bebas
   gangguan
   manusia
Access
   control

Rak baja
Kuat dan
bersih

Arsip
bersampul,
berfolder atau
beramplop

Kertas (b)
Maps
Plans
Charts

Suhu ± 27o C
RH ± 60%

Ventilasi baik
Lampu TL
Cukup terang
Heat/smoke
   detection
Fire alarm
Sprinkler
   system
Exlinguishers

Area bebas
   gangguan
   manusia
Access
   control

Rak baja
Berbentuk
   vertical
   atau
   lingkaran

Kuat dan
bersih

Tidak
diharuskan

Media foto
Hitam putih
atau warna
Sheet film
Cine film
X-rays
Mikroforms
Suhu 20oC
± 2oC
RH 50% ±
5%

Ventilasi baik
Lampu TL
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
system
Exlinguishers

Area bebas
gangguan
manusia
Access
control

Rak baja
Kuat dan
bersih

Folder bersih

Media
magnetic
Computer
  tapes dan
  disks
Video tapes
Audio tapes
Magnetic
   optical dicks

Suhu 20oC
± 2oC
RH 50% ±
5%

Ventilasi baik
Lampu TL
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
system
Exlinguishers

Area bebas
gangguan
manusia
Access
control

Rak tidak
mengandung
magnet

Tidak
mengandung
magnet, rak
kaset bersegel


Media optick
Compact dan
mini disk
Laser disk

Suhu 20oC
± 2oC
RH 50% ±
5%

Ventilasi baik
Lampu TL
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
system
Exlinguishers

Area bebas
   gangguan
   manusia
Access
   control

Rak baja
Boks Kuat dan
bersih

Sampul bersih

Jenis lain
Gramophone
disk
Mixed media
system

Suhu 27oC
RH ± 60%

Ventilasi baik
Lampu TL
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
system
Exlinguishers

Area bebas
gangguan
manusia
Access
control

Rak baja
Boks kuat dan
bersih

Pembungkus
bersih


















TABEL II

KETENTUAN MINIMAL PENYIMPANAN FISIK ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN 30 TAHUN LEBIH ATAU ARSIP STATIS



FORMAT
KONDISI LINGKUNGAN
PENGAMANAN
PROTEKSI
SUHU/RH
KUALITAS
UDARA
PENCAHAYAAN
ALAT PEMADAM
KEAMANAN
PERALATAN
KONTAINER
PEMBUNGKUS

Kertas (a)
Files
Cards
Computer
printout dan
sejenisnya

Suhu ± 20o C
± 2o C
RH ± 50% ±
5%

Penyaring
   pembuang
   debu dan
   partikel
   lain, gas
   asam dan
   oksidasi
Ventilasi
   baik

Lampu TL/neon
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
system
Exlinguishers

Pengawasan
   24 jam baik
   fisik/elektro
   nik
Alarm
   system
Access
   control

Rak baja
Boks bebas
asam

Sampul, folder
dan amplop
bebas asam

Kertas (b)
Maps
Plans
Charts

Suhu ± 20o C
± 2o C
RH ± 50% ±
5%

Penyaring
pembuang
debu dan
partikel
lain, gas
asam dan
oksidasi
Ventilasi
baik

Lampu TL/neon
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
system
Exlinguishers

Pengawasan
24 jam baik
fisik/elektro
nik
Alarm
system
Access
control

Rak baja
Boks bebas
asam

Lembaran
kosong bebas
asam

Media foto
Hitam putih
atau warna
Sheet film
Cine film
X-rays
Mikroforms
Glass plate
   Photo


Suhu 18o C
RH 35%
menurunkan
selulose
asetat dan
nitrat film
harus
terpisah dari
Arsip lain

Penyaring
pembuang
debu dan
partikel
lain; gas
asam dan
oksidasi
Ventilasi
baik

Lampu TL/neon
-   Heat/smoke
    detection
Fire alarm
Gas flooding
   Sprinkler
   system
Exlinguishers

Pengawasan
24 jam baik
fisik/elektro
nik
Alarm
system
Access
control

Rak baja
Filing cabinet
Rak bertingkat
Rak kaca    dan 
   vertical

Bebas asam
Amplop,
lembaran
kaleng/can film
bebas asam

Media foto
berwarna
Sheet film
Cine film

Suhu (18o C
RH 35%
menurunkan
selulose
nitrat film
harus
terpisah dari
arsip lain

Penyaring
pembuang
debu dan
partikel
lain; gas
asam dan
oksidasi
Ventilasi
baik

Lampu TL/neon
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Gas flooding
Sprinkler
system
Exlinguishers

Pengawasan
24 jam baik
fisik/elektro
nik
Alarm
system
Access
control

Rak baja
Filing cabinet,
rak
bertingkat,
rak kaca dan
vertikal

Bebas asam
Amplop,
lembaran
kaleng/can film
bebas asam

Jenis lain
Gramophone
disk
Mixed media
system

Suhu (5o C
RH 35% ±5%
suhu RH
harus stabil,
arsip harus
disesuaikan
sebelum dan
sesudah
disimpan di
ruang
pendingin

Penyaring
pembuang
debu dan
partikel
lain; gas
asam dan
oksidasi
Ventilasi
baik

Lampu TL/neon
Heat/smoke
   detection
Fire alarm
Sprinkler
   system
Exlinguishers

Pengawasan
24 jam baik
fisik/elektro
nik
Alarm
system
Access
control

Rak baja
Filing cabinet,
rak
bertingkat,
rak kaca dan
vertikal bisa
disimpan di
freezer atau
di refrigerator

Bebas asam
- Amplop,
  lembaran
  dan
  kaleng/can
  film bebas
  asam

- Material
  pendingin
  harus
  dalam
  kondisi
  tersegel

Media
Magnetik
- Computer
tapes dan
disks
- Video tapes
- Audio tapes
- Magneto
optical disk

Suhu 18o C ±
2o C
RH 35% ±
5% Suhu &
RH harus
stabil

- Penyaring
pembuang
debu dan
partikel
lain; gas
asam dan
oksidasi

Lampu TL/neon

- tombol pengatur
waktu
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Sprinkler
   system
Exlinguishers

Pengawasan
24 jam baik
fisik/elektro
nik
Alarm
system
Access
control

Rak tidak
mengandung
magnet

Tidak
mengandung
magnet,
berkualitas
segel, rak
kaset


Media Optic
Compact dan
mini disk
Laser disk

Suhu 18o C ±
2o C
RH 35% ±
5% Suhu &
RH harus
stabil

Penyaring
pembuang
debu dan
partikel
lain; gas
asam dan
oksidasi
Ventilasi
baik

Lampu TL/neon

-  Tombol
   pengatur waktu
Heat/smoke
   detection
Fire alarm
Gas flooding
-  Sprinkler
   system
Exlinguishers

Pengawasan
   24 jam baik
  fisik/elektronik
Alarm system
Access control

Berlapis
mesiu dan
email metal
matang

Bebas asam
Amplop,
lembaran
bebas asam

Jenis lain
- Gramophone
disk
- Mixed media
system

Suhu 20o C ±
2o C
RH 50% ±
5% Suhu &
RH harus
stabil

Penyaring
   pembuang
   debu dan
   partikel
   lain; gas
   asam dan
    oksidasi
Ventilasi
   baik

Lampu TL/neon
Heat/smoke
detection
Fire alarm
Gas flooding
Sprinkler
system
Exlinguishers

Pengawasan
24 jam baik
fisik/elektro
nik
Alarm
system
Access
control

Rak baja
Rak vertikal
untuk
gramaphone
disk

Bebas asam
Bebas asam
















REFERENSI





http://www.anri.go.id “Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 Tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia”